Glossar zur E-Rechnung

Dieses Glossar erklärt 25 Begriffe der E-Rechnung in einfachen Worten. Zu jedem Begriff nennt es die Quelle: das Gesetz, die Verwaltungsanweisung oder die Stelle, die den Standard herausgibt.

Die Definitionen geben die allgemeine Rechtslage wieder und ersetzen keine Steuerberatung. Wie wir Quellen gewichten und Angaben prüfen, beschreibt die Methodik.

A

Aufbewahrungsfrist

Unternehmer müssen Rechnungen acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres aufbewahren, in dem die Rechnung ausgestellt wurde¹². Bei einer E-Rechnung müssen Sie mindestens den strukturierten Teil unverändert aufbewahren, ein Ausdruck genügt nicht. Zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse³. Keine Frist läuft ab, solange die Unterlagen für eine offene Festsetzungsfrist wichtig sind³.

Siehe auch: E-Rechnung, Kleinunternehmer

Mehr dazu: Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre, nicht 10

B

Business Term (BT)

Ein Business Term (BT) ist ein einzelnes Datenelement der EN 16931 mit einer Nummer⁴. Zusammengehörige Elemente bilden eine Business Group (BG). BT-10 ist die Käuferreferenz (Buyer reference), die XRechnung über die Regel BR-DE-15 zwingend verlangt⁵. BT-24 ist die Spezifikationskennung, an der Sie Format und Profil einer Datei ablesen⁶.

Siehe auch: EN 16931, Schematron, Profil (ZUGFeRD)

Mehr dazu: XRechnung: Kennung BT-24 und Versionen

C

CIUS

CIUS steht für Core Invoice Usage Specification und bezeichnet eine Anwendungsspezifikation der europäischen Norm EN 16931. XRechnung ist eine solche Spezifikation: kein eigenes Format neben der Norm, sondern ihre deutsche Ausprägung⁷. Der Validator der KoSIT prüft die deutschen Zusatzregeln (Codes BR-DE) nur, wenn das Feld BT-24 eine XRechnung-Kennung trägt⁸. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 wird ohne diese Regeln geprüft⁸.

Siehe auch: EN 16931, XRechnung, Schematron

Mehr dazu: XRechnung: Format, Version und wann Sie es brauchen

D

Dauerrechnung

Eine Dauerrechnung betrifft einen Dauervertrag wie Miete, Pacht oder Wartung, der selbst als Rechnung gilt, wenn er alle Pflichtangaben enthält⁹. Besteht E-Rechnungspflicht, genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, mit Vertrag als Anhang oder klarem Hinweis⁹¹⁰. Ändern sich die Pflichtangaben, etwa bei einer Mieterhöhung, müssen Sie die E-Rechnung berichtigen oder neu ausstellen⁹¹⁰. Vor dem 01.01.2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen brauchen laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 keine zusätzliche E-Rechnung, solange sich die Angaben nicht ändern¹¹.

Siehe auch: Rechnungsberichtigung, Sonstige Rechnung

Mehr dazu: Dauerrechnungen: Miet- und Wartungsverträge im Detail

E

E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, aus dem ein Programm die Angaben automatisch auslesen kann¹². Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein¹². Ein vereinbartes Format zählt nur, wenn sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder damit interoperables Format übertragen lassen. Alle inländischen Unternehmer müssen seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer, ohne Übergangsregelung¹³¹⁴.

Siehe auch: Sonstige Rechnung, EN 16931, Übergangsregelung

Mehr dazu: E-Rechnung empfangen: was seit 2025 Pflicht ist

EDI-Verfahren

EDI ist der elektronische Datenaustausch im Sinne von Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994. Für 2027 ausgeführte Umsätze dürfen Sie Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31.12.2027 per EDI ausstellen, ohne Umsatzgrenze¹⁵¹⁶. Das Format muss dann nicht dem Gesetz für E-Rechnungen entsprechen¹⁷. Danach bleibt ein EDI-Format nur zulässig, wenn es selbst die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt¹⁷.

Siehe auch: Übergangsregelung, E-Rechnung

Mehr dazu: E-Rechnung Pflicht ab wann: alle Fristen im Überblick

EN 16931

Die EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung, auf die das Gesetz über die Richtlinie 2014/55/EU verweist¹⁸. Sie legt in einem Datenmodell fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält, und XRechnung und ZUGFeRD beruhen auf ihr¹⁹. Die überarbeitete Fassung EN 16931-1:2026 erschien im Mai 2026. Die Fassung von 2017 ist förmlich zurückgezogen, bleibt laut Europäischer Kommission aber während der Migrationsphase konform²⁰.

