E-Rechnung Kleingewerbe: Pflicht oder nicht?

Das Wort Kleingewerbe entscheidet nicht über die E-Rechnungspflicht. Ein Kleingewerbe ist nur dann dauerhaft davon befreit, wenn seine Umsätze als Kleinunternehmer steuerfrei sind.

Warum „Kleingewerbe“ über die E-Rechnungspflicht nichts entscheidet

Mit Kleingewerbe ist hier ein kleiner Betrieb gemeint. Die Regeln zur E-Rechnung kennen dieses Wort nicht. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Unternehmer, die an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leisten¹.

Für kleine Betriebe sprechen die Vorschriften von Kleinunternehmern. Das Umsatzsteuergesetz trägt dazu die Überschrift „Besteuerung der Kleinunternehmer“². Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung hat die Überschrift „Rechnungen von Kleinunternehmern“³.

Das Wort Kleingewerbe steht in keiner der Vorschriften, die diese Seite nennt. Es löst deshalb keine Pflicht aus. Es befreit auch von keiner. Diese Seite behandelt nur die Rechnungsstellung bei der Umsatzsteuer. Gewerbeanmeldung und Gewerbesteuer sind nicht ihr Thema.

Zwei Fragen helfen weiter. Erste Frage: Sind Ihre Umsätze als Kleinunternehmer steuerfrei⁴? Dann gilt der erste Fall der Tabelle.

Zweite Frage, nur wenn die erste mit Nein antwortet: Wie hoch war Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr der Ausführung⁵? Zwei gleich angemeldete Kleingewerbe können deshalb entgegengesetzte Pflichten haben. Die Antwort auf die erste Frage entscheidet, nicht die Gewerbeanmeldung.

Die Tabelle betrifft nur das Ausstellen von Rechnungen an Unternehmen, die wie Sie im Inland ansässig sind. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und die weiteren Ausnahmen folgen weiter unten. Empfangen und acht Jahre aufbewahren müssen Sie in jedem der fünf Fälle. Für Rechnungen im elektronischen Datenaustausch (EDI) gilt eine eigene Übergangsregel ohne Umsatzgrenze. Sie betrifft Umsätze, die „nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028“ ausgeführt werden. Mit Zustimmung des Empfängers ist dann ein nicht konformes Format erlaubt, ausgestellt bis 31.12.2027¹⁰. Sie ist bei den Fristen der Ausstellungspflicht beschrieben.

In vier Fragen prüfen, welche Zeile auf Ihren Betrieb zutrifft

Sind Sie Kleinunternehmer? Die zwei Zahlen, auf die es ankommt

Ein Kleinunternehmer ist ein Unternehmer im Inland mit sehr geringem Umsatz. Seine Umsätze sind dann steuerfrei, er weist keine Umsatzsteuer aus. Dafür muss sein Gesamtumsatz im Vorjahr „25 000 Euro nicht überschritten“ haben. Im laufenden Jahr darf er „100 000 Euro nicht überschreiten“¹¹.

Beide Grenzen müssen gleichzeitig eingehalten sein, nicht nur eine von beiden. Mit der Grenze von 800.000 Euro haben diese beiden Zahlen nichts zu tun.

Den Gesamtumsatz berechnen Sie „nach vereinnahmten Entgelten“¹². Es zählt also, was bei Ihnen eingeht, nicht was Sie in Rechnung stellen. Entgelt ist alles, was den Wert der Gegenleistung bildet, „jedoch abzüglich der für diese Leistung gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer“. Sie rechnen also netto¹³.

Umsätze mit Anlagevermögen bleiben „außer Ansatz“¹⁴. Der Verkauf einer Maschine oder eines Fahrzeugs zählt also nicht mit. Die Grenze von 800.000 Euro übernimmt diese Berechnung des Gesamtumsatzes und sonst nichts aus den Regeln für Kleinunternehmer⁹.

Wer Umsatzsteuer berechnet, schreibt keine Rechnung über steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmern¹⁵. Für ihn gilt der zweite Fall der Tabelle, egal wie hoch der Umsatz ist. Wie man auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, behandelt diese Seite nicht. Ihre Lage beurteilt ein Steuerberater.

Kleingewerbe als Kleinunternehmer: müssen Sie E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Eine Rechnung von Kleinunternehmern muss dauerhaft keine E-Rechnung sein. Die Verordnung sagt dazu wörtlich:

Die Rechnung kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.⁶

Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF¹⁶. Papier dürfen Sie ohne Zustimmung schicken. Für ein PDF brauchen Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung die Zustimmung des Empfängers⁷. Das Wort „immer“ knüpft an keine Übergangsfrist an. Ein Enddatum gibt es nicht.

Die Ausnahme folgt der steuerfreien Leistung. Sie hängt nicht vom Status als Kleinunternehmer ab und nicht von der Größe des Betriebs. Gemeint ist eine Rechnung über Umsätze, die als Kleinunternehmer steuerfrei sind. Ein Kleingewerbe, das mit Umsatzsteuer abrechnet, profitiert davon nicht¹⁵.

Eine solche Rechnung braucht Mindestangaben. Dazu zählen die Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Dazu zählt auch der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt¹⁷.

Das Jahressteuergesetz 2024 hat diese Regel eingeführt¹⁸. Wer eine Befreiung nur „bis 2028“ ankündigt, hat diesen Text nicht gelesen.

Ein Kleinunternehmer kann trotzdem eine E-Rechnung ausstellen, wenn er das möchte. Das Gesetz verlangt die Zustimmung des Empfängers nur, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht¹⁹. Nach Auffassung der Finanzverwaltung braucht ein Kleinunternehmer für eine E-Rechnung an einen Unternehmer im Inland keine Zustimmung²⁰²¹. Mehr dazu unter alles zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Die Ausnahme gilt nur für ausgestellte Rechnungen. Empfang und Aufbewahrung bleiben davon unberührt.

Kleingewerbe mit Umsatzsteuer: gilt die Pflicht ab 2027 oder ab 2028?

Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, müssen Sie an andere Unternehmer für deren Unternehmen eine E-Rechnung ausstellen. Das gilt, wenn Sie und Ihr Kunde beide im Inland ansässig sind¹. Diese Pflicht besteht seit dem 1. Januar 2025. Erst die Übergangsregeln setzen sie zeitweise aus. Dieselbe Mechanik gilt für Freiberufler, siehe wie dieselbe Regel für Freiberufler wirkt.

Die erste Übergangsregel gilt für Umsätze, die „nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027“ ausgeführt werden. Die Rechnung muss „bis zum 31. Dezember 2026“ übermittelt werden. Es kommt auf den ausgeführten Umsatz an, nicht auf das Rechnungsdatum. Die Regel gilt für alle Unternehmen, ohne Umsatzgrenze⁸.

Zulässig sind Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein elektronisches Format, das keine E-Rechnung ist. Die Zustimmung betrifft nur das elektronische Format, nie das Papier. Wird der Umsatz vor 2027 ausgeführt, die Rechnung aber erst nach dem 31.12.2026 übermittelt, fehlt die zweite Bedingung. Dann greift die erste Regel nicht mehr.

Die zweite Übergangsregel erfasst Umsätze, die „nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028“ ausgeführt werden. Die Rechnung muss „bis zum 31. Dezember 2027“ übermittelt werden. Es gelten dieselben Formate und dieselbe Zustimmungsregel wie bei der ersten Regel⁹.

Die zweite Regel hilft nur dem ausstellenden Unternehmen, dessen Gesamtumsatz im Vorjahr „nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“⁹⁵. Für einen Umsatz aus 2027 ist das Jahr 2026 maßgeblich. Mit genau 800.000 Euro bleiben Sie in der Übergangsregel. Erst ein Überschreiten führt heraus. Alle Termine finden Sie unter alle Fristen mit ihrer Rechtsgrundlage.

Hatte Ihr Kleingewerbe 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz, fällt es aus der zweiten Regel heraus. Es muss für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen ändert sich an diesem Datum nichts.

Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 deckt keine Übergangsregel mehr Papier oder PDF ab²². Dann gilt die Pflicht für jedes Kleingewerbe mit Umsatzsteuer¹.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks forderte am 22.06.2026 eine punktuelle Verschiebung. Die Pflicht für Unternehmen über 800.000 Euro sollte nicht am 1. Januar 2027 beginnen, sondern am 1. Januar 2028²³.

