PDF-Rechnung noch erlaubt? Was bis Ende 2026 und danach gilt

Ja, aber zwischen Unternehmen im Inland nur mit Zustimmung des Empfängers und befristet. Leistungen aus 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026, Leistungen aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027 bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026.

Die Zeilen 1 bis 4 betreffen Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Eine Papierrechnung ist in den Zeilen 1 und 2 ohne Zustimmung zulässig. Ob das PDF in Zeile 5 eine Zustimmung voraussetzt, ist in den Quellen dieser Seite nicht dokumentiert. Welche Regel gilt, hängt vom Datum der Leistung ab, nicht vom Rechnungsdatum. Die Rechnung muss außerdem bis zum genannten Datum übermittelt werden.

Warum ist ein PDF keine E-Rechnung und gilt 2026 trotzdem?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Ein strukturiertes Format ist eine Datei, die ein Programm selbst auslesen kann⁹. Die sonstige Rechnung ist das Gegenstück. Das ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format¹⁰.

Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten ist deshalb eine sonstige Rechnung. Es zählt als elektronisches Format neben dem Papier, nicht als Papier selbst.

Für den Versand gilt eine zweite Regel. Eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format braucht die Zustimmung des Empfängers, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht⁸. Ein PDF ist ein elektronisches Format. Sein Versand setzt deshalb die Zustimmung voraus. Die Papierrechnung erfasst diese Regel nicht.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit strukturiertem Teil. Nach den Fragen und Antworten des BMF ist sie eine E-Rechnung. Das gilt für ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL¹¹. Welche ZUGFeRD-Profile nicht als E-Rechnung gelten, erklärt eine eigene Seite. Die Frage im Titel stellt sich nur für das PDF ohne strukturierten Teil.

Bis wann darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen verschicken?

Die Übergangsregel steht im Umsatzsteuergesetz. Ihre erste Regel gilt im laufenden Jahr für alle Aussteller¹². Sie lautet:

„Abweichend von […] kann eine Rechnung 1. bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht […] entspricht, übermittelt werden;“

Die erste Regel stellt zwei Bedingungen, die zugleich gelten müssen. Die Leistung muss nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt sein. Die Rechnung muss spätestens am 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Eine Bedingung zum Gesamtumsatz enthält sie nicht. Sie gilt für alle Aussteller, gleich wie hoch ihr Gesamtumsatz ist.

Die Papierrechnung braucht keine Zustimmung des Empfängers. Das PDF ist nur „vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ zulässig. Dieser Vorbehalt betrifft nach dem Satzbau allein das elektronische Format, nicht das Papier.

Welche Regel gilt, hängt vom Datum der Leistung ab, nicht vom Rechnungsdatum. Das Gesetz spricht vom „ausgeführten Umsatz“. Das ist der Tag, an dem die Leistung ausgeführt wird. Zusätzlich muss die Rechnung bis zum Fristende übermittelt werden. Ausstellen müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung, in welchem Format auch immer¹³.

Ein Beispiel zeigt die Lücke. Sie führen eine Leistung im Dezember 2026 aus, und die Rechnung geht erst im Januar 2027 raus. Dann erfüllt sie die Grenze „bis zum 31. Dezember 2026“ der ersten Regel nicht mehr. Die zweite und die dritte Regel erfassen nur Leistungen, die „nach dem 31. Dezember 2026“ ausgeführt werden¹²¹⁴. Für diese Leistung gilt also keine Übergangsregel. Es greift die allgemeine Pflicht zur E-Rechnung, sofern keine dauerhafte Ausnahme gilt³.

Wer darf 2027 weiter PDF-Rechnungen schicken?

Die zweite Regel gilt nur für Aussteller mit kleinerem Gesamtumsatz². Sie lautet:

„Abweichend von […] kann eine Rechnung […] 2. bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht […] entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz […] des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat;“

Maßgeblich ist das Jahr 2026.

Die zweite Regel stellt drei Bedingungen, die zugleich gelten müssen. Die Leistung muss nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführt sein. Die Rechnung muss spätestens am 31. Dezember 2027 übermittelt werden. Der Gesamtumsatz 2026 darf höchstens 800.000 Euro betragen.

Gemessen wird beim Aussteller, nicht beim Kunden. Ein Aussteller mit genau 800.000 Euro bleibt in der Ausnahme, denn das Gesetz sagt „nicht mehr als 800 000 Euro“.

Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Es zählen also die Zahlungseingänge¹⁵. Das Entgelt zählt ohne die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer, also netto¹⁶. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außen vor. Das sind Dinge, die Ihr Betrieb dauerhaft nutzt¹⁷. Mit dem Umsatz der Bilanz ist diese Zahl nicht gleichzusetzen.

Sonderfälle der Berechnung behandelt diese Seite nicht. Das sind Gutschrift, Organschaft und unvollständiges Tätigkeitsjahr. Sie gibt nur die gesetzliche Definition wieder, ohne Rechenbeispiel. Weiterführend: wer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss und Rechner für den Gesamtumsatz 2026.

Die dritte Regel lässt für 2027 ausgeführte Leistungen ohne Umsatzgrenze eine besondere Übermittlung zu. Die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt und „mittels elektronischem Datenaustausch (EDI)“ übermittelt werden. Auch dafür braucht der Aussteller die Zustimmung des Empfängers¹⁴. Ein PDF per E-Mail ist kein EDI. Diese Ausnahme deckt es nicht ab.

Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 dürfen für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 zwischen zwei Unternehmen im Inland kein PDF mehr senden. Das gilt, soweit keine dauerhafte Ausnahme greift. Diese Aussteller müssen eine E-Rechnung ausstellen³.

Ab 2028: ist die PDF-Rechnung dann verboten?

Die Pflicht ab 2028 steht nicht in der Übergangsregel. Sie folgt daraus, dass die Übergangsregeln enden. Die zweite und die dritte Regel enden am 31. Dezember 2027²¹⁴. Ab 2028 ausgeführte Leistungen erfasst keine dieser Ausnahmen.

Dann greift die allgemeine Regel. Bei einer Leistung „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen³. Beide Parteien müssen im Inland ansässig sein oder in einem Gebiet, das das Gesetz hier dem Inland gleichstellt. Ansässig ist, wer im Inland Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte hat. Ersatzweise zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt¹⁸.

Das PDF wird nicht „verboten“. Es ist dort keine ordnungsgemäße Rechnung mehr, wo diese Pflicht gilt. Überall sonst bleibt es eine sonstige Rechnung (siehe nächster Abschnitt).

Das Gesetz bedroht mit einem Bußgeld, wer eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt¹⁹. Einen eigenen Tatbestand für das falsche Format gibt es nicht. Für den Empfänger eines PDF, das nach dem Ende der Ausnahmen eingeht, liegt das Hauptrisiko beim Vorsteuerabzug. Vorsteuerabzug heißt: Sie ziehen die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen von Ihrer eigenen Umsatzsteuer ab.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist ein Dokument mit Formatfehler keine E-Rechnung²⁰. Einzelheiten: was bei Verstößen wirklich droht.

Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt für alle Unternehmen im Inland seit dem 1. Januar 2025. Die Ausnahmen der Übergangsregel betreffen nur die Ausstellung²¹.

Für wen bleibt die PDF-Rechnung dauerhaft erlaubt?

Kleinunternehmer dürfen Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF²². Die Ausnahme betrifft nur die Ausstellung. Als Empfänger müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen entgegennehmen können, nach Auffassung der Finanzverwaltung²³. Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, sind ebenfalls ausgenommen²⁴. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer, bezogen auf die ganze Rechnung²⁵. Ausgeschlossen sind bestimmte Leistungen, die die Verordnung nennt²⁶.

Für Fahrausweise gibt es die Ausnahme ohne Betragsgrenze⁷. Alle drei Vorschriften nutzen dieselbe Formel. Die Rechnung kann „immer“ als sonstige Rechnung übermittelt werden.

Bei steuerfreien Umsätzen bestimmter Art besteht keine Pflicht zur E-Rechnung²⁷. Rechnungen an Privatkunden erfasst die Pflicht ebenfalls nicht. Sie betrifft nur eine Leistung „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“. Ist eine Partei weder im Inland noch in einem gleichgestellten Gebiet ansässig, fehlt die Voraussetzung ebenfalls¹⁸.

In diesen drei Fällen fehlt eine Pflicht zur E-Rechnung. Deshalb braucht das PDF die Zustimmung des Empfängers⁸. Beim Kleinunternehmer ist die Zustimmung für das PDF geregelt, siehe oben. Für das PDF einer Rechnung bis 250 Euro oder eines Fahrausweises ist die Zustimmungspflicht nicht dokumentiert.

Keine dieser Ausnahmen berührt Empfang oder Aufbewahrung. Sie müssen empfangene Rechnungen und die Doppel ausgestellter Rechnungen acht Jahre aufbewahren²⁸.

Was, wenn der Empfänger das PDF nicht akzeptiert?

Ohne Zustimmung des Empfängers gibt es während der Übergangsfristen keine PDF-Rechnung⁸¹². Der Empfänger darf das PDF also ablehnen. Die Papierrechnung bleibt in dieser Zeit die einzige sonstige Rechnung, die ohne Zustimmung zulässig ist.

Ein Empfänger kann keine E-Rechnung empfangen oder verweigert die Annahme. Dann hat er nach Auffassung der Finanzverwaltung „kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung“²⁹. Die Pflichten des Ausstellers gelten als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt hat und den Versand belegt, „z. B. anhand eines Sendeprotokolls“³⁰.

Form und Nachweis der Zustimmung sowie den Versandweg behandeln andere Seiten: Zustimmung zur PDF-Rechnung: Musterschreiben und Rechtslage und was beim Versand per E-Mail zulässig ist.

Wird die Frist für die PDF-Rechnung noch verschoben?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat am 22.06.2026 gefordert, nur die Ausstellungspflicht der Aussteller über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben³¹.

Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 ändert die Übergangsregeln nicht. Das Kabinett hat ihn am 12.08.2026 beschlossen³². Auch die Stellungnahme des Bundesrates vom 25.09.2026 ändert sie nicht. Dasselbe gilt für die Gegenäußerung der Bundesregierung³³.

Die erste Lesung im Bundestag fand am 08.10.2026 statt (Plenarprotokoll 21/99). Sie hat die Übergangsregeln nach unserem Stand nicht geändert. Die Übergangsfristen sind geltendes Recht, Stand 11.10.2026.

Den vollständigen Kalender mit allen Stichtagen finden Sie unter alle Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick.