E-Rechnung nach Branche: was für Ihren Betrieb gilt

Die E-Rechnungspflicht kennt keine Branche. Unterschiede entstehen vor allem durch steuerfreie Leistungen, Privatkunden und Kleinbeträge, und sie gelten Rechnung für Rechnung.

E-Rechnung in jeder Branche: welche Regeln überall gleich gelten

Eine Zahnärztin, ein Dachdecker und ein Milchbauer lesen dasselbe Gesetz und müssen trotzdem drei verschiedene Dinge tun. Die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen, gilt, wenn ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen abrechnet und beide in Deutschland ansässig sind. Das Wort Branche kommt in dieser Regel nicht vor.¹ Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm direkt liest. Ein PDF ist keine. Auf die Rechtsform kommt es nicht an. Unternehmer ist, wer selbstständig und nachhaltig tätig ist, um Einnahmen zu erzielen, auch ohne Gewinnabsicht. Das kann auch ein Verein sein.² Mehr dazu: E-Rechnung-Pflicht für Vereine.

Die Tabelle zeigt die Übergangsregeln. Jede Übergangsregel hat zwei Grenzen, und beide müssen stimmen: wann die Leistung ausgeführt wurde und bis wann die Rechnung beim Kunden ist. Papier verlangt keine Zustimmung. Ein PDF ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.

Eine Leistung aus 2026, die erst 2027 in Rechnung gestellt wird, erfüllt die zwei Grenzen der ersten Zeile nicht. Mehr dazu: alle Fristen 2025 bis 2028 im Detail.

Gesamtumsatz meint hier die im Jahr eingenommenen Beträge ohne Umsatzsteuer. Der Verkauf von Anlagevermögen, zum Beispiel einer Maschine oder eines Fahrzeugs, zählt nicht mit. Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa Heilbehandlungen und Mieten, zählen ebenfalls nicht mit.⁵ Ob Sie unter der Grenze bleiben, rechnen Sie hier aus: 800.000-Euro-Grenze für 2027 berechnen.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss jeder Betrieb in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, in jeder Branche. Das gilt auch für Kleinunternehmer.⁶ Wie das geht, steht in E-Rechnungen empfangen: was dafür nötig ist. Ein passendes Programm finden Sie unter Rechnungsprogramme im Vergleich.

Für viele steuerfreie Leistungen, etwa Heilbehandlungen oder Wohnungsmieten, gibt es keine Pflicht zur Rechnung und damit keine E-Rechnungspflicht.⁷ Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen immer eine sonstige Rechnung sein, also Papier oder ein einfaches PDF.⁸ Kleinunternehmer sind Betriebe, deren Umsätze wegen ihres geringen Gesamtumsatzes steuerfrei sind.⁹ Ein Kleinunternehmer muss dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen.¹⁰ Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer. Privatkunden sind nicht betroffen, denn die Regel gilt nur für Kunden, die Unternehmer sind. Den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater.

Bau, Handwerk und Photovoltaik: Reverse-Charge, Privatkunden und 0 Prozent

Ein Dachdecker repariert das Dach eines anderen Bauunternehmens. Hier kann Reverse-Charge gelten: Nicht der Dachdecker, sondern der Kunde zahlt die Umsatzsteuer an das Finanzamt. Der Kunde schuldet sie für Bauleistungen nur, wenn er selbst dauerhaft Bauleistungen erbringt. Eine Bescheinigung des Finanzamts weist das nach, für höchstens drei Jahre.¹¹ Bauleistungen sind Bauen, Reparieren, Umbauen und Abreißen, aber keine Planung und Überwachung.¹²

Lässt eine Zahnarztpraxis ihr Dach reparieren, bekommt sie eine normale Rechnung mit Umsatzsteuer.

Eine Rechnung mit Reverse-Charge trägt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und weist keinen Umsatzsteuerbetrag aus.¹³ Auch eine solche Rechnung zwischen zwei Betrieben in Deutschland muss eine E-Rechnung sein, mit denselben Übergangsregeln.¹ Die Ausnahme für Kleinbeträge bis 250 Euro gilt bei Reverse-Charge nicht.¹⁴ Mehr dazu: Reverse-Charge-Rechnung bei Bauleistungen: Hinweis und Muster.