Das Kabinett beschloss den Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 am 12.08.2026. Er ändert die Übergangsregel nicht²⁴. Das Gesetzgebungsverfahren ist nicht abgeschlossen. Stand 22.09.2026 gilt der oben genannte Kalender.

Welche Rechnungen auch nach 2027 keine E-Rechnung sein müssen

Für Privatkunden gilt die Pflicht nicht. Sie betrifft nur Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen¹. Dann entfällt die Pflicht zum E-Rechnungs-Format. Eine Rechnung kann trotzdem geschuldet sein. Ein Beispiel ist eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück²⁵.

Die Pflicht gilt nur, wenn Sie und Ihr Kunde beide im Inland ansässig sind. Das Gesetz nennt dazu auch bestimmte weitere Gebiete²⁶. Ist der Kunde dort nicht ansässig, greift die Pflicht nicht.

Bestimmte Umsätze sind nach den Nummern 8 bis 29 der Steuerbefreiungen steuerfrei²⁷. Für sie nimmt das Gesetz die Pflicht zur Rechnung aus, damit auch die Pflicht zur E-Rechnung²⁸.

Für Rechnungen bis 250 Euro gilt eine dauerhafte Ausnahme. Gemeint ist der Gesamtbetrag, also brutto mit Umsatzsteuer. Wie beim Kleinunternehmer dürfen Sie solche Rechnungen „immer“ als sonstige Rechnung schicken²⁹. Die Grenze gilt für den Gesamtbetrag der ganzen Rechnung³⁰.

Empfangen und aufbewahren: was seit 2025 für jedes Kleingewerbe gilt

Seit dem 1. Januar 2025 kann Ihnen jeder Lieferant im Inland eine E-Rechnung schicken, der selbst zur E-Rechnung verpflichtet ist. Er braucht dafür Ihre Zustimmung nicht, denn das Gesetz verlangt sie in diesem Fall nicht¹⁹.

Das gilt für Ihr Kleingewerbe, auch wenn es Kleinunternehmer ist. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft nur die Rechnungen, die Sie selbst ausstellen⁶.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Das gilt auch für Kleinunternehmer:

… auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt.³¹

Was der Empfang im Einzelnen verlangt, steht unter was beim Empfang einer E-Rechnung verlangt ist.

Sie müssen das Doppel ausgestellter Rechnungen und alle erhaltenen Rechnungen „acht Jahre“ aufbewahren³². Die Frist beginnt „mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist“³³.

Während der ganzen Frist müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit erhalten bleiben³⁴³⁵. Wer eine Rechnung „nicht mindestens acht Jahre“ aufbewahrt, kann sanktioniert werden³⁶. Einzelheiten unter die Aufbewahrungsfrist im Einzelnen.

Software: was ein Kleingewerbe dafür braucht

Alle folgenden Angaben sind netto. Sie stammen von den offiziellen Preisseiten, Stand 03.09.2026^3738394041.

easybill versendet und empfängt im Tarif „Free“ für 0 Euro E-Rechnungen, bis 50 Dokumente pro Monat und 3 Kontakte. Mehr dazu unter easybill im Einzelnen. Accountable empfängt im Tarif „Rechnungen Free“ für 0 Euro E-Rechnungen in ZUGFeRD, XRechnung und PEPPOL. Das geht nur über die Smartphone-App, siehe Accountable im Einzelnen. Papierkram empfängt im Tarif „Free“ für 0 Euro E-Rechnungen, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen bei 100 MB Speicherplatz.

sevDesk stellt im Tarif „Kostenlos“ E-Rechnungen aus, empfängt aber keine. Der Empfang beginnt erst im Tarif „Buchhaltung“ für 25,90 Euro netto pro Monat bei einem Monat Laufzeit. Bei Lexware Office ist es umgekehrt. Der Empfang gehört schon zum Tarif „S“ für 7,90 Euro pro Monat. Die Ausstellung von ZUGFeRD- und XRechnungen beginnt erst bei „M“ für 12,90 Euro pro Monat, „Monatlich kündbar“.

Welche kostenlosen Tarife wirklich ausreichen, steht unter welche kostenlosen Tarife wirklich ausreichen. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD erklärt diese Seite nicht. Sie stehen unter Formate und Funktionen aller acht Anbieter.