E-Rechnung Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre, nicht 10

Sie müssen Rechnungen acht Jahre aufbewahren, nicht zehn. Die zehn Jahre, die viele Seiten nennen, gelten für andere Unterlagen, und die acht Jahre gelten seit dem 1. Januar 2025.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Das Umsatzsteuergesetz nennt die Frist ausdrücklich. So lautet der Satz:

„Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, acht Jahre aufzubewahren.“

Sie bewahren also das Doppel jeder ausgestellten Rechnung auf. Dazu kommt jede Rechnung, die Sie erhalten. Auch eine Gutschrift gehört dazu. Das ist eine Rechnung, die Ihr Kunde für Sie ausgestellt hat. Im Gesetz steht die Zahl acht in Buchstaben, nicht in Ziffern¹.

Während der ganzen Frist müssen die Rechnungen drei Anforderungen erfüllen²³. Die Herkunft muss echt sein, der Inhalt muss unversehrt sein, und Sie müssen die Rechnung lesen können. Aufbewahren heißt also mehr als speichern.

Die Regel richtet sich an „den Unternehmer“. Sie gilt damit auch für Kleinunternehmer¹. Von der Ausstellung einer E-Rechnung befreit Kleinunternehmer nur eine einzige Regel, von nichts sonst⁴. Dieselben acht Jahre nennt das Gesetz ein zweites Mal im Bußgeldtatbestand. Er erfasst, wer eine Rechnung „nicht mindestens acht Jahre“ aufbewahrt⁵.

Warum steht auf vielen Seiten zehn Jahre?

Ein Satz im Umsatzsteuergesetz sagt, dass die Aufbewahrungsregeln der Abgabenordnung „unberührt“ bleiben. Dieser Halbsatz gehört zu der Regel über den Beginn der Frist⁶. Die acht Jahre selbst stehen woanders, in der Regel über die Dauer. Viele Redaktionen lesen diesen Halbsatz so, als verdränge eine Frist von zehn Jahren die acht Jahre. Das ist falsch.

Die Abgabenordnung nennt nämlich nicht eine Frist, sondern drei. So steht es dort:

„Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.“

Die Tabelle ordnet die Unterlagen den drei Fristen zu⁷.

Eine Rechnung ist ein Buchungsbeleg. Sie fällt deshalb unter die acht Jahre¹⁰. Das ist dieselbe Dauer wie im Umsatzsteuergesetz. Es gibt hier keine zwei Lesarten.

Der Satz „bleibt unberührt“ lässt der Abgabenordnung nur ihren eigenen Bereich. Ein Beispiel sind Lieferscheine. Ihre Frist endet, wenn Sie die zugehörige Rechnung erhalten oder versenden¹². Eine Frist von zehn Jahren wandert dadurch nicht in die Regel für Rechnungen.

Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren. Geschäftsbriefe und die übrigen Unterlagen bleiben bei sechs Jahren, der kürzesten der drei Fristen. Acht Jahre für die gesamte Buchhaltung wären ebenso falsch wie zehn Jahre für Rechnungen¹³.

Bis zum 31. Dezember 2024 galten für alle ausgestellten und erhaltenen Rechnungen zehn Jahre. Die neue Fassung hat die alte ersetzt und gilt „ab dem 1. Januar 2025“. Sie sieht für dieselben Rechnungen acht Jahre vor. Ein Text, der für die alte Fassung geschrieben wurde, ist damit überholt¹⁴.

Ab wann läuft die Frist, und wann endet sie?

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde⁶. Der Zahlungseingang zählt nicht. Auch der Bilanzstichtag Ihres Unternehmens spielt keine Rolle. Maßgeblich ist allein das Jahr, in dem Sie die Rechnung ausgestellt haben.

Ein Beispiel: Sie stellen im Jahr 2025 eine Rechnung aus, ganz gleich ob im Januar oder im Dezember. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2025. Sie endet acht Jahre später, mit Ablauf des 31. Dezember 2033.

Die acht Jahre sind aber nur eine Untergrenze. Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist¹⁵. Die Festsetzungsfrist ist die Zeit, in der das Finanzamt eine Steuer noch festsetzen darf.

Wie lange die Festsetzungsfrist in Ihrem Fall dauert, behandelt diese Seite nicht. Das hängt von der Steuerart, vom Zeitraum und vom Einzelfall ab. Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater.

Gilt die Acht-Jahres-Frist auch für Rechnungen aus der Zeit vor 2025?

Ja. Die neue Fassung gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war¹⁴. Die Verkürzung betrifft also auch den Altbestand, nicht nur Rechnungen ab 2025.

Ein Beispiel: Sie haben im Jahr 2016 eine Rechnung ausgestellt. Die Frist begann am 31. Dezember 2016. Nach der alten Fassung lief sie zehn Jahre, also bis zum 31. Dezember 2026. Nach der neuen Fassung endete sie schon am 31. Dezember 2024. Die neue Fassung greift, weil die Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie diese Rechnung nicht mehr aufbewahren, vorbehaltlich der Regel zur Festsetzungsfrist.