Ein Maler streicht bei einer Privatkundin die Wohnung. Bei Arbeiten, die mit einem Grundstück zusammenhängen, muss der Handwerker innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen.¹⁵ Eine E-Rechnung ist nicht nötig, denn sie gilt nur für Kunden, die Unternehmer sind. Papier genügt, ein PDF nur mit Zustimmung der Kundin.¹⁶ Die Privatkundin muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren.¹⁷ Abschlags- und Schlussrechnungen behandelt diese Seite nicht.

Die Steuer ermäßigt sich auf 0 Prozent für die folgenden Umsätze:

¹⁸ Der Nullsteuersatz gilt für Solarmodule, wesentliche Komponenten und Speicher bei Anlagen auf oder nahe Wohnungen und Gebäuden, die dem Gemeinwohl dienen. Bis 30 Kilowatt (peak) laut Marktstammdatenregister wird das vermutet. Auch die Installation kostet 0 Prozent Steuer.¹⁹ Der Steuersatz von 0 Prozent ist keine Steuerbefreiung und befreit nicht von der E-Rechnung, denn die Leistung bleibt steuerpflichtig. Der Installateur stellt einem Unternehmer in Deutschland nach den Übergangsregeln eine E-Rechnung aus, einer Privatperson nicht.

Der Betreiber einer kleinen Anlage muss nie eine E-Rechnung ausstellen, wenn er die Kleinunternehmerregelung anwendet.¹⁰ Das gilt dauerhaft.

Arztpraxis und Heilberufe: muss eine Praxis E-Rechnungen schreiben?

Eine Zahnärztin behandelt einen Patienten. Heilbehandlungen von Ärzten, Zahnärzten, Heilpraktikern, Physiotherapeuten, Hebammen und ähnlichen Heilberufen sind steuerfrei.²⁰ Für diese Leistungen verlangt das Gesetz keine Rechnung und damit keine E-Rechnung, auch nicht ab 2028.⁷

Zahnprothesen und kieferorthopädische Apparate aus dem eigenen Praxislabor nimmt das Gesetz aus der Steuerbefreiung heraus.²¹ Eine solche steuerpflichtige Leistung an einen anderen Betrieb in Deutschland folgt der allgemeinen Regel für die E-Rechnung.

Die Praxis kauft aber auch ein, zum Beispiel Dentalbedarf, einen Behandlungsstuhl oder die Praxissoftware. Seit dem 1. Januar 2025 muss sie dafür E-Rechnungen empfangen können. Lehnt eine Praxis die E-Rechnung ab, hat sie nach Auffassung der Finanzverwaltung keinen Anspruch auf eine Papierrechnung als Ersatz.⁶

Eine Praxis muss die erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.²² Mehr dazu: Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen. Alles Weitere zum Status als Freiberufler steht in E-Rechnung für Freiberufler.

Gastronomie: Kassenbon, Bewirtung und die 250-Euro-Grenze

Ein Wirt rechnet einen Tisch mit vier Gästen ab. Ein Gast als Privatperson bekommt keine E-Rechnung. Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer dürfen dauerhaft eine sonstige Rechnung bleiben.⁸ Die Grenze gilt für die ganze Rechnung, nicht für einzelne Posten.²³ Mehr dazu: Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro.

Berechnet ein Wirt einem Geschäftskunden mehr als 250 Euro, darf er nach Auffassung der Finanzverwaltung zuerst den Kassenbeleg übergeben. Der Beleg kommt aus einer Kasse mit TSE, dem zertifizierten Sicherheitsmodul der Kasse. Danach berichtigt er den Beleg durch eine E-Rechnung.²⁴ Auch die Bewirtungsrechnung darf nach dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 gleich als E-Rechnung gehen.²⁵

Für den Kostenabzug beim Geschäftskunden nennt die Rechnung des Wirts jede Speise und jedes Getränk einzeln. „Speisen und Getränke“ genügt nicht.²⁶ Alle Pflichtangaben stehen in Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben und E-Rechnung. Der Wirt muss für die Rechnungen seiner Lieferanten ebenfalls E-Rechnungen empfangen können.