Siehe auch: CIUS, Business Term (BT), XRechnung, ZUGFeRD

Mehr dazu: XRechnung und die Norm EN 16931-1:2026

F

Factur-X

Factur-X ist die französische Bezeichnung des Standards, der in Deutschland ZUGFeRD heißt. Beide führen das deutsche FeRD und die französische FNFE-MPE in einer gemeinsamen Spezifikation²¹. Technisch ist es dasselbe hybride Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter CII-Datei und denselben Profilen²². Auch nach Angaben des FeRD gelten die Profile MINIMUM und BASIC WL in Deutschland nach dem Umsatzsteuergesetz nicht als vollständige Rechnung²³.

Siehe auch: ZUGFeRD, Profil (ZUGFeRD)

Mehr dazu: ZUGFeRD: welche Profile nicht als E-Rechnung gelten

Formatfehler

Ein Formatfehler liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung vor, wenn eine Datei keiner zulässigen Syntax entspricht²⁴. Das gilt auch, wenn sich die Pflichtangaben nicht richtig und vollständig auslesen lassen. Die Datei ist dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format²⁵. Ist eine E-Rechnung geschuldet, ist nach dem Ende der Übergangsregelungen der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet, bis eine E-Rechnung die Rechnung berichtigt.

Siehe auch: Geschäftsregelfehler, Sonstige Rechnung, Vorsteuerabzug

Mehr dazu: Bußgeld und Vorsteuerabzug: was bei Verstößen droht

G

Gesamtumsatz

Der Gesamtumsatz ist die Summe der steuerbaren Umsätze eines Unternehmers, gerechnet nach vereinnahmten Entgelten und abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze²⁶. Sie rechnen netto, weil das Entgelt die Umsatzsteuer nicht enthält²⁷, und nach Zahlungseingang statt nach Rechnungsdatum; Umsätze mit Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Dieselbe Definition gilt für die Kleinunternehmergrenzen von 25.000 € und 100.000 €²⁸ und für die 800.000-€-Grenze der Übergangsregelung²⁹. Diese Grenzen haben aber nichts miteinander zu tun.

Siehe auch: Kleinunternehmer, Übergangsregelung, Gutschrift

Mehr dazu: 800.000-€-Grenze: was zum Gesamtumsatz zählt

Geschäftsregelfehler

Ein Geschäftsregelfehler ist ein Verstoß gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 oder eines Formats, das auf ihr beruht. Beispiele sind ein leeres Pflichtfeld oder ein Widerspruch zwischen Steuersatz und Steuerbetrag; das BMF nennt die fehlende Käuferreferenz BT-10 in einer XRechnung³⁰. Betrifft der Fehler eine Pflichtangabe der Umsatzsteuer, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß³¹³². Andernfalls ist er nach Auffassung der Finanzverwaltung für die Umsatzsteuer ohne Folgen; ob der Empfänger die Rechnung zurückweisen darf, ist eine Frage des Zivilrechts³⁰.

Siehe auch: Formatfehler, Validierung und Prüfbericht, Business Term (BT)

Mehr dazu: E-Rechnung empfangen: prüfen, was ankommt

Gutschrift

Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die nicht der leistende Unternehmer ausstellt, sondern der Kunde als Leistungsempfänger, wenn das vorher vereinbart wurde³³. Sie verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem übermittelten Dokument widerspricht³³. Für die 800.000-€-Grenze der Übergangsregelung zählt nach Auffassung der Finanzverwaltung der Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers³⁴. Jede Gutschrift muss die Angabe „Gutschrift“ tragen, auch wenn ein vom Leistungsempfänger beauftragter Dritter sie ausstellt oder sie Umsätze eines Kleinunternehmers betrifft³⁵³⁶.

Siehe auch: Gesamtumsatz, Kleinunternehmer

Mehr dazu: Freiberufler: wenn der Auftraggeber per Gutschrift abrechnet

K

Kleinbetragsrechnung

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt³⁷. Maßgeblich ist der Betrag einschließlich Umsatzsteuer, nicht das Nettoentgelt. Sie kommt mit weniger Pflichtangaben aus, doch bei bestimmten Leistungen gelten die verringerten Pflichtangaben nicht³⁷. Sie dürfen sie immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auch nach dem Ende der Übergangsregelungen auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF³⁸.

