Zustimmung zur PDF-Rechnung: Musterschreiben und Rechtslage

Für eine PDF-Rechnung brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers, für eine Papierrechnung nicht. Mit dem Musterschreiben unten holen Sie diese Zustimmung ein.

Wann braucht eine PDF-Rechnung die Zustimmung des Empfängers?

Das Gesetz kennt zwei Arten elektronischer Rechnungen. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes elektronisches Format. Ein Computer kann sie selbst verarbeiten¹. Eine „sonstige Rechnung“ ist jede andere Rechnung. Sie kommt auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format². Ein einfaches PDF ist deshalb eine sonstige Rechnung in elektronischem Format.

Die Zustimmung regelt ein einziger Satz im Umsatzsteuergesetz:

„Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht.“

Die Regel gilt für beide elektronischen Rechnungsarten, also auch für das PDF³. Die Ausnahme betrifft nur einen Fall: Sie sind zur E-Rechnung verpflichtet. Eine Papierrechnung braucht keine Zustimmung.

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland sitzen. „Im Inland ansässig“ heißt: Der Sitz, die Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte liegt im Inland. Fehlt ein Sitz, zählt der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt⁴. Auch die Gebiete, die das Gesetz dem Inland gleichstellt, zählen mit⁵.

In diesem Fall brauchen Sie für eine E-Rechnung keine Zustimmung. Ein PDF ist dann nur noch über die Übergangsregel erlaubt, abgesehen von den dauerhaften Ausnahmen weiter unten. Die Übergangsregel erlaubt eine Rechnung „auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format“⁶. Anders ist es bei Privatkunden und Empfängern im Ausland. Dort fehlt die Pflicht zur E-Rechnung. Deshalb braucht sogar eine XRechnung die Zustimmung des Empfängers.

Drei Fälle nimmt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung dauerhaft von der E-Rechnungspflicht aus: Rechnungen von Kleinunternehmern⁹, Rechnungen bis 250 Euro¹⁰ und Fahrausweise¹¹. Für die dauerhafte Ausnahme für Kleinunternehmer gilt: Papier geht immer, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers¹². Bei Rechnungen bis 250 Euro und bei Fahrausweisen ist die Zustimmungsregel in unseren Quellen nicht geklärt.

Musterschreiben: Bitte um Zustimmung zur Übermittlung von Rechnungen als PDF

Das Muster hat zwei Teile. Teil A ist das Anschreiben des Rechnungsausstellers. Teil B ist die Rückantwort des Rechnungsempfängers. Füllen Sie die Felder in eckigen Klammern aus.

Teil A: Anschreiben des Rechnungsausstellers

[Firma des Rechnungsausstellers]
[Anschrift]

[Firma des Rechnungsempfängers]
[Anschrift]

[Ort], [Datum]

Betreff: Zustimmung zur Übermittlung von Rechnungen im PDF-Format per E-Mail

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen unserer laufenden Geschäftsbeziehung möchten wir Ihnen unsere Rechnungen künftig ausschließlich als PDF-Datei per E-Mail übermitteln. Das vereinfacht den Versand. Dafür bitten wir Sie um Ihre Zustimmung zur Übermittlung unserer Rechnungen in diesem elektronischen Format (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG; § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

Wir senden die Rechnungen nur an die E-Mail-Adresse, die Sie dafür nennen: [E-Mail-Adresse].

Ihre Zustimmung gilt zunächst für Rechnungen über Leistungen, die vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt und bis zum 31. Dezember 2026 an Sie übermittelt werden.

[Nur beibehalten, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro beträgt. Sonst diesen Absatz streichen.]

Wenn unser Gesamtumsatz 2026 nicht mehr als 800.000 Euro beträgt, gilt Ihre Zustimmung auch für Rechnungen über Leistungen aus dem Jahr 2027. Gemeint sind Rechnungen über Leistungen, die 2027 ausgeführt und bis zum 31. Dezember 2027 an Sie übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).

Sie können Ihre Zustimmung jederzeit in Textform, etwa per E-Mail, widerrufen. Der Widerruf gilt für künftig übermittelte Rechnungen.

Bitte senden Sie uns Teil B ausgefüllt und unterschrieben bis zum [Rückgabedatum] zurück.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Funktion]

Teil B: Rückantwort des Rechnungsempfängers

An: [Firma des Rechnungsausstellers]
Betreff: Ihr Schreiben vom [Datum] – Übermittlung von Rechnungen im PDF-Format

☐ Wir stimmen der Übermittlung unserer Rechnungen im PDF-Format an [E-Mail-Adresse] innerhalb der im Schreiben genannten zeitlichen Grenzen zu.

☐ Wir stimmen der Übermittlung im PDF-Format nicht zu.

[Name]
[Funktion]
[Datum]
[Unterschrift]

Dieses Muster ist allgemein gehalten und beschreibt keinen Einzelfall. Es ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung, und wir können nicht zusichern, dass es im Einzelfall wirkt. Fragen Sie dazu einen Steuerberater.

Welche Form muss die Zustimmung haben und was ist am Muster anzupassen?

Das Gesetz verlangt „die Zustimmung des Empfängers“, aber keine bestimmte Form. Es nennt weder Schriftform noch Textform³. Auch die Übergangsregel sagt nur „vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ und nennt keine Form⁶.

Was die Finanzverwaltung als Zustimmung anerkennt, ist in unseren Quellen nicht dokumentiert. Das gilt für eine stillschweigende Zustimmung, für die Bezahlung ohne Widerspruch und für eine Klausel in den AGB. Ob eine Zustimmung in den AGB wirksam ist und welche Form als Nachweis taugt, behandelt diese Seite nicht.

Am Muster passen Sie zwei Dinge an. Erstens tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, die der Empfänger für den Rechnungseingang nennt. Zweitens behalten oder streichen Sie den Absatz zu 2027. Das hängt von Ihrem eigenen Gesamtumsatz 2026 ab. Er zählt nach den vereinnahmten Entgelten, also ohne Umsatzsteuer und ohne Verkäufe von Anlagevermögen¹³. Der Rechner für den Gesamtumsatz 2026 hilft, den Wert einzuordnen.

Schicken Sie schon eine E-Rechnung an ein Unternehmen im Inland? Dann brauchen Sie keine Zustimmung und müssen dieses Schreiben nicht verschicken³.

Wie lange gilt die Zustimmung und ab wann läuft sie ins Leere?

Die Zustimmung ist keine eigene Erlaubnis. Sie ist eine Bedingung innerhalb der Übergangsregeln¹⁴¹⁵. Jede der drei Regeln hat ihr eigenes Zeitfenster.

Nr. 1 und Nr. 2 sprechen von „übermittelt“, Nr. 3 von „ausgestellt“. So steht es im Gesetzestext.

Nr. 1 verlangt zwei Dinge zugleich. Sie führen die Leistung nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 aus. Und Sie übermitteln die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026. Diese Regel gilt für alle Aussteller ohne Umsatzgrenze¹⁶.

Nr. 2 schaut auf den Gesamtumsatz des Ausstellers, nicht auf den des Empfängers. Für eine Leistung aus 2027 zählt das Vorjahr, also 2026. „Nicht mehr als 800.000 Euro“ heißt: Genau 800.000 Euro bleiben noch innerhalb der Regel¹⁷. Der Gesamtumsatz ist netto und zählt nach den vereinnahmten Entgelten¹³¹⁹. Die Einzelheiten stehen unter die 800.000-Euro-Grenze im Detail.

Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf ab dem 1. Januar 2027 kein PDF mehr an inländische Unternehmen übermitteln. Eine Zustimmung ändert daran nichts. Ausgenommen sind nur die dauerhaften Ausnahmen der Durchführungsverordnung. Alle anderen verlieren diese Möglichkeit zum 1. Januar 2028, weil Nr. 2 und Nr. 3 am 31. Dezember 2027 auslaufen²⁰. Dann genügt nur noch die E-Rechnung⁸. Das gilt außerhalb der dauerhaften Ausnahmen der Durchführungsverordnung. Nr. 3 betrifft ohnehin nur EDI.

