E-Rechnung ablehnen oder abgelehnt bekommen: Ursache, Korrektur, neuer Versand

Eine abgelehnte E-Rechnung scheitert oft an einem Formatfehler oder einem Geschäftsregelfehler, und der Prüfbericht nennt den Fall. Wer eine E-Rechnung empfängt, darf eine fehlerhafte Datei ablehnen, aber bei einer gültigen E-Rechnung kein PDF verlangen.

Wer hat abgelehnt: Prüfprogramm, Empfänger oder Kunde?

Wer die Rechnung abgelehnt hat, entscheidet über Ihren nächsten Schritt. Im ersten Fall hat ein Prüfprogramm die Datei zurückgewiesen: der Validator, Ihr Rechnungsprogramm oder das Empfangssystem des Kunden. Es erzeugt einen Prüfbericht, also die Liste der Fehler, die es in der Datei gefunden hat. Dieser Bericht ist keine Entscheidung der Finanzverwaltung. Die Fehlerarten im Prüfbericht erklären wir gleich im Anschluss. Haben Sie noch keinen Bericht, können Sie die Datei hier prüfen: E-Rechnung kostenlos im Browser prüfen.

Im zweiten Fall lehnt eine Person beim Kunden ab, etwa mit „Das können wir nicht öffnen“ oder „Wir wollen ein PDF“. Dann steckt oft gar kein Fehler in der Rechnung. Im dritten Fall erwartete der Kunde eine E-Rechnung und bekam ein PDF oder Papier. Das ist eine Frage der Zustimmung und des Zeitpunkts. Beide Fälle klären wir im Abschnitt über das Ablehnen einer E-Rechnung. Die Empfangsportale öffentlicher Verwaltungen und ihre Statusmeldungen behandeln wir hier nicht. Die Seite betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen.

Den Prüfbericht lesen: Formatfehler oder Geschäftsregelfehler?

Es gibt zwei BMF-Schreiben zur E-Rechnung, vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025. Die Fehlerarten stehen erst im Schreiben vom 15.10.2025. Ein Prüfbericht trennt meist zwei Sorten von Meldungen. Das Schema ist die technische Struktur, die eine Datei einhalten muss. Eine Geschäftsregel ist eine inhaltliche Vorgabe des Formats, etwa dass der Steuerbetrag zum Steuersatz passen muss.

Bei einem Formatfehler ist die Datei keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung, wie ein PDF¹. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei keiner zulässigen Syntax und ihren technischen Vorgaben entspricht. Welcher Art der Fehler ist, spielt dann keine Rolle. Nur er ändert die Dokumentart.

Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn die Datei gegen eine Geschäftsregel ihres Formats verstößt². Die Finanzverwaltung nennt zwei Beispiele: ein leeres Pflichtfeld des Formats und einen Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt. Betrifft der Fehler keine Pflichtangabe der Rechnung, ist er steuerlich ohne Bedeutung³. Das gilt etwa für die fehlende Käuferreferenz einer XRechnung. Pflichtangaben sind die Angaben, die jede Rechnung tragen muss, etwa Name, Anschrift, Datum, Betrag und Steuer. Beim Vorsteuerabzug zieht der Kunde die Steuer aus Ihrer Rechnung von der Umsatzsteuer ab, die er selbst zahlt.

Ein Inhaltsfehler ist der dritte Fall: Eine Pflichtangabe fehlt oder stimmt nicht, etwa Betrag, Steuersatz, Empfänger oder Leistung. Dann ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß³. Den Begriff verwendet auch die Finanzverwaltung. Ein Prüfprogramm meldet manche Inhaltsfehler als Geschäftsregelfehler. Ein falscher Steuersatz kann dagegen jede Prüfung bestehen. Die Prüfung ersetzt deshalb nicht die eigene Kontrolle durch den Kunden. Den Originaltext einer Regel aus dem Bericht finden Sie unter Prüfregeln der XRechnung im Originaltext. Zum Format selbst: Aufbau und Version der XRechnung.