Onlinehandel: Privatkunden, Geschäftskunden und Ausland

Ein Shop verkauft dieselbe Lampe an drei Kunden. Eine Privatkundin bekommt keine E-Rechnung. Ein Betrieb in Deutschland, der für sein Unternehmen kauft, bekommt eine E-Rechnung nach den Übergangsregeln, außer bei Rechnungen bis 250 Euro. Ein Unternehmen in Frankreich fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht, denn Verkäufer und Käufer müssen beide in Deutschland ansässig sein.¹ Ansässig heißt: Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland.²⁷ Der Shop muss also wissen, ob der Kunde ein Betrieb in Deutschland ist.

Hausverwaltung, WEG und Vermietung: steuerfrei heißt nicht immer ohne E-Rechnung

Eine Vermieterin vermietet eine Wohnung. Die Vermietung von Grundstücken und Wohnungen ist steuerfrei.²⁸ Für diese Miete gibt es keine Pflicht zur Rechnung und damit keine E-Rechnung.⁷ Die Vermieterin muss trotzdem die E-Rechnungen ihrer Handwerker empfangen können.

Vier Ausnahmen bleiben steuerpflichtig: die kurzfristige Beherbergung, Plätze zum Abstellen von Fahrzeugen, die kurzfristige Vermietung auf Campingplätzen und Betriebsvorrichtungen.²⁹

Ein Stellplatz, der allein an einen Betrieb in Deutschland vermietet wird, fällt unter die E-Rechnung.

Ein Vermieter von Gewerberäumen kann auf die Steuerbefreiung verzichten, die sogenannte Option: Er wählt freiwillig die Umsatzsteuer, aber nur gegenüber einem Unternehmer, der für sein Unternehmen mietet.³⁰ Der Mieter muss die Räume ausschließlich für Umsätze nutzen, bei denen er Umsatzsteuer abziehen darf.³¹ Danach ist die Miete steuerpflichtig, und zwischen zwei Betrieben in Deutschland gilt die E-Rechnung. Mehr dazu: E-Rechnung-Pflicht für Vermieter und Mietvertrag als Dauerrechnung.

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (WEG) erbringt Leistungen an ihre Wohnungs- und Teileigentümer steuerfrei. Das gilt, soweit es um Überlassung, Instandhaltung, Instandsetzung, Verwaltung des Gemeinschaftseigentums oder Lieferung von Wärme und Ähnlichem geht.³² Die Steuerbefreiung betrifft die Gemeinschaft, nicht den Verwalter.

Landwirtschaft: gilt die E-Rechnung auch bei Durchschnittssätzen?

600.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr: Für einen Hof, der nicht darüber liegt, gelten Durchschnittssätze. Ein Durchschnittssatz ist ein Steuersatz, den das Gesetz pauschal festlegt. Laut Gesetzestext, abgerufen am 19.10.2026, sind es 5,5 Prozent für forstwirtschaftliche Erzeugnisse. Es gelten 19 Prozent für bestimmte Sägewerkserzeugnisse und Getränke sowie für alkoholische Flüssigkeiten. Für die übrigen Umsätze gelten 7,8 Prozent.³³

§ 14 ist mit der Maßgabe anzuwenden, dass der für den Umsatz maßgebliche Durchschnittssatz in der Rechnung zusätzlich anzugeben ist.

³⁴ Der Durchschnittssatz befreit nicht von der Rechnung, die Rechnung muss ihn sogar zusätzlich nennen. Eine Lieferung an eine Molkerei oder einen Händler in Deutschland fällt nach den Übergangsregeln unter die E-Rechnung, Durchschnittssatz inklusive. Die Grenze von 600.000 Euro öffnet die Durchschnittssätze. Die Grenze von 800.000 Euro entscheidet über die Übergangsregel für 2027.⁴ Beide Grenzen beruhen auf derselben Definition des Gesamtumsatzes.

Der Verkauf im Hofladen an Privatkunden braucht keine E-Rechnung. Gutschriften, bei denen der Kunde die Rechnung ausstellt (Molkerei, Netzbetreiber einer Solaranlage, Marktplatz eines Shops), sind ein eigenes Thema, das diese Seite nicht behandelt.