E-Rechnung Pflicht ab wann: alle Fristen im Überblick

Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Ausstellen müssen Sie sie an Firmen im Inland für Umsätze ab dem 01.01.2028, bei über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 ab dem 01.01.2027, als Kleinunternehmer nie.

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Die Matrix zeigt für jedes Jahr, welches Format das Gesetz noch zulässt¹. Das Jahr ist das Jahr, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben. Die Zeile 2027 hängt vom Gesamtumsatz des Jahres 2026 ab². Der Gesamtumsatz zählt, was Sie tatsächlich eingenommen haben, ohne Umsatzsteuer. Ein Jahresabschlussumsatz zählt nicht.

Die Matrix gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Dauerhaft ausgenommen bleiben Kleinunternehmer³. Dasselbe gilt für Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag⁴ und für Fahrausweise⁵. Auch die steuerfreien Umsätze der Nummern 8 bis 29 aus der gesetzlichen Liste der Steuerbefreiungen⁶, und Leistungen an Privatkunden sind ausgenommen. Die Übergangsregeln gelten außerdem nur, wenn Sie die Rechnung bis zum 31.12.2026 beziehungsweise 31.12.2027 übermitteln. Die genauen Bedingungen zeigt die Tabelle weiter unten.

Gilt die E-Rechnungspflicht nicht schon seit 2025?

Ja, die Pflicht zum Ausstellen gilt seit dem 01.01.2025. Ein Unternehmer im Inland muss seine Rechnung an einen anderen Unternehmer im Inland als E-Rechnung ausstellen⁷. Beide Seiten müssen im Inland ansässig sein oder in einem Gebiet, das das Gesetz für diese Regel dem Inland gleichstellt⁸. Fehlt das bei einer Seite, gilt die Pflicht nicht. „Seit 2025“ ist also richtig, aber unvollständig. Den Gesetzestext finden Sie auf gesetze-im-internet.de. Die nächsten Abschnitte erklären die Übergangsregeln, die den Zeitpunkt der Pflicht verschieben.

In der Praxis hat sich seit 2025 deshalb wenig geändert. Betrachten wir einen Umsatz, den Sie nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 ausgeführt haben. Dann dürfen Sie die Rechnung bis zum 31.12.2026 auf Papier übermitteln. Mit Zustimmung des Empfängers ist auch ein anderes elektronisches Format erlaubt⁹. Papier braucht keine Zustimmung, ein anderes elektronisches Format schon. Diese Ungleichheit steht so im Gesetz.

Ein einfaches PDF ist rechtlich eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Das Gesetz unterscheidet beide Begriffe¹⁰. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen. Dieses Format muss der europäischen Norm der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen¹¹.

Der Empfang bleibt von den Übergangsregeln unberührt. Seit dem 01.01.2025 muss jeder Empfänger E-Rechnungen annehmen können, auch ein Kleinunternehmer. Er darf sie nicht ablehnen. Muss der Aussteller eine E-Rechnung ausstellen, braucht er dafür keine Zustimmung des Empfängers¹². Was der Empfang praktisch verlangt, erklärt E-Rechnungen empfangen. Jedes Unternehmen bewahrt ausgestellte und empfangene Rechnungen acht Jahre auf¹³. Wann die Frist läuft, erklärt acht Jahre aufbewahren, ab wann die Frist läuft.

Welche Frist gilt für meinen Betrieb?

Nur zwei Angaben aus Ihrem Betrieb entscheiden über die Frist. Die erste ist der Tag, an dem Sie den Umsatz ausgeführt haben. Die zweite ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres². Welches Rechnungsprogramm Sie nutzen, spielt keine Rolle. Rechtsform und Zahl der Beschäftigten spielen ebenfalls keine Rolle.

Wenn beide Angaben feststehen, ordnen Sie Ihren Fall einer von drei Regeln zu¹. Jede Regel hat zwei Grenzen: ein Zeitfenster für die Ausführung des Umsatzes und eine Frist für die Rechnung selbst. Den Wortlaut finden Sie auf gesetze-im-internet.de.

