Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Was Sie für die E-Rechnung brauchen

Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer muss E-Rechnungen nur empfangen und aufbewahren, nicht ausstellen. Mehrere Tarife mit Empfang kosten 0 €, der günstigste Bezahltarif kostet 7,90 € netto im Monat.

Preise am 16.10.2026 auf den Anbieterseiten geprüft · netto

Was muss ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer können?

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen. Ihre Rechnung darf immer eine sonstige Rechnung sein¹. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF². Das Gesetz sagt dazu:

„Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“

Diese Regel hat das Jahressteuergesetz 2024 eingeführt (BGBl. 2024 I Nr. 387). Sie hängt an keiner Übergangsfrist und hat kein Enddatum. Sie gilt dauerhaft. Freiwillig dürfen Kleinunternehmer trotzdem E-Rechnungen ausstellen. Mehr dazu steht weiter unten.

Empfangen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen aber schon. Jedes Unternehmen im Inland muss seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt das auch für Kleinunternehmer³. Die Übergangsregeln ändern daran nichts. Sie betreffen nur das Ausstellen, nicht den Empfang und nicht die Aufbewahrung⁴.

Jede empfangene Rechnung müssen Sie acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde⁵. In dieser Zeit muss die Rechnung echt, unverändert und lesbar bleiben⁶.

Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, damit ein Programm sie elektronisch verarbeiten kann⁷. Sie ist also für die Maschine gemacht und nicht für das menschliche Auge. Ihr Rechnungsprogramm braucht darum drei Fähigkeiten: empfangen, lesen und aufbewahren.

Das Recht dazu steht auf zwei eigenen Seiten: die Rechtslage für Kleinunternehmer im Detail und die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren mit allen Sonderfällen.

Geht es ohne Rechnungsprogramm?

Das Gesetz beschreibt die E-Rechnung als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ wird. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen⁸. Kein Gesetzestext nennt eine bestimmte Software, ein bestimmtes Portal oder einen bestimmten Dienstleister, den Sie nutzen müssten. Die Finanzverwaltung schreibt zum Empfang:

„Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich.“⁹

Das Prüfwerkzeug dieser Seite prüft eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei direkt im Browser. Sie müssen nichts installieren, und es ist kostenlos. Es speichert nichts von dem, was Sie prüfen. Die Archivierung und ein Buchhaltungsprogramm ersetzt es nicht.

XRechnung und ZUGFeRD im Browser prüfen

Ohne Software müssen Sie selbst sichern, dass die Rechnung acht Jahre lang echt, unverändert und lesbar bleibt⁶. Die Frist kann länger laufen, soweit und solange die Festsetzungsfrist für betroffene Steuern nicht abgelaufen ist¹⁰. Die Festsetzungsfrist ist die Zeit, in der das Finanzamt Steuern noch festsetzen oder ändern darf. Welche Ablage die Anforderungen erfüllt, sagen die Quellen dieser Seite nicht.

Ohne eigenes Programm kommen vor allem Betriebe aus, die wenige Rechnungen erhalten und ihre Buchhaltung nicht in einem Werkzeug führen. Wer diesen Weg wählt, muss jede Datei selbst benennen, aufbewahren und wiederfinden. Das gilt acht Jahre lang, und die Datei muss lesbar bleiben. Den Einzelfall klärt ein Steuerberater. Hier lässt er sich nicht entscheiden.

Welches kostenlose Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer empfängt E-Rechnungen?

Drei kostenlose Tarife empfangen E-Rechnungen, bei einem fehlt die Angabe. sevDesk Kostenlos stellt aus. Den Empfang nennt die Preisseite für diesen Tarif nicht. Der Tarif kostet 0,00 € (Stand 16.10.2026)¹¹. Er erlaubt „3 Rechnungen / E-Rechnungen pro Monat“ in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Die Zeile „Empfangene E-Rechnungen erfassen“ ist erst ab dem Tarif „Buchhaltung“ angehakt.

