Bewirtungsbeleg 2026: Pflichtangaben, Restaurantrechnung und E-Rechnung

Ein Bewirtungsbeleg hält Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Betrag fest und trägt Ihre Unterschrift. Bis 250 Euro reicht als Rechnung der Kassenbon des Restaurants, darüber muss die Rechnung zusätzlich Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lokals, Rechnungsnummer und Ihren Namen tragen.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ein Geschäftsessen kostet 180 Euro; ob 126 Euro davon den Gewinn mindern, entscheiden der Bon des Lokals und Ihre Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Der Bewirtungsbeleg ist ein sogenannter Eigenbeleg. Das ist ein Dokument, das Sie selbst schreiben, nicht das Restaurant. Zusammen mit der Rechnung des Restaurants bildet er den Nachweis, den das Finanzamt verlangt.

Das Gesetz verlangt, dass Sie fünf Angaben schriftlich festhalten: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen¹. Ort und Tag sagen, wo und wann das Essen stattfand. Teilnehmer und Anlass sagen, wer dabei war und aus welchem Grund Sie eingeladen haben. Das Finanzamt kann den Abzug versagen.

Bewirtungskosten mindern Ihren Gewinn nur zu 70 Prozent. Das gilt nur für angemessene Kosten, also Beträge, die man allgemein für vernünftig hält. Außerdem müssen Sie Höhe und Anlass der Kosten belegen¹. Bei 180 Euro sind 126 Euro genau 70 Prozent. Es geht um den Betriebsausgabenabzug: Die Kosten senken Ihren steuerpflichtigen Gewinn. Die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen, bleibt außen vor.

Bei einem Essen in einer Gaststätte, also im Restaurant, genügen im Eigenbeleg zwei Angaben: Anlass und Teilnehmer. Die Rechnung des Restaurants müssen Sie dem Beleg beifügen². Das Finanzamt verlangt außerdem Ihre Unterschrift auf dem Eigenbeleg³. Ein vorgeschriebenes Formular gibt es nicht, die Unterschrift aber ist Pflicht. Als Muster dient die Checkliste weiter unten.

Reicht der Kassenbon des Restaurants bis 250 Euro?

Eine Restaurantrechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, ist eine Kleinbetragsrechnung: eine Rechnung mit weniger Pflichtangaben. Die Grenze gilt brutto: Gemeint ist der Betrag einschließlich Umsatzsteuer⁴. Liegt Ihre Restaurantrechnung darunter, gelten die Regeln dieses Abschnitts. Mehr dazu finden Sie unter Regeln für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Den Eigenbeleg brauchen Sie trotzdem: Er bleibt auch bei kleinen Rechnungen Pflicht.

Eine Kleinbetragsrechnung enthält vier Angaben. Sie lauten: vollständiger Name und vollständige Anschrift des Restaurants, Ausstellungsdatum, Art und Menge der Speisen und Getränke, Betrag einschließlich Umsatzsteuer und der Steuersatz⁴. Für den Abzug der Bewirtungskosten verlangt das Finanzamt zusätzlich, dass der Tag des Essens aus der Rechnung hervorgeht⁵.

Die Rechnung muss jedes Gericht und jedes Getränk einzeln nennen. Die Angabe „Speisen und Getränke“ mit einem Gesamtbetrag genügt nicht. Ein Kassenbon, der nur eine Summe ausweist, reicht Ihnen als Nachweis also nicht. Der genaue Wortlaut:

„Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht.“

Diese Vorgabe stammt von der Finanzverwaltung des Bundes⁶.

Der Kassenbon einer elektronischen Kasse mit TSE gilt bis 250 Euro als ordnungsgemäße sonstige Rechnung⁷. TSE ist ein Sicherheitsmodul, das Kassendaten vor Änderung schützt. Sonstige Rechnung heißt: Rechnung auf Papier oder als PDF, ohne feste Datenstruktur. Eine Kleinbetragsrechnung darf immer auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF ausgestellt werden. Eine E-Rechnung ist dafür nie Pflicht, weder 2027 noch 2028⁸.

Was muss auf einer Restaurantrechnung über 250 Euro stehen?

Eine Rechnung über 250 Euro behält alle Angaben der Kleinbetragsrechnung und braucht drei weitere⁹. Die Steuernummer des Restaurants oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss darauf stehen, eine von beiden genügt¹⁰. Eine fortlaufende Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben¹¹. Der Name des Gastgebers gehört auch dazu. Eine Rechnung, die den Empfänger der Leistung richtig nennt, erfüllt diese Bedingung¹².

Hat das Restaurant eine elektronische Kasse, erkennt das Finanzamt nur Rechnungen an, die die Kasse selbst erstellt, elektronisch aufzeichnet und mit einer TSE schützt⁷. Die Kasse selbst muss die Rechnung erzeugen, nicht ein Mitarbeiter von Hand.

In einem Lokal mit elektronischer Kasse bringt ein handgeschriebener oder nur gedruckter Beleg ohne TSE keinen Abzug, auch nicht zu 70 Prozent⁷.

Die folgende Checkliste dient als Bewirtungsbeleg Muster. Sie zeigt zu jeder Angabe, ab welchem Betrag sie gilt und ob das Restaurant oder Sie sie liefern.

Die Liste gilt für Essen im Restaurant. Sonst nennt der Eigenbeleg alle fünf Angaben aus „Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?“

Wann bekommen Sie vom Restaurant eine E-Rechnung?