Der Gesetzestext verwendet in den Nummern 1 und 2 das Wort übermittelt, in der Nummer 3 dagegen ausgestellt. Die Spalte „Rechnung bis“ gibt beide Wörter so wieder, wie sie im Gesetz stehen. Die Zustimmung des Empfängers betrifft in allen drei Nummern nur das elektronische Format, nie das Papier.

Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss für jeden Umsatz ab dem 01.01.2027 eine E-Rechnung ausstellen. Für ihn gilt die Ausnahme der Nr. 2 nicht mehr¹⁴. Was Sie bis Ende 2026 tun müssen, steht auf der Seite E-Rechnung Pflicht 2027: was bis zum 31.12.2026 zu regeln ist.

Wer im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro hatte, darf dieselbe Ausnahme ein Jahr länger nutzen. Sie gilt dann für Umsätze, die vor dem 01.01.2028 ausgeführt werden. Daneben bleibt der Weg über EDI offen. EDI ist ein elektronischer Datenaustausch zwischen Firmen nach einer EU-Empfehlung von 1994. Dafür gibt es keine Umsatzgrenze¹⁵.

Ab 2028 gilt keine Übergangsregel mehr. Die Nr. 2 und die Nr. 3 laufen mit den Umsätzen aus, die vor dem 01.01.2028 ausgeführt werden. Danach gilt keine neue Regel. Es gilt die Pflicht, die schon seit 2025 besteht⁷. Der 01.01.2028 steht in keinem Gesetzestext als Datum des Inkrafttretens. Manchmal wird dieser Termin aus der Nr. 3 hergeleitet. Das ist falsch, denn die Nr. 3 betrifft nur Rechnungen per EDI¹⁵.

Wer die Frist versäumt, kann unter die Bußgeldvorschriften fallen. Was bei einem Verstoß droht, steht auf der Seite Strafe und Bußgeld bei der E-Rechnung. Eine Summe nennen wir hier bewusst nicht, damit keine Zahl ohne den vollständigen Rahmen kursiert. Die vier Fristen mit Status und Rechtsgrundlage finden Sie unter alle Fristen mit Status und Rechtsgrundlage. Welche Anbieter XRechnung und ZUGFeRD erzeugen, zeigt der Vergleich acht geprüfte Anbieter und die Formate, die sie erzeugen. Eine Empfehlung geben wir an dieser Stelle nicht.

In vier Fragen prüfen, ab wann Sie selbst ausstellen müssen

Was zählt als Gesamtumsatz, und welches Jahr ist gemeint?

Die Grenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr¹⁴. Für einen Umsatz aus 2027 zählt also das Jahr 2026. Für einen Umsatz aus 2026 zählt das Jahr 2025. Weder der Umsatz des laufenden Jahres noch eine Zahl aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung entscheidet.

Der Gesamtumsatz ist die Summe der steuerbaren Umsätze. Das Gesetz berechnet ihn nach vereinnahmten Entgelten¹⁶. Es zählen also die Zahlungseingänge, nicht die gestellten Rechnungen. Als Entgelt zählt der Betrag ohne Umsatzsteuer. Abgezogen werden die steuerfreien Umsätze, die das Gesetz in Nummer 1 und Nummer 2 des Satzes nennt. Verkäufe von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens zählen nicht mit¹⁷. Wer eine Maschine oder ein Firmenfahrzeug verkauft, lässt diesen Erlös bei der Berechnung weg.

Das Gesetz schreibt „nicht mehr als 800 000 Euro“. Wer genau 800.000 Euro erreicht, bleibt in der Übergangsregel. Die Grenze ist erst darüber überschritten¹⁴.

Die Schwellen von 25.000 Euro und 100.000 Euro gehören zur Kleinunternehmerregelung¹⁸. Sie beruhen auf derselben Definition des Gesamtumsatzes. Die Grenze ist aber eine andere, und die Wirkung auch. Mit den 800.000 Euro der Übergangsregel haben sie nichts zu tun. Wie sich der Gesamtumsatz bei einer Gutschrift, bei Rechnungsstellung durch einen Dritten oder innerhalb einer Organschaft berechnet, behandelt dieser Beitrag nicht.

Rechnungsdatum oder Leistungsdatum: welcher Tag entscheidet?

