easybill Alternative: welches Programm passt – je nach Grund für den Wechsel

Welche easybill Alternative passt, hängt vom Grund für den Wechsel ab: fehlende Buchhaltung, zu kleines Kontingent oder der Preis. Für E-Rechnungen, die Sie kostenlos senden und empfangen, ist keine Alternative zu easybill Free dokumentiert (Stand 16.10.2026).

Welche easybill Alternative passt zu Ihrem Wechselgrund?

Wer easybill verlässt, gibt ein Programm auf, das schon im Tarif Free E-Rechnungen sendet und empfängt. Jede Alternative misst sich daran, beim Senden wie beim Empfangen von E-Rechnungen, also von Rechnungen als lesbarer Datei (XRechnung oder ZUGFeRD). Die Tabelle ordnet die Programme nach dem Wechselgrund, sodass Sie Ihre Zeile finden und den passenden Abschnitt lesen.

Alle Preise sind netto vom 16.10.2026, ohne Aktionspreise, und trennen den Monatspreis vom umgerechneten Preis längerer Laufzeiten. ^{1 2 3 4 5} Anbindungen an Shops und Marktplätze sind in unserer Erhebung für keinen der fünf Anbieter dokumentiert, prüfen Sie diese beim Anbieter. Mehr zu den Tarifen: sevDesk-Tarife im Detail und Papierkram-Pakete im Detail. Außerdem: Lexware Office von S bis XL, FastBill-Tarife im Detail, alle easybill-Tarife.

Was kann easybill von Free bis Premium bei der E-Rechnung?

Alle vier easybill-Tarife senden und empfangen E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung, auch Free. ³ ZUGFeRD ist ein lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten, XRechnung eine reine XML-Datei. Die Tarife unterscheiden sich in Dokumenten und Kontakten pro Monat.

Alle Preise sind netto und stammen vom 16.10.2026. „Unbegrenzt“ gilt hier nur für Kontakte, so schreibt es der Anbieter.

Bei easybill zählt jedes Dokument, das ein- oder ausgeht: Angebot, Auftrag, Rechnung, E-Rechnung, Lieferschein und erfasster Beleg. ⁶ Eine empfangene Lieferantenrechnung verbraucht ebenfalls Kontingent. Das Monatskontingent beträgt 50 Dokumente in Free, 250 in Starter und ab 500 in Professional. Wer viel einkauft, füllt es deshalb schneller.

Die Flex-Option kostet 0,29 € netto je Dokument über dem Kontingent. ³ Eine Kostenbremse deckelt die Flex-Option, doch ihr Betrag ist in unserer Preiserhebung nicht dokumentiert. ⁶ Die GoBD-Archivierung folgt den Regeln der Finanzverwaltung für unveränderbare Aufbewahrung und kostet zusätzlich zum Tarif, der Betrag ist nicht dokumentiert. Ein zusätzlicher Mitarbeiter kostet 5 € netto. ³

Die Laufzeit beträgt einen Monat, ein Quartal, ein Halbjahr oder ein Jahr. Eine Testphase von 7 Tagen im Umfang von Premium läuft ohne Kreditkarte. ⁶ Die Preisseite nennt die E-Rechnung in einem Block „in allen kostenpflichtigen Tarifen“, die Tabelle hakt auch Free ab, wir folgen der Tabelle. Mehr dazu: easybill-Preise und Tarife im Detail.

Wann bleibt easybill die richtige Wahl?

Wer E-Rechnungen kostenlos senden und empfangen will, nutzt easybill Free: 0 €, 50 Dokumente und 3 Kontakte pro Monat. Für Dienstleister mit wenigen Stammkunden reicht das oft. Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, nach Auffassung der Finanzverwaltung. ⁷

sevDesk Kostenlos erlaubt 3 Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat, der Empfang ist nicht dokumentiert. ¹ Papierkram Free empfängt E-Rechnungen im XML-Format, der Versand ist nicht dokumentiert. XRechnung und ZUGFeRD erstellt der Tarif nicht, er bietet 100 MB Speicher für 1 Nutzer. ² Lexware Office und FastBill haben in unserer Erhebung keinen kostenlosen Tarif. Keine dokumentiert beides.

Weitere Gratis-Programme mit E-Rechnung und ihre Grenzen stehen in unserem Überblick: kostenlose E-Rechnung-Programme im Vergleich.

Wenn die Buchhaltung fehlt: welche Programme rechnen und buchen?

Die easybill-Tarife unterscheiden sich nach Dokumenten und Kontakten. Ein Buchhaltungsmodul mit EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die einfache Gewinnermittlung ohne Bilanz) und Umsatzsteuer ist in unserer Erhebung nicht dokumentiert. Das heißt nicht, dass es fehlt, nur dass wir es nicht belegen können.

sevDesk Empfehlung

sevDesk Buchhaltung kostet 25,90 € netto pro Monat bei monatlicher Laufzeit, 22,90 € bei 12 und 19,90 € bei 24 Monaten. ¹ Der 24-Monats-Preis ist umgerechnet und wird alle zwei Jahre abgebucht. Dieser Tarif sendet und empfängt, die Seite nennt dafür die Funktion „Empfangene E-Rechnungen erfassen“ ausdrücklich. Der Tarif sevDesk Rechnung (11,90 € netto pro Monat bei monatlicher Laufzeit) enthält das Erfassen empfangener E-Rechnungen nicht. Buchhaltung Pro kostet 34,90 € netto pro Monat bei monatlicher Laufzeit und ergänzt eine REST-API, eine Schnittstelle für die Anbindung anderer Programme. Ein zusätzlicher Nutzer kostet 5,90 € netto pro Monat. Mehr dazu: sevDesk-Tarife ansehen und sevDesk-Kosten und E-Rechnung je Tarif.

Papierkram Empfehlung

Papierkram S kostet 15,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung, 12,90 € bei jährlicher, mit 1 Nutzer und 1.000 MB. ² Papierkram M kostet 29,90 € und L 59,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung. In allen Paketen lassen sich E-Rechnungen im XML-Format „empfangen, abgelegt und verbucht“, ein EÜR-Modul ist nicht dokumentiert. Papierkram hat seine Preise am 11.10.2026 erhöht: S kostete bei monatlicher Zahlung zuvor 12,90 €, heute 15,90 € netto. Mehr dazu: Papierkram-Pakete ansehen und Papierkram mit Preisen und E-Rechnung.

Lexware Office

Lexware Office L kostet 21,90 € netto pro Monat, im Preisblatt stehen „Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer“. ⁴ Lexware Office M (12,90 € netto pro Monat) deckt Angebote, (E-)Rechnungen und Mahnungen ab, aber keine Buchhaltung. Lexware Office XL (32,90 € netto pro Monat) ergänzt EU- und Abschlagsrechnungen und eine API. Alle Tarife sind monatlich kündbar. Mehr dazu: Lexware-Office-Tarife ansehen und Lexware Office mit allen Tarifen von S bis XL.

FastBill

Bei FastBill nennt unsere Erhebung für keinen der vier Tarife eine Buchhaltungsfunktion, mehr unter FastBill-Tarife mit E-Rechnung.

Die Wahl zwischen EÜR und Bilanz klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Auch die Einrichtung des Programms besprechen Sie mit ihm.

Wenn das Kontingent nicht reicht: Flex-Option oder Wechsel?

Nach unserer Rechnung mit den Preisen vom 16.10.2026 kostet easybill Starter 12 € netto pro Monat bei monatlicher Abrechnung. Jedes Dokument über 250 kostet 0,29 € (Flex-Option). Professional kostet 39 € netto pro Monat, ebenfalls bei monatlicher Abrechnung. ³ Ab 94 zusätzlichen Dokumenten pro Monat ist Starter mit Flex-Option teurer als Professional. Die Kostenbremse ist dabei nicht eingerechnet, denn ihr Deckel ist nicht dokumentiert. Deckelt sie die Flex-Kosten unter dem Preisabstand der beiden Tarife, lohnt Professional sich nicht.

Auch empfangene Dokumente zählen mit. Wer viele Lieferantenrechnungen erhält, leert das Kontingent, ohne eine einzige Rechnung auszustellen, und zahlt dann für jedes weitere Dokument die Flex-Option. In Free sind das nur 50 Dokumente im Monat, in Starter 250. Bei easybill kostet das Empfangen von E-Rechnungen also Kontingent. Die Finanzverwaltung verlangt aber, dass Sie E-Rechnungen empfangen können.

Bei diesen Tarifen ist keine Stückzahlgrenze im Preisblatt dokumentiert. Der Tarif sevDesk Rechnung kostet 11,90 € netto pro Monat bei monatlicher Laufzeit, 9,90 € bei 12 und 8,90 € bei 24 Monaten. Er sendet nur, empfangen kann erst sevDesk Buchhaltung. ¹ Papierkram begrenzt Speicher und Nutzer, nicht Dokumente: S kostet 15,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung. ² Lexware Office M kostet 12,90 € netto pro Monat und ist monatlich kündbar. ⁴ FastBill Solo kostet 10 € netto pro Monat bei monatlicher und 9 € bei jährlicher Zahlung, Plus 15 € bei monatlicher Zahlung. FastBill Premium beginnt bei 59 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung, mit 5 Benutzern und 20 Mahnvorgängen. Ein zusätzlicher Nutzer kostet 5 € netto pro Monat. ⁵ Zum Ausprobieren: sevDesk ausprobieren, Papierkram ausprobieren, FastBill ausprobieren.

Wie wechseln Sie von easybill, ohne eine Pflicht zu verletzen?

1. Empfang im neuen Programm prüfen

Prüfen Sie vor der Kündigung, ob das neue Programm eine XRechnung und ein ZUGFeRD empfangen und speichern kann. sevDesk Rechnung enthält den Empfang nicht. Lexware Office S (7,90 € netto pro Monat) empfängt, sendet aber nicht. Nach Auffassung der Finanzverwaltung hat ein Empfänger, der keine E-Rechnung empfangen kann, keinen Anspruch auf eine Ersatzrechnung auf Papier oder als PDF. Der Aussteller genügt seiner Pflicht, wenn er die E-Rechnung ausgestellt hat und den Versuch der Übermittlung nachweist. ⁸ Mehr dazu: was beim Empfang von E-Rechnungen gilt. Eine Datei testen Sie mit XRechnung und ZUGFeRD kostenlos prüfen.

2. easybill zum Ende der Laufzeit kündigen

Laut Preisseite kündigen Sie easybill jederzeit im Konto, die Kündigung wirkt zum Ende der Laufzeit (Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr). ⁶ Danach fällt das Konto auf Free zurück, mit 50 Dokumenten und 3 Kontakten. Ob die alten Rechnungen dort abrufbar bleiben und die bezahlte GoBD-Archivierung weiterläuft, ist nicht dokumentiert.

3. Alte Rechnungen sichern

Sichern Sie vor dem Wechsel alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen, bei E-Rechnungen samt XML-Datei. Ob easybill dafür eine Exportfunktion bietet, ist in unserer Erhebung nicht dokumentiert. Prüfen Sie das im eigenen Konto.

Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen für Umsätze, die vor dem 01.01.2027 ausgeführt wurden, eine Papierrechnung übermitteln. Ein PDF ist dabei nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Die Rechnung muss spätestens am 31.12.2026 übermittelt sein. ⁹ Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026, also ihrem gesamten Umsatz in diesem Jahr, müssen ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 dürfen für Umsätze des Jahres 2027 noch bis zum 31.12.2027 Papier oder, mit Zustimmung, PDF übermitteln. Eine Leistung vom Dezember 2026, deren Rechnung erst im Januar 2027 übermittelt wird, fällt laut Wortlaut unter keine dieser beiden Regeln. ¹⁰ Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle übrigen Unternehmen. ¹¹ Kleinunternehmer müssen dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen. ¹² Weitere Termine: alle Fristen der E-Rechnung.

Warum müssen alte easybill-Rechnungen 8 Jahre lesbar bleiben?

Acht Jahre lang müssen Sie ausgestellte und empfangene Rechnungen aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung von 2026 bewahren Sie deshalb bis zum 31.12.2034 auf. ¹³ Der Zahlungstermin und der Jahresabschluss spielen für den Beginn keine Rolle.

Während dieser Zeit muss die Rechnung drei Dinge behalten: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit. ¹⁴ Das heißt: Sie sehen, wer sie ausgestellt hat, sie bleibt unverändert, und Sie können sie lesen. Bei einer XRechnung zählt die XML-Datei, nicht nur ein PDF zur Ansicht. Wie Sie die Datei lesen: XRechnung öffnen und lesen.

Ob das Archiv nach der Kündigung bei easybill bleiben kann, im Free-Konto oder mit der bezahlten GoBD-Archivierung, ist nicht dokumentiert. Auch der Preis der GoBD-Archivierung ist nicht dokumentiert. Der andere Weg: Sie übertragen alle Dateien ins neue Programm oder bewahren sie an einem anderen Ort getrennt auf.

Bücher und Jahresabschlüsse bewahren Sie zehn Jahre auf, die Belege der Buchführung acht Jahre. ¹⁵ Daher kommt die verbreitete Angabe von zehn Jahren für Rechnungen. Die Frist endet aber nicht, solange das Finanzamt für die Rechnung relevante Steuern noch festsetzen oder ändern darf (Festsetzungsfrist). ¹⁶ Alle Details: Aufbewahrungsfrist der E-Rechnung im Detail.