Die häufigsten Ursachen und was sie steuerlich bedeuten

Von der Beobachtung führt jede Zeile zur Fehlerart und zur Korrektur. Die Spalte „Fehlerart“ greift die beiden Arten des vorigen Abschnitts auf. „Kein Fehler“ heißt: Die Rechnung selbst ist richtig.

Ein PDF ohne Zustimmung gilt nur in den Übergangsfristen; die Daten stehen im Abschnitt über das Ablehnen einer E-Rechnung. Eine XML-Datei lesen Sie ohne Bezahlprogramm mit XRechnung kostenlos öffnen. Die Profile im Detail: ZUGFeRD-Profile im Überblick.

Neu senden: in welcher Reihenfolge Sie vorgehen

Beheben Sie zuerst die Ursache in Ihrem Rechnungsprogramm und erzeugen Sie daraus eine neue Datei. Bearbeiten Sie die XML nicht von Hand, denn schon eine kleine Änderung verletzt leicht eine Regel des Formats. Prüfen Sie die neue Datei vor dem Versand erneut: Datei vor dem Versand prüfen.

Die Pflichtangaben müssen vollständig und richtig sein. Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß³. Ein Programm, das die Datei selbst erzeugt und prüft, vermeidet die meisten Formatfehler: Rechnungsprogramme mit E-Rechnung im Vergleich. Die förmliche Berichtigung einer schon akzeptierten Rechnung behandeln wir hier nicht. Die Seite betrifft das erneute Senden einer abgelehnten Rechnung.

Eine Rechnung an ein anderes Unternehmen muss innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt sein¹⁰. Was ein erster, abgelehnter Versand für diese Frist bedeutet, sagt kein geprüfter Text. Wer innerhalb dieser sechs Monate eine neue, korrigierte Datei sendet, muss die Frage gar nicht klären.

Bevor Sie die Datei erneut senden, sollten diese Punkte erledigt sein.

• Ursache im Prüfbericht gefunden und eingeordnet
• Datei im Programm neu erzeugt, nicht retuschiert
• ZUGFeRD ab 2.0.1, nicht MINIMUM oder BASIC-WL, oder XRechnung 3.0
• Neuer Prüfbericht ohne Fehler
• Pflichtangaben kontrolliert: Name, Anschrift, Datum, Betrag, Steuer
• Versandweg mit dem Kunden geklärt
• Sendeprotokoll, also Versandnachweis, abgelegt

E-Rechnung ablehnen: was Sie als Empfänger dürfen

Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können¹¹. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein Kleinunternehmer ist eine kleine Firma, die keine Umsatzsteuer berechnet. Beim Empfang per E-Mail verlangt die Finanzverwaltung kein gesondertes Postfach¹². Mehr dazu: E-Rechnungen empfangen, auch ohne eigene Software.

Die Finanzverwaltung hat in ihren Vorgaben festgelegt, was geschieht, wenn ein Empfänger eine E-Rechnung technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert:

„Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung empfangen zu können, bzw. verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.“

Der Satz stammt aus den Vorgaben der Finanzverwaltung⁹. Eine sonstige Rechnung ist Papier oder ein anderes elektronisches Format, etwa PDF. Der Rechnungsaussteller hat seine Pflichten erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt hat und seine Versandbemühungen nachweist, etwa durch ein Sendeprotokoll¹³. Die XML-Datei lesen Sie kostenlos: XRechnung kostenlos lesbar machen. Eine gültige E-Rechnung abzulehnen schützt nicht.

Erhalten Sie ein PDF, ohne zugestimmt zu haben, gilt: Während der Übergangsregel braucht ein PDF die Zustimmung des Empfängers, Papier nicht. Für alle Unternehmen gilt die Übergangsregel nur, wenn die Leistung vor dem 01.01.2027 erbracht und die Rechnung bis zum 31.12.2026 übermittelt wird¹⁴. Ein Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 darf sie für Leistungen im Jahr 2027 nutzen, wenn er bis zum 31.12.2027 übermittelt¹⁵. Der Gesamtumsatz ist die Summe der im Jahr eingenommenen Nettobeträge. Bestimmte steuerfreie Umsätze und der Verkauf von Anlagevermögen wie Maschinen zählen nicht mit¹⁶. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, verliert die Übergangsregel für Leistungen ab dem 01.01.2027. Alle Termine finden Sie unter alle Fristen der E-Rechnung im Überblick, eine Vorlage im Musterschreiben zur Zustimmung für PDF-Rechnungen.