Siehe auch: Sonstige Rechnung, Kleinunternehmer

Mehr dazu: PDF-Rechnung: wann sie dauerhaft erlaubt bleibt

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind Unternehmer, deren Umsätze steuerfrei sind, weil ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt²⁸. Kleinunternehmer müssen dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen, unabhängig von den Übergangsregelungen³⁹. Papier ist immer erlaubt, ein PDF oder anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers, eine E-Rechnung immer ohne Zustimmung⁴⁰. Die Ausnahme gilt nur für das Ausstellen: E-Rechnungen empfangen⁴¹ und acht Jahre aufbewahren⁴² müssen auch Kleinunternehmer.

Siehe auch: Gesamtumsatz, Sonstige Rechnung, Aufbewahrungsfrist

Mehr dazu: Kleinunternehmer: dauerhaft keine Ausstellungspflicht

KoSIT

Die KoSIT entwickelt den Standard XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats. Unter dem Namen XStandards Einkauf (xeinkauf.de) veröffentlicht sie die Versionen und Bundles⁴³. Normative Änderungen der XRechnung macht das Bundesministerium des Innern im Bundesanzeiger bekannt. Außerdem stellt die KoSIT einen kostenlosen Validator und die Schematron-Regeln zur XRechnung öffentlich auf GitHub bereit⁴⁴.

Siehe auch: XRechnung, Schematron, Validierung und Prüfbericht

Mehr dazu: XRechnung: Versionen laut KoSIT

P

Peppol

Peppol ist ein Netzwerk für elektronische Geschäftsdokumente; Peppol BIS Billing 3.0 ist die zugehörige Rechnungsspezifikation auf Grundlage der EN 16931⁴⁵. Sie erkennen sie an der Kennung urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0 im Feld BT-24. Das Umsatzsteuergesetz nennt weder Peppol noch einen anderen Übermittlungsweg, es regelt nur das Format⁴⁶. Ob eine Datei über Peppol, per E-Mail oder über ein Portal ankommt, ändert deshalb nichts daran, ob sie eine E-Rechnung ist.

Siehe auch: EN 16931, Business Term (BT), E-Rechnung

Mehr dazu: E-Rechnung prüfen: Format und Profil im Browser erkennen

Profil (ZUGFeRD)

Ein Profil legt bei ZUGFeRD und Factur-X fest, wie viele Daten eine Datei enthält. Es gibt MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) und EXTENDED, bei ZUGFeRD zusätzlich das Referenzprofil XRECHNUNG, dessen XML-Teil die KoSIT spezifiziert⁶²³. Welches Profil eine Datei hat, steht allein im Feld BT-24 der XML-Datei, im sichtbaren PDF sehen Sie es nicht²³. Die Finanzverwaltung schließt MINIMUM und BASIC-WL als E-Rechnung aus; ab Version 2.0.1 gilt ZUGFeRD sonst als zulässig, ohne die übrigen Profile einzeln aufzuzählen⁴⁷⁴⁸.

Siehe auch: ZUGFeRD, Factur-X, Business Term (BT)

Mehr dazu: ZUGFeRD: welche Profile nicht als E-Rechnung gelten

R

Rechnungsberichtigung

Eine Rechnungsberichtigung korrigiert eine fehlerhafte Rechnung durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Wurde eine sonstige Rechnung ausgestellt, obwohl eine E-Rechnung geschuldet war, kann eine E-Rechnung sie nach Auffassung der Finanzverwaltung berichtigen⁴⁹. Die Berichtigung wirkt dann auf das Datum der ursprünglichen Rechnung zurück⁴⁹. Ein Vertrag, der als sonstige Rechnung gilt, ist bei bestehender E-Rechnungspflicht durch eine zusätzliche E-Rechnung zu berichtigen⁵⁰.

Siehe auch: Vorsteuerabzug, Formatfehler, Dauerrechnung

Mehr dazu: Dauerrechnungen: berichtigen oder neu ausstellen

S

Schematron

Schematron ist ein Format, in dem die Geschäftsregeln einer E-Rechnung maschinenprüfbar hinterlegt sind: Jede Regel trägt einen Code, eine Meldung und eine Schwere (fatal, warning oder information). Für XRechnung veröffentlicht die KoSIT eigene Schematron-Regeln mit den Codes BR-DE, in der zum Bundle 3.0.2 gehörenden Version 2.6.0 vom 31.08.2026⁵¹. Hinzu kommen die Regeln des CEN zur EN 16931 und ein Teil der Peppol-Regeln; die BR-DE-Regeln laufen nur bei Dateien mit XRechnung-Kennung.