Zum Anbieter: sevDesk

Papierkram Free kostet 0,00 €, bietet einen Nutzer und 100 MB Speicher (Stand 16.10.2026)¹². Die Zeile „E-Rechnungen, XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen empfangen“ ist angehakt. Die Preisseite erklärt: „In allen Paketen können E-Rechnungen im XML-Format empfangen, abgelegt und verbucht werden. Papierkram erstellt automatisch einen lesbaren Beleganhang aus den XML-Daten.“ Auf die 100 MB kommt es bei acht Jahren Aufbewahrung an. Wie viele Rechnungen hineinpassen, ist nicht dokumentiert. Anbieter ist die odacer finanzsoftware GmbH. Papierkram Free erstellt weder XRechnung noch ZUGFeRD. Für Kleinunternehmer ist das ohne Belang.

Zum Anbieter: Papierkram

easybill Free kostet 0 € und erlaubt 50 Dokumente pro Monat und drei Kontakte (Stand 16.10.2026)¹³. Die Zeile „E-Rechnung Versand & Empfang“ ist in der Free-Spalte der Matrix angehakt. Ein Werbeblock derselben Seite spricht dagegen von „kostenpflichtigen Tarifen“. Die Matrix hat Vorrang. Jede eingehende E-Rechnung zählt als Dokument im Kontingent. Die GoBD-konforme Archivierung berechnet easybill zusätzlich. GoBD-konform heißt: nach den Regeln der Finanzverwaltung für elektronische Buchführung und Aufbewahrung. Der Betrag steht in einer gesonderten Tabelle. Er ist in unserem Preisstand nicht erfasst.

easybill im Detail: Kontingent und Archivierungskosten · Zum Anbieter: easybill

Accountable Rechnungen Free kostet 0,00 € (Stand 16.10.2026)¹⁴. Der Tarif läuft nur per Smartphone. Er erlaubt ein Bankkonto und fünf Ausgaben pro Monat. Die Zeile „Erhalte E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL)“ ist angehakt. Ob eine empfangene E-Rechnung als Ausgabe zählt, sagt die Preisseite nicht. Sie sagt auch nicht, ob der Free-Tarif archiviert.

Zum Anbieter: Accountable

Ausstellung und Empfang zu 0 € stehen unter kostenlose Tarife mit Versand und Empfang im Vergleich nebeneinander. Diese Seite behandelt nur den Empfang.

Ab welchem Preis empfängt eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer E-Rechnungen?

Alle Preise in diesem Abschnitt sind netto, zzgl. MwSt. bzw. USt. Es sind Katalogpreise ohne Aktionen. Bei monatlicher Zahlung ist der Preis anders als der umgerechnete Monatspreis bei einjähriger Bindung. Beide stehen da, wo der Anbieter beide anbietet.

Lexware Office S kostet 7,90 € netto pro Monat und ist „Monatlich kündbar“ (Stand 16.10.2026)¹⁵. Anbieter ist die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Sie nennt den Tarif „Belegerfassung und -archiv“. Die Zeile „E-Rechnung erfassen“ ist schon im Tarif S angehakt. Erstellen und Übermitteln von E-Rechnungen gibt es dagegen erst ab Tarif M, der 12,90 € kostet.

Dieser Tarif empfängt, ohne auszustellen. Das passt genau zu den E-Rechnung-Pflichten von Kleinunternehmern. Was er für die Aufbewahrung leistet, sagt die Preisseite über das Wort „archiv“ hinaus nicht.

Lexware Office im Detail: alle Tarife und Funktionen · Zum Anbieter: Lexware Office

FastBill Solo kostet 10 € bei monatlicher Zahlung (Stand 16.10.2026)¹⁶. Bei jährlicher Zahlung kostet es 9 € pro Monat, die auf einmal abgebucht werden. Der Tarif gilt für einen Nutzer und ein Bankkonto. Zur Empfangszeile heißt es: „Empfang, Darstellung und Auslesung von E-Rechnungen im ZUGFeRD und X-Rechnungsformat“. „Darstellung“ ist das Wort, das den Bedarf „lesen“ abdeckt.