Hat die Datei einen Formatfehler, ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung¹. Als elektronisches Format braucht sie in der Übergangszeit Ihre Zustimmung⁷. Ohne Zustimmung können Sie eine korrekte Rechnung verlangen. Ein Geschäftsregelfehler, der keine Pflichtangabe betrifft, ist steuerlich ohne Bedeutung³. Sie können die Rechnung dann annehmen und eine korrigierte Fassung anfordern.

Bei einem Inhaltsfehler, etwa falschem Betrag oder falschem Empfänger, fordern Sie eine Rechnung mit dem richtigen Inhalt an. Den Einzelfall beurteilt ein Steuerberater; hier gilt nur die allgemeine Regel. Schicken Sie die Anfrage schriftlich und nennen Sie drei Dinge: die betroffene Rechnung, die Art des Fehlers und die Zeile im Prüfbericht.

Folgen: Vorsteuerabzug, Frist, kein Bußgeld für Formatfehler

Kein eigener Bußgeldfall für ein falsches Format. Für die E-Rechnung zählen zwei Fälle der Bußgeldvorschriften: eine nicht oder zu spät ausgestellte Rechnung und eine Aufbewahrung von weniger als acht Jahren. Keiner betrifft das Format¹⁷. Außerdem muss jemand vorsätzlich oder leichtfertig handeln, also absichtlich oder aus grober Nachlässigkeit.

Die Geldbuße kann bis zu 5.000 Euro betragen. Das ist ein Höchstbetrag, kein fester Betrag, und eine Ordnungswidrigkeit, keine Straftat¹⁸. Die 30.000 Euro betreffen dagegen nicht gezahlte Steuer, nicht die Rechnung. Mehr dazu: was bei der E-Rechnung wirklich an Bußgeld droht.

Das größere Risiko trägt der Kunde. Es geht dabei um seine Steuer, nicht um ein Bußgeld. Eine Datei mit Formatfehler gilt als sonstige Rechnung¹. War eine E-Rechnung Pflicht, berechtigt eine sonstige Rechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug¹⁹. Für Sie als Aussteller heißt das: Ein Kunde, der um seinen Abzug fürchtet, meldet sich bei Ihnen. Die Geschäftsbeziehung leidet darunter.

Die Rechnung, die Sie am Ende ausstellen, müssen Sie wie jede Rechnung acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem Sie die Rechnung ausgestellt haben²⁰. Für die abgelehnte Fassung sagen die geprüften Texte nicht, ob eine Aufbewahrung nötig ist. Mehr dazu: Aufbewahrungsfrist: acht Jahre statt zehn.

Häufige Irrtümer

„Ein falsches Format kostet 5.000 Euro Bußgeld.“ Das trifft nicht zu: Im Katalog der Bußgelder gibt es keinen Fall für ein falsches Format¹⁷. Die Obergrenze von 5.000 Euro trifft die fehlende oder verspätete Rechnung.

„Der Kunde kann die E-Rechnung ablehnen und ein PDF verlangen“ stimmt nicht, denn er hat keinen Anspruch auf eine andere Form⁹.

„Jede rote Meldung macht die Rechnung ungültig“ und „ZUGFeRD ist ZUGFeRD“ sind zwei Irrtümer. Ein Geschäftsregelfehler, der keine Pflichtangabe betrifft, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung steuerlich ohne Bedeutung³. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht. Erst ab Version 2.0.1 zählt ein ZUGFeRD-Profil⁴.

„Auch Papier braucht die Zustimmung des Kunden“ stimmt nicht. Die Zustimmung betrifft in der Übergangszeit nur ein elektronisches Format, das keine E-Rechnung ist, etwa ein PDF. Papier verlangt sie nicht⁷.

„Es gibt das eine BMF-Schreiben zur E-Rechnung“ ist ein Irrtum. Es gibt zwei, vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025, und die Fehlerarten stammen aus dem zweiten¹.