Das Restaurant muss eine E-Rechnung ausstellen, wenn es und sein Kunde Unternehmen in Deutschland sind und das Essen dem Betrieb des Kunden dient¹³. Eine E-Rechnung liegt in einem Datenformat vor, das Software automatisch liest. Ein PDF ist keine. Bei privaten Kunden oder privaten Essen besteht nie eine Pflicht zur E-Rechnung. Bis 250 Euro ebenfalls nicht, siehe „Reicht der Kassenbon des Restaurants bis 250 Euro?“

Jedes Restaurant darf Essen zwischen 1. Januar 2025 und 31. Dezember 2026 noch auf Papier abrechnen, wenn die Rechnung bis 31. Dezember 2026 geschickt wird. Ein PDF braucht dabei die Zustimmung des Kunden, Papier nie¹⁴. Ebenso dürfen Restaurants mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 Essen im Jahr 2027 noch so abrechnen, wenn die Rechnung bis 31. Dezember 2027 geschickt wird¹⁵.

Restaurants über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 verlieren die Ausnahme für Essen ab dem 1. Januar 2027. Gesamtumsatz meint hier die im Jahr eingenommenen Beträge ohne Umsatzsteuer; einige steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit¹⁶. Ein Restaurant mit genau 800.000 Euro bleibt in der Ausnahme.

Eine dritte Ausnahme betrifft EDI-Rechnungen aus einem vereinbarten elektronischen Datenaustausch zwischen zwei Unternehmen. Mit Zustimmung des Kunden bleiben sie für Essen im Jahr 2027 erlaubt, wenn sie bis 31. Dezember 2027 ausgestellt sind, ohne Umsatzgrenze¹⁷.

Den Gesamtumsatz des Restaurants kennen Sie als Kunde nicht. Ab dem 1. Januar 2027 kann ein Geschäftskunde deshalb in einem Restaurant einen Kassenbon bekommen und in einem anderen eine E-Rechnung.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt keine Übergangsregel mehr. Dann muss jedes Restaurant, das kein Kleinunternehmer ist, für ein Geschäftsessen über 250 Euro eine E-Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland ausstellen¹³¹⁸. Mehr dazu: alle Fristen der E-Rechnungspflicht 2025, 2027 und 2028. Die 800.000-Euro-Grenze gilt hier für das Restaurant, nicht für Sie. Ob Ihr eigener Betrieb für seine Rechnungen darüber liegt, zeigt der Rechner für die 800.000-Euro-Grenze.

Über 250 Euro darf das Restaurant zuerst einen Kassenbon als sonstige Rechnung ausgeben und ihn später durch eine E-Rechnung korrigieren⁷. Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss diese E-Rechnung genau und eindeutig auf den ursprünglichen Kassenbon verweisen¹⁹. Das ist Sache des Restaurants, nicht Ihre.

Für den Abzug der Kosten darf die Restaurantrechnung als E-Rechnung kommen, als PDF oder auf Papier, das Sie danach einscannen²⁰. Papier braucht nie eine Zustimmung. Ein PDF braucht die Zustimmung des Kunden²¹.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung empfangen können²². Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist für den Empfang per E-Mail kein gesondertes Postfach nötig²³. Wie das geht, steht unter E-Rechnungen empfangen, auch ohne Software.

Wie führen Sie den Bewirtungsbeleg digital?

Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 lässt einen Bewirtungsbeleg ganz ohne Papier zu. Sie dürfen den Eigenbeleg gleich digital anlegen oder einen Papierbeleg einscannen. Freigeben können Sie ihn mit einer elektronischen Signatur oder einer elektronischen Bestätigung der Angaben. Danach darf niemand die Angaben ändern, ohne dass die Änderung sichtbar bleibt²⁴.

Der digitale Eigenbeleg muss mit der Rechnung oder dem Kassenbon digital zusammengeführt sein. Ein einfacher Verweis vom Eigenbeleg auf die Rechnung genügt. Ein Index, ein Barcode oder ein Link in einem System zur Verwaltung von Dokumenten ist zulässig²⁵. Findet sich keine Rechnung dazu, gelten die Angaben als fehlend. Dann entfällt der Abzug.

Die Angaben dürfen Sie auch direkt auf der digitalen Rechnung, auf dem eingescannten Kassenbon oder auf dem visualisierten Dokument der E-Rechnung vermerken²⁵. Das visualisierte Dokument ist die lesbare Darstellung der Datei der E-Rechnung auf dem Bildschirm.

Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 regelt noch weitere Fälle, die diese Seite nicht behandelt. Es geht um eine ausgefallene TSE, eine später ausgestellte Rechnung, Gutscheine für Mahlzeiten, einen Eigenbeleg auf Papier zu einer digitalen Rechnung und Essen im Ausland²⁶.

Wie lange müssen Sie Bewirtungsbelege aufbewahren?

Empfangene Rechnungen, auch die des Restaurants, bewahren Sie acht Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde²⁷. Buchungsbelege sind die Belege zu einer Buchung in Ihrer Buchführung. Auch sie bewahren Sie acht Jahre auf. Zehn Jahre gelten etwa für Bücher, Inventare und Bilanzen²⁸. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Frist für die Steuerfestsetzung (Festsetzungsfrist) noch läuft²⁹. Mehr dazu: Aufbewahrungsfrist für Rechnungen im Detail.