E-Rechnung per E-Mail: was zulässig ist und was nicht

Ja, eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung dürfen Sie per E-Mail verschicken. Eine einfache PDF-Datei im Anhang wird dadurch aber nicht zur E-Rechnung.

Ist eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine Rechnung wird nicht zur E-Rechnung, nur weil sie per E-Mail ankommt. Das Gesetz erklärt die E-Rechnung über ihr Format. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen¹. Ein strukturiertes Format ist eine Datei, die ein Programm selbst auslesen kann.

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“

Das Wort „übermittelt“ nennt keinen Weg. Es steht weder E-Mail noch Portal noch Post im Satz. Entscheidend ist allein das Format der Datei.

Eine einfache PDF-Datei hat keinen strukturierten Datensatz. Sie entsteht zum Beispiel aus Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm. Das Gesetz nennt sie eine sonstige Rechnung. Das ist eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier². Die PDF zählt dabei als elektronisches Format. Das ist wichtig für die Zustimmung weiter unten.

Das strukturierte Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen³. Aussteller und Empfänger können auch ein anderes Format vereinbaren. Es muss dann die richtige und vollständige Auslesung der nötigen Angaben in ein Format nach der Norm oder in ein damit interoperables Format ermöglichen⁴. Eine einfache PDF erfüllt beides nicht. Welche Formate in Frage kommen, steht unter XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format Sie brauchen.

Darf eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail versendet werden?

Ja. Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor¹. Die Finanzverwaltung rechnet sogar mit der E-Mail. Sie spricht vom „Empfang mittels E-Mail“⁵.

Was im Anhang liegt, entscheidet also. Das Bundesfinanzministerium schreibt in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Frage 7, Stand März 2026):

„Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung.“

Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil MINIMUM oder BASIC-WL ist deshalb auch per E-Mail keine E-Rechnung⁶. Ein Profil ist die Ausbaustufe der Datei. Diese beiden Profile enthalten die Pflichtangaben nicht vollständig im strukturierten Teil. Welche ZUGFeRD-Profile nicht als E-Rechnung gelten, erklärt eine eigene Seite.

Eine ZUGFeRD-Rechnung kann am Bildschirm aussehen wie die PDF von früher. Zur E-Rechnung macht sie der strukturierte Datensatz nach EN 16931 in der Datei. Sie können den Anhang kontrollieren: XRechnung und ZUGFeRD im Browser prüfen.

Die Zustimmung des Empfängers regelt das Gesetz so: Für eine E-Rechnung und für eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format, etwa eine PDF, brauchen Sie sie, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht⁷. Zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern besteht diese Pflicht⁸. Dann braucht die E-Rechnung per E-Mail keine Zustimmung. Bei Privatkunden oder Empfängern, die nicht im Inland ansässig sind, brauchen Sie die Zustimmung auch für eine XRechnung.

Bis wann ist die PDF im E-Mail-Anhang noch erlaubt?

Das Gesetz lässt zwei Übergangsfenster zu. In ihnen darf die Rechnung noch auf Papier kommen. Sie darf auch in einem elektronischen Format kommen, das nicht dem strukturierten Format entspricht⁹. Das ist zum Beispiel eine PDF per E-Mail. Sie braucht aber die Zustimmung des Empfängers¹⁰¹¹. Jedes Fenster hat zwei Bedingungen. Es zählt der Tag, an dem Sie die Leistung ausgeführt haben. Es zählt auch der Tag, an dem Sie die Rechnung übermitteln. Fenster 1 gilt für Leistungen aus den Jahren 2025 und 2026, Fenster 2 für Leistungen aus dem Jahr 2027.

Papierrechnungen sind in beiden Fenstern ohne Zustimmung zulässig. Für Leistungen im Jahr 2027 ist das maßgebliche Vorjahr 2026. Ab dem 01.01.2028 greift keines der beiden Fenster mehr.

Der Gesamtumsatz ist die Summe Ihrer Umsätze, berechnet nach den Entgelten, die Sie tatsächlich vereinnahmt haben¹². Hatten Sie 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz, müssen Sie für Leistungen ab dem 01.01.2027 eine E-Rechnung ausstellen. Eine PDF reicht dann nicht mehr (wer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss). Hatten Sie höchstens 800.000 Euro, gilt Fenster 2. Auch bei genau 800.000 Euro gilt es, denn das Gesetz sagt „nicht mehr als“¹¹. Dann bleibt die PDF mit Zustimmung für 2027 ausgeführte Leistungen erlaubt. Sie müssen die Rechnung aber bis zum 31.12.2027 übermitteln.

Es zählt der Tag der Leistung, nicht der Tag der Rechnung. Nehmen wir eine Leistung vom Dezember 2026. Ihre Rechnung geht erst im Januar 2027 raus. Dann verfehlt sie die Frist bis zum 31.12.2026 in Fenster 1. Fenster 2 erfasst nur Leistungen nach dem 31.12.2026. Ein weiteres Fenster nennt der Gesetzestext für diesen Fall nicht¹⁰¹¹.

Die Papierrechnung braucht nie eine Zustimmung, auch in diesen Fenstern nicht. Die PDF per E-Mail braucht sie in beiden Fenstern immer. Mehr dazu unter Zustimmung zur PDF-Rechnung: Musterschreiben und Rechtslage.

Der 01.01.2028 ist kein festgeschriebenes Pflichtdatum. Es ist der Tag, ab dem alle Ausnahmen ausgelaufen sind. Die Pflicht selbst steht an anderer Stelle im Gesetz⁸.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks forderte am 22.06.2026 eine Verschiebung. Die Pflicht für Unternehmen über 800.000 Euro sollte erst am 01.01.2028 beginnen¹³. Beschlossen ist das nicht. Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 ändert die Übergangsregel nicht¹⁴. Die Stellungnahme des Bundesrates vom 25.09.2026 ändert sie nicht¹⁵. Die Gegenäußerung der Bundesregierung ändert sie ebenfalls nicht¹⁶. Alle Termine finden Sie unter alle Fristen 2025–2028 im Detail.

Wer muss keine E-Rechnung ausstellen?

Kleinunternehmer müssen dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen¹⁷. Für das Format gilt aber eine Bedingung. Die Finanzverwaltung sagt: Papier geht immer. Eine PDF oder ein anderes elektronisches Format geht nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine E-Rechnung dürfen Kleinunternehmer immer ohne Zustimmung schicken¹⁸.

Die Ausnahme gilt nur für die Ausstellung. E-Rechnungen empfangen und acht Jahre aufbewahren müssen auch Kleinunternehmer (E-Rechnung für Kleinunternehmer).

Weitere dauerhafte Ausnahmen gibt es für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro. Maßgeblich ist der Betrag einschließlich Umsatzsteuer, bezogen auf die gesamte Rechnung¹⁹. Das gilt nicht bei Leistungen nach den Paragrafen 3c, 6a und 13b des Umsatzsteuergesetzes²⁰. Auch für Fahrausweise gibt es eine solche Ausnahme²¹.

Außerhalb der Pflicht liegen steuerfreie Umsätze nach den Nummern 8 bis 29 des Paragrafen 4 im Umsatzsteuergesetz²². Das Gleiche gilt für Rechnungen an Privatkunden und für Geschäfte mit einer Partei, die nicht im Inland ansässig ist⁸. Eine PDF per E-Mail an diese Empfänger bleibt eine elektronische Übermittlung. Sie braucht die Zustimmung des Empfängers⁷. Ob eine PDF zu einer Rechnung bis 250 Euro eine Zustimmung braucht, ist hier nicht dokumentiert.

Was gilt beim Empfang per E-Mail, und wenn der Empfänger die Datei ablehnt?

Die Finanzverwaltung sagt: Unternehmer im Inland müssen die technischen Voraussetzungen schaffen, um eine E-Rechnung zu empfangen. Das gilt auch für Kleinunternehmer²³. Zum Postfach steht dort:

„Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich.“

Der Satz streicht nur die Anforderung eines eigenen Postfachs⁵. Wie der Empfang sonst organisiert sein muss, regelt er nicht.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt außerdem: Ein Unternehmer im Inland, der keine E-Rechnung empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine sonstige Rechnung als Ersatz²⁴. Der Aussteller hat seine Pflichten dann erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt hat. Er muss sich außerdem nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht haben, „z. B. anhand eines Sendeprotokolls“²⁵. Wer per E-Mail sendet, sollte deshalb den Versandnachweis aufbewahren. Was beim Empfang insgesamt gilt, steht unter was beim Empfang von E-Rechnungen seit 2025 Pflicht ist.

Was wird aufbewahrt: die E-Mail, die PDF oder der strukturierte Datensatz?

Sie müssen das Doppel der ausgestellten Rechnungen und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufbewahren²⁶. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sie beginnt nicht mit der Zahlung²⁷. Die ganze Zeit über müssen die Rechnungen echt, unversehrt und lesbar bleiben²⁸²⁹. Das Gesetz nennt dafür drei Merkmale: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit.

Ausdrücklich geregelt ist nicht, welche Datei Sie aufbewahren. Es folgt aber aus beiden Vorschriften. Bei einer E-Rechnung ist das strukturierte Format die Rechnung selbst¹. Sie bewahren daher den strukturierten Datensatz (XML) auf. Das ist die XRechnung-Datei selbst oder der strukturierte Teil einer ZUGFeRD-Rechnung. Sie bewahren ihn acht Jahre unverändert auf²⁶. Eine PDF, die nur zur Anzeige erzeugt oder ausgedruckt wurde, ersetzt diesen Datensatz nicht.

Für die Begleit-E-Mail selbst, also den Nachrichtentext ohne Anhang, nennen die Quellen dieser Seite keine Regel. Zu ihrer Aufbewahrung ist nichts dokumentiert.

Warum für Rechnungen acht und nicht zehn Jahre gelten, erklärt die Seite warum für Rechnungen acht und nicht zehn Jahre gelten. Dort geht es um die Verwechslung mit anderen Aufbewahrungsfristen.