Siehe auch: Validierung und Prüfbericht, KoSIT, Geschäftsregelfehler

Mehr dazu: E-Rechnung prüfen: was das Werkzeug abdeckt und was der KoSIT-Validator

Sonstige Rechnung

Eine sonstige Rechnung ist jede Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format als dem einer E-Rechnung⁵². Dazu zählen nach Auffassung der Finanzverwaltung PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien, Angaben in E-Mails und Dateien, die wegen eines Formatfehlers keine E-Rechnung sind⁵³. Sie ist keine ungültige Rechnung, sondern eine andere Rechnungsart. Elektronisch übermittelt, etwa als PDF, braucht sie die Zustimmung des Empfängers; Papier braucht keine⁵².

Siehe auch: E-Rechnung, Kleinbetragsrechnung, Übergangsregelung

Mehr dazu: PDF-Rechnung noch erlaubt? Was bis Ende 2026 und danach gilt

U

Übergangsregelung

Die Übergangsregelungen erlauben, Rechnungen trotz E-Rechnungspflicht noch anders zu übermitteln; den Empfang betreffen sie nie⁵⁴⁵⁵. Nr. 1 (alle Unternehmen): Rechnungen für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze dürfen bis zum 31.12.2026 auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, anders elektronisch übermittelt werden. Nr. 2: Für 2027 ausgeführte Umsätze gilt dasselbe bis zum 31.12.2027, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Nr. 3 erlaubt im selben Zeitraum EDI ohne Umsatzgrenze; jede Nummer verlangt Umsatz und Übermittlung (bei Nr. 3 Ausstellung) im genannten Zeitraum.

Siehe auch: Gesamtumsatz, EDI-Verfahren, Sonstige Rechnung

Mehr dazu: Fristen im Überblick: alle Stichtage von 2025 bis 2028

V

Validierung und Prüfbericht

Eine Validierung ist die technische Prüfung einer E-Rechnung gegen das XML-Schema und die Geschäftsregeln ihres Formats. Der kostenlose Validator der KoSIT gibt einen Prüfbericht aus, in dem jede verletzte Regel mit Code und Schwere erscheint: fatal, warning oder information⁵⁶. Ein Unternehmer, der die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet, darf sich laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 bei Format und Geschäftsregeln auf ein geeignetes Werkzeug verlassen⁵⁷. Was „geeignet“ heißt, legt das BMF nicht fest.

Siehe auch: Schematron, Geschäftsregelfehler, KoSIT

Mehr dazu: E-Rechnung im Browser prüfen

Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist der Abzug der Umsatzsteuer aus einer Eingangsrechnung durch den Leistungsempfänger. Ist eine E-Rechnung geschuldet, erfüllt nach Auffassung der Finanzverwaltung nur sie die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung; das Risiko trägt der Empfänger⁵⁸. Auch ohne nachträgliche Berichtigung durch eine E-Rechnung bleibt der Abzug unter strengem Maßstab möglich, wenn dem Finanzamt alle Angaben vorliegen⁵⁸. Unbeanstandet bleibt er außerdem, wenn der Empfänger davon ausgehen konnte, dass der Aussteller eine Übergangsregelung nutzen durfte⁵⁸.

Siehe auch: Rechnungsberichtigung, Formatfehler, Sonstige Rechnung

Mehr dazu: Warum der Vorsteuerabzug das größere Risiko ist

X

XRechnung

XRechnung ist die deutsche Anwendungsspezifikation der EN 16931, herausgegeben von der KoSIT⁵⁹. Sie besteht aus einer reinen XML-Datei in der Syntax UBL oder CII. Die Finanzverwaltung ordnet sie als rein strukturiertes Format ein, das der EN 16931 entspricht⁶⁰. Gegenüber Rechnungsempfängern der Bundesverwaltung ist XRechnung grundsätzlich vorgeschrieben; ein anderer Standard, der der Norm entspricht, bleibt dort zulässig⁶¹.

Siehe auch: CIUS, KoSIT, ZUGFeRD

Mehr dazu: XRechnung: Format, Version und wann Sie es brauchen

Z

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat aus einem PDF/A-3-Dokument und einer eingebetteten XML-Datei in der Syntax CII, herausgegeben vom FeRD²². Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD nach Auffassung der Finanzverwaltung ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL⁴⁷⁴⁸. Weichen die Daten im XML und im sichtbaren PDF voneinander ab, gehen die Daten des strukturierten Teils vor⁶².

Siehe auch: Profil (ZUGFeRD), Factur-X, XRechnung

Mehr dazu: ZUGFeRD: welche Profile nicht als E-Rechnung gelten