Es zählt der Tag, an dem Sie den Umsatz ausgeführt haben. Das Gesetz ordnet jeden Vorgang nach diesem Tag einer der drei Regeln zu¹. Es spricht von einem „für einen […] ausgeführten Umsatz“. Das Datum auf der Rechnung spielt für diese Zuordnung keine Rolle.

Jede Regel stellt zwei getrennte Bedingungen, die beide erfüllt sein müssen. Die erste ist ein Zeitfenster für die Ausführung des Umsatzes. Die zweite ist eine eigene Frist für die Rechnung. Bei der Nr. 1 muss die Rechnung bis zum 31.12.2026 übermittelt sein⁹. Bei der Nr. 2 gilt der 31.12.2027¹⁴. Fehlt eine der beiden Bedingungen, greift die Regel nicht.

Eine Rechnung, zu der Sie verpflichtet sind, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen, unabhängig vom Format¹⁹. Ein Grenzfall: Sie führen eine Leistung im Dezember 2026 aus und stellen die Rechnung erst im Januar 2027. Die Nr. 1 deckt diesen Fall nicht ab, denn die Rechnung ist nach dem 31.12.2026 übermittelt. Die Nr. 2 deckt ihn auch nicht ab, denn sie betrifft nur Umsätze nach dem 31.12.2026. Nach dem Wortlaut erfasst also keine Regel den Fall. Mehr dazu steht auf der Seite Pflicht 2027: Leistung im Dezember 2026, Rechnung im Januar 2027.

Wer muss nie eine E-Rechnung ausstellen?

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnung immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF³. Nach Auffassung der Finanzverwaltung braucht das PDF diese Zustimmung²⁰. Eine E-Rechnung geht immer ohne Zustimmung. Das Jahressteuergesetz 2024 hat diese Ausnahme eingeführt (BGBl. 2024 I Nr. 387). Sie ist an keine Übergangsregel gebunden und gilt deshalb dauerhaft¹. Sie betrifft nur das Ausstellen. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Seit dem 01.01.2025 müssen sie diese wie jeder andere Unternehmer acht Jahre aufbewahren¹³. Verboten ist die E-Rechnung für sie nicht. Wer als Kleinunternehmer eine ausstellen möchte, kann das tun.

Zwei weitere Ausnahmen sind ebenfalls dauerhaft. Eine Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag darf immer eine sonstige Rechnung sein²¹. Der Gesamtbetrag ist der Betrag brutto, also mit Umsatzsteuer. Nach dem BMF-Schreiben zählt der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der Anteil einer einzelnen Leistung²². Für Fahrausweise gilt dieselbe Ausnahme, aber ohne Betragsgrenze²³.

Drei Fälle liegen von vornherein außerhalb der Pflicht, weil die Vorschrift sie nicht erfasst⁷. Das ist keine Ausnahme, sondern fehlende Reichweite. Der erste Fall ist eine Leistung an einen Nicht-Unternehmer, also reines B2C-Geschäft. Der zweite ist eine Leistung an einen Partner, der nicht im Inland ansässig ist²⁴. Der dritte sind die steuerfreien Umsätze der Nummern 8 bis 29 aus der gesetzlichen Liste der Steuerbefreiungen⁶. Das Gesetz nimmt sie von der Pflicht zum Ausstellen aus¹⁹.

Wird der 01.01.2027 noch verschoben?

Nach dem Stand vom 11.10.2026 ändert kein Dokument im Verfahren zum Jahressteuergesetz 2026 die Übergangsregeln¹. Das gilt für den Regierungsentwurf²⁵. Es gilt auch für die Stellungnahme des Bundesrats vom 25.09.2026, für die Gegenäußerung der Bundesregierung und für die erste Lesung im Bundestag am 08.10.2026²⁶.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat am 22.06.2026 gefordert, die Pflicht für Aussteller über 800.000 Euro auf den 01.01.2028 zu verschieben²⁷. Das ist die Position eines Verbands, kein Gesetzestext. Offen sind noch der Finanzausschuss und die Schlussabstimmung. Was Sie bis zum 31.12.2026 regeln müssen, steht auf der Seite E-Rechnung Pflicht 2027. Jede Änderung erscheint im Änderungsprotokoll mit Datum und Quelle.