Ein Beispiel: Sie führen eine Leistung am 15. Dezember 2026 aus. Die Rechnung stellen Sie am 12. Januar 2027. Sie erfüllt Nr. 1 nicht, weil die Übermittlung nach dem 31. Dezember 2026 liegt. Sie fällt auch nicht unter Nr. 2, weil Nr. 2 nur Leistungen nach dem 31. Dezember 2026 erfasst. Hier liegt die Ausführung aber im Dezember 2026. Nr. 3 betrifft nur EDI-Rechnungen²¹.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) forderte am 22.06.2026, die Pflicht für Aussteller über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben²². Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 ändert die Übergangsregel nicht²³. Das gilt auch für die Stellungnahme des Bundesrats vom 25.09.2026²⁴ und für die Gegenäußerung der Bundesregierung²⁵. Die erste Lesung im Bundestag am 08.10.2026 ändert sie ebenfalls nicht. Der 1. Januar 2027 bleibt damit geltendes Recht (Stand 11.10.2026). Alle Termine finden Sie unter alle E-Rechnung-Fristen mit Rechtsgrundlage.

Kunden über die Umstellung informieren

Wenn Sie E-Rechnungen an Unternehmen im Inland ausstellen, brauchen Sie dafür keine Zustimmung. Die Pflicht zur E-Rechnung nimmt diesen Fall aus der Zustimmungsregel heraus⁸³. Eine Pflicht, Kunden vorab zu informieren, ist in unseren Quellen nicht dokumentiert. Ein kurzes Anschreiben ist trotzdem sinnvoll. So kommt die Rechnung an der richtigen Adresse und im richtigen Format an.

Als Formate nennt das Bundesfinanzministerium XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht dazu²⁶.

[Firma des Rechnungsausstellers]
[Anschrift]

[Ort], [Datum]

Betreff: Umstellung unserer Rechnungen auf E-Rechnungen ab [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

ab dem [Datum] stellen wir unsere Rechnungen an Sie als E-Rechnung im Format [XRechnung / ZUGFeRD, Version …] aus. Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Ihre Zustimmung ist dafür nicht erforderlich.

Wir senden die Rechnungen per E-Mail an [E-Mail-Adresse]. Bitte teilen Sie uns bis zum [Datum] mit, falls Rechnungen an eine andere Adresse gehen sollen oder Ihr System besondere Angaben benötigt.

Bei Rückfragen erreichen Sie uns unter [Telefon / E-Mail].

Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Funktion]

Dies ist ein allgemeines Muster ohne Rechtsberatung. Für Umsätze, die noch unter die Übergangsregeln fallen, und für Kleinunternehmer gilt die Lage anders. Im Einzelfall berät ein Steuerberater.

Kann der Empfänger die Zustimmung verweigern oder umgekehrt ein PDF verlangen?

Lehnt der Empfänger das PDF ab, übermitteln Sie die Rechnung auf Papier, solange die Übergangsregel gilt⁶. Zwischen zwei inländischen Unternehmen schicken Sie stattdessen eine E-Rechnung. Dafür brauchen Sie keine Zustimmung³.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss jedes Unternehmen im Inland eine E-Rechnung empfangen können, auch ein Kleinunternehmer²⁷. Wer dazu technisch nicht in der Lage ist oder den Empfang verweigert, hat nach dieser Auffassung keinen Anspruch auf eine Rechnung in anderer Form. Als Aussteller erfüllen Sie Ihre steuerlichen Pflichten, wenn Sie eine E-Rechnung ausgestellt haben und nachweisen, dass Sie sich um die Übermittlung bemüht haben. Ein Nachweis ist zum Beispiel ein Sendeprotokoll. Die Finanzverwaltung schreibt das so:

„hat kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung“ […] „anhand eines Sendeprotokolls“

Die Fundstellen sind Satz 4 und Satz 5 desselben Abschnitts²⁸. Wie der Empfang technisch klappt, lesen Sie unter was beim Empfang von E-Rechnungen seit 2025 gilt.