Für einige Unternehmen gilt ein anderer Stichtag. Das betrifft Institute nach dem Kreditwesengesetz¹⁶, auch die dort geregelten Zweigstellen ausländischer Unternehmen¹⁷. Es betrifft auch Unternehmen, die der Versicherungsaufsicht unterliegen¹⁸, und Wertpapierinstitute¹⁹. Für sie gilt der 1. Januar 2026 statt des 31. Dezember 2024²⁰.

Für Rechnungen bis einschließlich 2017 ist die Frist abgelaufen, zuletzt am 31. Dezember 2025 für den Jahrgang 2017. Für Rechnungen aus 2018 läuft sie noch bis zum 31. Dezember 2026. Beides gilt vorbehaltlich der Regel zur Festsetzungsfrist. Mehr zu den Fristen: die Fristen 2025 bis 2028 mit ihrer Rechtsgrundlage.

Ändert die E-Rechnung etwas an der Archivierung?

Die Übergangsregel regelt nur die Form und die Ausstellung der Rechnung²¹. Sie berührt weder den Empfang noch die Aufbewahrung. Wer 2026 noch ein PDF versendet, bewahrt es acht Jahre auf. Wer eine XRechnung empfängt, bewahrt sie ebenso acht Jahre auf. Mehr dazu: ab wann die Ausstellungspflicht wen trifft.

Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen in Deutschland²². Das betrifft auch Kleinunternehmer, denn sie sind nur von der Ausstellung befreit⁴. Jede E-Rechnung, die seit dem 1. Januar 2025 bei Ihnen eingegangen ist, läuft deshalb schon in ihrer eigenen Frist von acht Jahren. Mehr dazu: was die Empfangspflicht konkret verlangt. Ob Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, prüft dieser Test: in vier Fragen prüfen, ob Sie betroffen sind.

Die Regel zur Aufbewahrung gilt für elektronische und für sonstige Rechnungen gleichermaßen². Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem abgerechnet wird, „gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird“²³. Das Format ändert die Aufbewahrungsdauer deshalb nicht.

Wie Sie eine E-Rechnung technisch aufbewahren, behandelt diese Seite nicht. Das betrifft zum Beispiel die Frage, welcher Teil der Datei maßgeblich ist und in welchem System sie liegt. Die Sicht der Finanzverwaltung steht in den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025²⁴. Das Schreiben von 2025 enthält Präzisierungen zur Archivierung²⁵.

Manche Betriebe legen Rechnungen nicht in der Rechnungssoftware ab, sondern in einem eigenen Dokumentenarchiv. Ein Beispiel ist dokarchiv.cloud. Laut Anbieter sammelt es E-Rechnungen, Belege, Scans und E-Mails an einer Stelle und richtet sich an kleine Unternehmen²⁶. Ob ein solches Archiv die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt, haben wir nicht geprüft.

Müssen Privatpersonen Rechnungen aufbewahren?

Nur in einem Fall. Das betrifft eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück²⁷. Dann muss der Leistungsempfänger die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren. Das gilt, wenn er kein Unternehmer ist oder die Leistung privat nutzt. Die zwei Jahre beginnen ebenfalls am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde²⁸.

Außerhalb dieses einen Falls sieht das Gesetz für Privatpersonen keine Aufbewahrungspflicht vor. Mehr regelt das Umsatzsteuergesetz für Privatpersonen nicht.

Was droht, wenn Rechnungen fehlen?

Wer Rechnungen nicht oder nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig⁵. Das gilt nur bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit. Vorsatz heißt: wissentlich und willentlich. Leichtfertig heißt: grob fahrlässig. Ein einfaches Versehen reicht nicht.

Das Bußgeld beträgt bis zu 5.000 Euro. Für einen Verstoß gegen die Zwei-Jahres-Frist beträgt es bis zu 1.000 Euro²⁹. „Bis zu“ nennt eine Obergrenze und keinen automatischen Betrag.

Alle Bußgeldtatbestände der E-Rechnungspflicht mit ihren Höchstbeträgen

Welche Software E-Rechnungen senden und empfangen kann

Wer E-Rechnungen empfängt, muss sie in ihrem Format aufbewahren. Diese Tarife enthalten laut Preisseite Versand und Empfang; ob und zu welchem Preis sie auch archivieren, steht auf den Anbieterseiten.

Preise am 16.10.2026 abgelesen · netto pro Monat

„Ab“ heißt: erster Tarif, dessen Preisseite Versand und Empfang von E-Rechnungen nennt. Welches ZUGFeRD-Profil ein Programm erzeugt, dokumentiert keiner der Anbieter. Alle elf Anbieter im Vergleich.