Zum Anbieter: FastBill

Papierkram S kostet 15,90 € bei monatlicher Zahlung und 12,90 € pro Monat mit Jahresvertrag (Stand 16.10.2026)¹². Der Preis stieg zwischen dem 03.09. und dem 11.10.2026. Relevant ist der Speicher: 1.000 MB statt 100 MB. XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen ist die zweite Neuerung. Für Kleinunternehmer ist sie ohne Belang.

sevDesk Rechnung kostet 11,90 € monatlich, 9,90 € bei 12 und 8,90 € bei 24 Monaten Laufzeit (Stand 16.10.2026)¹¹. Der Tarif empfängt nicht. Empfang gibt es ab „Buchhaltung“ mit 25,90 €, 22,90 € und 19,90 € (1 / 12 / 24 Monate).

WISO MeinBüro Web, „Rechnungen & Angebote“, kostet 10,90 € pro Monat, nur im Jahresabo (130,80 € pro Jahr, Stand 16.10.2026)¹⁷. Es gilt die Grenze „Bis 25.000,00 € Umsatz pro 365 Tage“. Der Tarif empfängt nicht. Empfang gibt es ab „Buchhaltung“ mit 19,90 € pro Monat oder 238,80 € pro Jahr. Beide Einstiegstarife verkaufen die Ausstellung, nicht den Empfang.

BuchhaltungsButler Light kostet 39,90 € bei monatlicher Laufzeit und 29,90 € bei einem Jahr Laufzeit mit monatlicher Zahlung (Stand 16.10.2026)¹⁸. „E-Rechnung senden & empfangen“ ist enthalten. Dieser Preis bezahlt eine Buchhaltung, nicht nur den Empfang: BuchhaltungsButler mit allen Tarifen.

Empfang und Ausstellung stehen so in der Funktionsmatrix der jeweiligen Preisseite. Das Gesetz schreibt Kleinunternehmern die Ausstellung nicht vor¹. Ob ein Tarif eingehende E-Rechnungen prüft, sagt keine der acht Preisseiten.

Was Tarife mit dem Etikett „Kleinunternehmer“ zusätzlich verkaufen

Accountable Rechnungen Plus trägt das Etikett „Für Kleinunternehmer“. Der Tarif kostet 12,40 € bei monatlicher und 9,90 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, „zzgl. USt“ (Stand 16.10.2026)¹⁴. Neu gegenüber dem Free-Tarif ist der Webzugang zum Modul für Einnahmen. Den Empfang und den unbegrenzten Versand von E-Rechnungen enthält schon Rechnungen Free.

Papierkram S richtet sich laut Preisseite an „Gründer:innen, Kleinunternehmer:innen, nebenberuflich Selbstständige“ (Stand 16.10.2026)¹². Der Tarif ergänzt Speicher und die Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD. Diese Funktion müssen Kleinunternehmer laut Gesetz nicht nutzen¹.

Freiwillig dürfen Sie E-Rechnungen ausstellen. Kleinunternehmer bleiben Sie nur, solange Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet¹⁹. Dann gelten die allgemeinen Regeln. Sie können in vier Fragen prüfen, ob und ab wann Sie ausstellen müssen.

Was die Preisseiten der Anbieter nicht sagen

Keine der acht Preisseiten kündigt eine Prüfung eingehender E-Rechnungen an. sevDesk spricht von automatischer Datenextraktion, FastBill von „Auslesung“. Die Finanzverwaltung unterscheidet zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern²⁰. Bei einem Formatfehler entspricht die Datei nicht der zulässigen Syntax. Bei einem Geschäftsregelfehler verstößt sie gegen fachliche Regeln des Formats. Was das für Kleinunternehmer als Empfänger bedeutet, sagen diese Quellen nicht. Den Einzelfall klärt ein Steuerberater.

easybill berechnet die GoBD-konforme Archivierung zusätzlich. Der Betrag ist in unserem Preisstand nicht erfasst. Ein gekündigtes Konto fällt auf Free zurück. Was danach mit dem Archiv geschieht, steht nicht auf der Seite. Neue Angaben eines Anbieters tragen wir nach. Sie stehen dann im Änderungsprotokoll mit Datum und Quelle.