Kleinbetragsrechnung 2026: Pflichtangaben bis 250 Euro und keine E-Rechnung nötig

Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto braucht 2026 nur vier Pflichtangaben. Diese Rechnung muss auch in den Folgejahren keine E-Rechnung sein, die Ausnahme gilt dauerhaft.

Kleinbetragsrechnung: die Grenze von 250 Euro brutto

Für eine Rechnung über 180 Euro brutto genügen vier Angaben. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, ist eine Kleinbetragsrechnung¹. Auch eine Rechnung über genau 250,00 Euro gehört noch dazu. Das Gesetz sagt „nicht übersteigt“: Die Grenze gilt bis einschließlich dieses Betrags.

Gesamtbetrag heißt: der Betrag, den der Kunde tatsächlich zahlt, mit Umsatzsteuer. Die Grenze von 250 Euro gilt für den Bruttobetrag einer einzelnen Rechnung. Die 800.000-Euro-Grenze für die E-Rechnung betrifft dagegen den Gesamtumsatz des Ausstellers im Jahr. Das ist die Summe seiner Einnahmen ohne Umsatzsteuer, gezählt nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist².

Pro Rechnung, nicht pro Jahr.

Die Größe des Betriebs, der die Rechnung ausstellt, spielt keine Rolle. Ein großes Geschäft kann eine Kleinbetragsrechnung ausstellen, ebenso ein kleiner Handwerker. Das Dokument muss auch nicht „Kleinbetragsrechnung“ heißen. Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, gleich wie es genannt wird³.

Welche Pflichtangaben auf einer Kleinbetragsrechnung genügen

Die Durchführungsverordnung zum Umsatzsteuergesetz legt eine Liste fest. Sie nennt vier Angaben, die eine Kleinbetragsrechnung mindestens enthalten muss, hier im Wortlaut.

„Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, 2. das Ausstellungsdatum, 3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und 4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.“

Die folgende Tabelle zeigt dieselben vier Angaben in einfacher Sprache¹.

Diese vier Angaben reichen aus.

„In einer Summe“ heißt: ein einziger Betrag, der die Umsatzsteuer schon enthält. Dazu kommt der Steuersatz, das ist der Prozentsatz, mit dem die Umsatzsteuer berechnet wird. Diese Liste verlangt keinen eigenen Betrag für die Umsatzsteuer⁷. Gesamtbetrag und Steuersatz reichen für diesen Punkt der Liste aus.

Nicht auf der Liste stehen Name und Anschrift des Kunden, die Rechnungsnummer, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers und das Datum der Leistung. Diese Angaben stehen nicht in dieser Liste, Sie dürfen sie aber trotzdem auf die Rechnung schreiben. Die Liste verbietet keine dieser Angaben. Sie verlangt sie aber auch nicht, die vier Angaben aus der Tabelle genügen.

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer als Rechnungsempfänger von seiner eigenen Umsatzsteuer abziehen kann. Wann das gilt, regeln eigene Vorschriften. Diese Seite gibt sie nicht wieder. Das Muster einer Kleinunternehmer-Rechnung mit allen Pflichtangaben und das Glossar zur E-Rechnung helfen weiter.

Muster einer Kleinbetragsrechnung

Das Muster enthält die vier Angaben und sonst nichts. Die Felder in eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre eigenen Angaben.

Rechnungsnummer und Kundenname lassen sich dem Muster hinzufügen, wenn Sie das möchten. Für eine Kleinbetragsrechnung sind beide Angaben freiwillig, denn die Liste der vier Angaben nennt sie nicht.

Kleinbetragsrechnung 2026 und E-Rechnung: warum die Ausnahme dauerhaft gilt

Die Ausnahme von der E-Rechnung steht im selben Text wie die vier Angaben, in einem eigenen Satz. Er lautet wörtlich:

„Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“

Der zitierte Satz stammt aus der Verordnung⁸. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das die Software des Empfängers automatisch lesen und verarbeiten kann⁹. Eine sonstige Rechnung ist dagegen eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel ein einfaches PDF¹⁰. Eine E-Rechnung ist für sie nie vorgeschrieben.

Das Wort „immer“ im zitierten Satz verweist auf kein Datum. Für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland gilt: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen¹¹. Für die übrigen Unternehmen gilt das ab dem 01.01.2028, Kleinunternehmer ausgenommen¹². Die Kleinbetragsrechnung ist an keines dieser beiden Daten gebunden, ihre Ausnahme gilt davon unabhängig. Die Termine für Ihren Betrieb zeigen alle Fristen 2025 bis 2028 im Überblick und die Erklärung, ab wann die E-Rechnungspflicht für Ihren Betrieb gilt.

Kleinunternehmer haben für ihre Rechnungen denselben Satz¹³, siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer. Fahrausweise, also Fahrkarten für die Personenbeförderung, haben ebenfalls denselben Satz¹⁴.

Auf Papier brauchen Sie für eine Kleinbetragsrechnung nie die Zustimmung des Kunden. Eine Kleinbetragsrechnung als PDF ist eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format. Ihr Versand erfordert die Zustimmung des Empfängers¹⁵¹⁶, also sein Einverständnis mit dieser Form. Alles dazu steht unter was für PDF-Rechnungen bis Ende 2026 und danach gilt und im Musterschreiben für die Zustimmung zur PDF-Rechnung.

Eine E-Rechnung über einen Kleinbetrag darf der Aussteller freiwillig versenden. Zwischen zwei Unternehmen in Deutschland braucht er dafür nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Zustimmung des Empfängers¹⁷¹⁸.

Wann die Ausnahme nicht greift

Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro, ist die Rechnung keine Kleinbetragsrechnung mehr. Die ganze Rechnung verliert dann den Status, nicht nur der Teil über der Grenze. Eine E-Rechnung ist dann nötig, auch wenn der Teil mit E-Rechnungspflicht weniger als 250 Euro brutto beträgt. So sieht es die Finanzverwaltung in ihren Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025¹⁹²⁰.

In drei Fällen gilt die kurze Liste mit den vier Angaben auch bei höchstens 250 Euro brutto nicht²¹. Es handelt sich um diese Fälle.

• Verkauf von Waren an Privatpersonen in ein anderes EU-Land (Fernverkauf).
• Lieferung von Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land (innergemeinschaftliche Lieferung).
• Der Kunde schuldet die Umsatzsteuer selbst, nicht der Aussteller der Rechnung (Reverse-Charge).

Der Satz mit „immer“ gilt nur für Rechnungen mit der kurzen Liste⁸. In diesen drei Fällen entfällt deshalb auch die dauerhafte Ausnahme von der E-Rechnung. Nach der allgemeinen Regel ist eine E-Rechnung dann nötig, wenn Aussteller und Kunde Unternehmen sind, die beide in Deutschland ansässig sind¹².

Beim Empfang gilt die Ausnahme nicht, sie betrifft nur das Ausstellen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss seit dem 01.01.2025 jedes Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung empfangen können, auch über einen kleinen Betrag²². Ein eigenes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen ist nach ihrer Auffassung nicht nötig²³. Wie das ohne eigene Software geht, steht unter E-Rechnungen empfangen, auch ohne eigene Software.

Kleinbetragsrechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, ausgestellte als Doppel und erhaltene ebenso²⁴. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde²⁵. Die ausführliche Erklärung finden Sie unter Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre.