800.000 € Grenze: wer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss

Ab dem 1. Januar 2027 hängt die Form Ihrer Ausgangsrechnungen von Ihrem Gesamtumsatz 2026 ab. Beträgt er nicht mehr als 800.000 Euro, dürfen Sie für Umsätze aus 2027 weiter Papier senden, mit Zustimmung des Empfängers auch PDF.

Welche Regel entscheidet ab dem 1. Januar 2027, und für wen?

Zwischen Unternehmern im Inland gilt die Pflicht zur E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025¹. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das ein Programm lesen kann. Das Gesetz erlaubt aber Übergangsfristen.

Die erste Frist gilt für alle Unternehmen². Für Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen Sie noch Papier nutzen. Mit Zustimmung des Empfängers dürfen Sie auch ein elektronisches Format nutzen, das die E-Rechnungsnorm nicht erfüllt.

Für Umsätze aus 2027 übernimmt die zweite Frist diese Rolle³. Sie gilt aber nur für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026. 2027 beginnt also keine Pflicht. Es endet eine Ausnahme für einen Teil der Unternehmen.

Der Wortlaut der zweiten Frist⁴ lautet:

„Abweichend von […] kann eine Rechnung […] 2. bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht […] entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz […] des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat;“

Zwei Bedingungen müssen beide stimmen. Erstens führen Sie den Umsatz nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 aus. Zweitens übermitteln Sie die Rechnung spätestens bis zum 31. Dezember 2027.

Es zählt der Gesamtumsatz dessen, der die Rechnung ausstellt. Im Regelfall ist das der Umsatz des Leistenden, nicht der seines Kunden.

Das „vorangegangene Kalenderjahr“ ist für einen Umsatz aus 2027 das Jahr 2026. Es ist nicht 2025, kein Durchschnitt mehrerer Jahre und kein abweichendes Geschäftsjahr.

„Nicht mehr als 800 000 Euro“ schließt die Grenze selbst ein. Bei genau 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 bleiben Sie in der Übergangsregel³. Überschritten ist die Grenze erst bei jedem Euro darüber.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat am 22. Juni 2026 gefordert, die Ausstellungspflicht für Unternehmen über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben⁵.

Beschlossen ist das nicht. Das Kabinett hat den Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 am 12. August 2026 beschlossen⁶. Er ändert keine der drei Nummern der Übergangsregel⁷.

Dasselbe gilt für die Stellungnahme des Bundesrats vom 25. September 2026⁸. Es gilt auch für die Gegenäußerung der Bundesregierung⁹ und für die erste Lesung im Bundestag am 8. Oktober 2026. Wir haben das am 11. Oktober 2026 geprüft.

Der 1. Januar 2027 ist damit geltendes Recht. Der Verfahrensstand im Einzelnen steht auf einer eigenen Seite.

Was zählt zum Gesamtumsatz, und was nicht?

Das Gesetz verweist für den Gesamtumsatz auf eine feste Definition¹⁰. Kein anderer Umsatzbegriff ist gemeint. Sie können die Definition mit Ihren eigenen Zahlen nachrechnen.

„Gesamtumsatz ist die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze im Sinne des […] abzüglich folgender Umsätze:

1. Umsätze, die nach […] steuerfrei sind;

2. Umsätze, die nach […] steuerfrei sind, wenn sie Hilfsumsätze sind.

Die Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens eines Unternehmers bleiben bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes nach Satz 1 außer Ansatz.“

Vereinnahmt heißt: bezahlt, nicht in Rechnung gestellt. Der Gesamtumsatz 2026 addiert, was 2026 tatsächlich bei Ihnen eingegangen ist¹¹.

Sie stellen im Dezember 2026 eine Rechnung, Ihr Kunde zahlt erst im Januar 2027. Dann zählt der volle Betrag nicht zum Gesamtumsatz 2026. Er zählt erst im Folgejahr. Den Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung behandelt dieser Abschnitt nicht.

Entgelt ist alles, was den Wert der Gegenleistung bildet, „jedoch abzüglich der für diese Leistung gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer“¹². Der Gesamtumsatz ist damit ein Nettobetrag.

Ausgangspunkt sind Ihre steuerbaren Umsätze, also Lieferungen und sonstige Leistungen¹³. Davon ziehen Sie bestimmte steuerfreie Umsätze ab¹⁴.

Eine erste Gruppe steuerfreier Umsätze scheidet immer aus der Berechnung aus. Dazu gehören zum Beispiel die Vermietung von Grundstücken, Heilbehandlungen, Schul- und Bildungsleistungen, der Verkauf amtlicher Wertzeichen wie Briefmarken und Umsätze aus Rennwetten und Lotterien¹⁵.

Eine zweite Gruppe scheidet nur aus, wenn es sich um Hilfsumsätze handelt. Sonst bleibt sie im Gesamtumsatz enthalten. Das sind Kredit-, Zahlungs- und Wertpapierumsätze und andere Finanzumsätze, der Verkauf von Grundstücken und Leistungen aus Versicherungsverhältnissen¹⁶.

Außer Ansatz bleiben Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens¹⁷. Anlagevermögen sind Dinge, die Ihr Betrieb dauerhaft nutzt. Sie zählen nicht zum Gesamtumsatz, obwohl Geld fließt.

Verkaufen Sie 2026 eine Maschine oder einen Firmenwagen aus dem Anlagevermögen, rechnen Sie den Erlös vollständig heraus. Die Ausnahme hat keine weitere Bedingung. Sie gilt für jeden Verkauf von Anlagevermögen, egal wie hoch der Erlös ist und wie oft Sie verkaufen.

Liegen Sie nahe an der Grenze und haben 2026 Anlagevermögen verkauft, sieht Ihre Zahl vielleicht nach mehr als 800.000 Euro aus. Ihr Gesamtumsatz kann trotzdem nicht mehr als 800.000 Euro betragen. Das passiert, wenn der Verkaufserlös in der Zahl steckt.

Rechnen Sie diesen Erlös vor jedem Vergleich mit der Grenze heraus. In solchen Fällen entscheidet genau dieser Abzug, ob die Übergangsregel gilt oder die Pflicht schon ab 2027³.

Warum 800.000 € in der GuV nicht 800.000 € Gesamtumsatz sind

Die Umsatzerlöse in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) werden nicht nach dem Zahlungseingang berechnet. Dieser Posten folgt nicht der Definition des Gesamtumsatzes¹¹. Die Frage der bilanziellen Darstellung entscheidet diese Seite nicht.

Prüfen Sie die Summe „Umsatz“ Ihrer Rechnungssoftware für 2026, bevor Sie sie mit der Grenze vergleichen. Steht sie brutto oder netto da? Rechnet sie nach dem Datum der Rechnung oder nach dem Datum des Zahlungseingangs?

Die Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr gehören zur Kleinunternehmer-Regel¹⁸. Sie nutzen dieselbe Definition des Gesamtumsatzes. Die Übergangsregel übernimmt diese Definition, aber nicht diese Grenzen und nicht diese Regel³.

Am Ende zählt allein der Gesamtumsatz 2026, berechnet aus Ihren tatsächlichen Zahlungseingängen des Jahres.

GmbH, UG, GbR bis 800.000 €: was 2027 noch erlaubt ist

Die Rechtsform spielt für die Grenze keine Rolle. Das Gesetz fragt nur nach dem Gesamtumsatz „des die Rechnung ausstellenden Unternehmers“ im Vorjahr³.

Das gilt auch für eine GmbH, eine UG (haftungsbeschränkt) oder eine GbR. Beträgt ihr Gesamtumsatz 2026 nicht mehr als 800.000 Euro, darf sie 2027 ausgeführte Umsätze weiter auf Papier abrechnen. Dafür braucht sie keine Zustimmung des Empfängers. Ein anderes elektronisches Format wie PDF ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.

Die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt sein. Wer genau 800.000 Euro erreicht, gehört noch dazu.

Auch für die kleine Gesellschaft entfällt nicht der Empfang von E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Das ist die Auffassung der Finanzverwaltung¹⁹. Auch die Aufbewahrung von acht Jahren entfällt nicht²⁰.

Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 endet die zweite Frist. Dann gilt die Ausstellungspflicht auch für kleine Gesellschaften, soweit keine dauerhafte Ausnahme greift³.

Oft liest man „unter 800.000 Euro Jahresumsatz“. Das Gesetz sagt etwas anderes: „nicht mehr als 800 000 Euro“. Gemeint ist der Gesamtumsatz nach dem Umsatzsteuergesetz¹⁰. Er wird nach Zahlungseingängen berechnet, netto und ohne Anlagenverkäufe.

Welche Zahl bei Ihrer Gesellschaft maßgeblich ist, behandelt diese Seite nicht. Das gilt etwa für eine Organschaft oder ein Rumpfgeschäftsjahr, also ein verkürztes Geschäftsjahr. Das ist eine Frage für den Steuerberater.

Wie Sie den Gesamtumsatz 2026 vor dem Jahreswechsel abschätzen

Der Gesamtumsatz 2026 steht erst mit Ablauf des 31. Dezember 2026 endgültig fest. Die Übergangsregel gilt aber schon für Umsätze ab dem 1. Januar 2027³. Ihr Text sieht dafür keine zusätzliche Frist vor. Die Übersicht zeigt alle Fristen mit Status und Rechtsgrundlage.

Sie müssen Ihre Entscheidung deshalb auf eine Schätzung stützen. So gehen Sie vor:

1. Nehmen Sie die Zahlungseingänge von Januar bis Ende November 2026 auf Ihren Konten. Die gestellten Rechnungen zählen nicht.
2. Addieren Sie die Zahlungseingänge, die Sie für Dezember noch erwarten, so gut Sie das abschätzen können.
3. Ziehen Sie die darin enthaltene Umsatzsteuer ab.
4. Ziehen Sie die steuerfreien Umsätze ab, die das Gesetz ausnimmt: die erste Gruppe immer, die zweite nur, wenn es Hilfsumsätze sind¹⁴.
5. Ziehen Sie den Erlös aus dem Verkauf von Anlagevermögen ab¹⁷.

Das Ergebnis ist eine Schätzung, nicht der endgültige Gesamtumsatz. Der Umsatzgrenze-Rechner für den Gesamtumsatz 2026 führt diese Schätzung Schritt für Schritt durch.

Der Zeitpunkt der Zahlung zählt. Eine große Kundenzahlung kann kurz vor oder kurz nach dem 31. Dezember 2026 eingehen. Dann wandert der ganze Betrag in das eine oder das andere Jahr. Das liegt daran, dass der Tag des Zahlungseingangs entscheidet, nicht das Datum der Rechnung.

Landet Ihre Schätzung nahe an der Grenze, gilt die allgemeine Regel. Der Einzelfall ist eine Frage für den Steuerberater.

Diese Seite behandelt weder eine Gründung im Jahr 2026 noch ein unvollständiges Kalenderjahr. Sie behandelt auch weder die Organschaft noch die Gutschrift. Das Gesetz sagt dazu nur „des die Rechnung ausstellenden Unternehmers“ und „im vorangegangenen Kalenderjahr“³. Solche Fälle verlangen eine individuelle Prüfung.

In vier Fragen prüfen, ob Sie ab 2027 oder erst ab 2028 ausstellen müssen

Knapp an der Grenze: Umstellen dürfen Sie ohnehin

Die Übergangsregel erlaubt Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF. Eine E-Rechnung verbietet sie nicht³.

Zwischen inländischen Unternehmern brauchen Sie für eine E-Rechnung keine Zustimmung²¹. Die Zustimmungsregel greift dort nicht, wo die Pflicht besteht¹. Eine E-Rechnung an einen inländischen Unternehmer können Sie also nie zu Unrecht ausstellen. Ein PDF können Sie zu Unrecht versenden.

Die Übergangsregel berührt weder den Empfang noch die Aufbewahrung. Jeder inländische Unternehmer muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das ist die Auffassung der Finanzverwaltung. Eine Zustimmung ist dafür nicht nötig¹⁹²¹.

Rechnungen müssen Sie außerdem acht Jahre aufbewahren²⁰. Hier steht, was der Empfang von E-Rechnungen seit 2025 verlangt. Ein Unternehmen über 800.000 Euro, das sich erst Ende 2026 mit dem Thema befasst, ist beim Empfang seit 2025 im Rückstand.

EDI heißt: elektronischer Datenaustausch zwischen Computern in einem festen Format. Wer so nach der Empfehlung 94/820/EG fakturiert, darf eine Rechnung für einen 2027 ausgeführten Umsatz bis Ende 2027 so ausstellen²². Dafür gibt es keine Umsatzgrenze, aber der Empfänger muss zustimmen. Das kann etwa Zulieferer des Handels oder der Automobilindustrie betreffen.

Ein Umsatz, den Sie im Dezember 2026 ausführen und erst im Januar 2027 in Rechnung stellen, erfüllt die Bedingung der ersten Frist nicht. Sie verlangt eine Rechnung „bis zum 31. Dezember 2026“². Er fällt auch nicht unter die zweite Frist, denn sie erfasst nur Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden³. Diese Seite stellt beide Grenzen fest, mehr nicht.

Mögliche Bußgelder behandelt diese Seite bewusst nicht. Was bei einem Verstoß droht, steht auf einer eigenen Seite. Das eigentliche Risiko liegt eher beim Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. Vorsteuerabzug heißt: Ihr Kunde zieht die Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung von seiner eigenen Steuer ab.

Die zweite und die dritte Frist enden mit Umsätzen vor dem 1. Januar 2028. Dann gilt die Pflicht für inländische Umsätze zwischen Unternehmern ohne Übergangsregel¹. Sie gilt seit 2025 und nicht erst seit 2028: alle Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick. Ein Programm für XRechnung und ZUGFeRD finden Sie bei acht geprüften Anbietern und den Formaten, die sie erzeugen.