easybill: E-Rechnung in allen Tarifen, auch im Free

Bei easybill sind Versand und Empfang von E-Rechnungen laut Funktionsmatrix in allen vier Tarifen enthalten, auch im „Free“ für 0 €. Extra bezahlen Sie für Dokumente über dem Monatskontingent und für die Archivierung.

Preise am 16.10.2026 auf den Anbieterseiten abgelesen · netto

Was kostet easybill? Vier Tarife, zwei Preise pro Tarif

„Alle Preise sind netto zzgl. MwSt.“, so die Preisseite von easybill. Bei „Professional“ und „Premium“ richtet sich der Preis nach der Dokumentenmenge, die Sie am Regler wählen (bis zu 200.000 Dokumente pro Monat). Die Staffelung steht nicht fest auf der Seite, daher die „ab“-Preise.

Netto heißt: ohne Umsatzsteuer. Die Tarifpreise sind seit unserer ersten Erhebung vom 03.09.2026 gleich geblieben¹.

Als Abo-Laufzeit können Sie Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr wählen. Die Seite zeigt nur den Monats- und den Jahrespreis. Quartals- und Halbjahrespreis sind nicht abzulesen. Das Abo verlängert sich automatisch. Sie können es jederzeit im Kundenkonto kündigen. Die Kündigung gilt zum Ende der laufenden Periode. Nach der Kündigung eines kostenpflichtigen Tarifs läuft Ihr Konto im Tarif „Free“ weiter. Das ist ein Dauertarif, keine Testphase.

Die Testphase dauert 7 Tage und deckt den Umfang von „Premium“ ab. Sie brauchen dafür keine Kreditkarte. „Free“ dagegen bleibt dauerhaft nutzbar. Ein zusätzlicher Mitarbeiter kostet 5 €. Für welchen Zeitraum und für welche Tarife das gilt, ist nicht festgehalten.

Anbieter der Software ist die easybill GmbH mit Sitz in Neuss. Die vollständige Tarifübersicht steht auf der Preisseite von easybill.

easybill im Vergleich mit sieben weiteren Anbietern, am selben Tag abgelesen

Welcher Tarif erfüllt die E-Rechnungspflicht – auch der kostenlose Free?

Laut Vergleichsmatrix erfüllt jeder Tarif die Pflicht. Versand und Empfang gehören zu „Free“, „Starter“, „Professional“ und „Premium“. Die Tarife unterscheiden sich beim Dokumentenkontingent, bei den Kontakten und bei der Archivierung. Bei der E-Rechnung unterscheiden sie sich nicht.

In der Vergleichsmatrix der Preisseite ist die Zeile „E-Rechnung Versand & Empfang“ in allen vier Spalten angehakt, „Free“ eingeschlossen. Wir haben dafür den Quellcode der Seite Zelle für Zelle geprüft, nicht nur einen herausgelösten Text. Die Infobox zu dieser Zeile lautet wörtlich:

„Erstelle und versende E-Rechnungen gemäß der E-Rechnungspflicht 2025. Empfange E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format.“²

Dieselbe Seite sagt aber auch etwas anderes. Ein Marketingblock behauptet: „In allen kostenpflichtigen Tarifen enthalten: E-Rechnung erstellen & empfangen.“ Wir folgen der Vergleichsmatrix, weil sie die Funktionen tarifgenau auflistet. Der Marketingblock ist ein Werbetext. Für den Tarif „Free“ ist er ungenau.

Für den Empfang nennt die Infobox zwei Formate: ZUGFeRD und XRechnung. Für den Versand spricht sie nur von E-Rechnungen „gemäß der E-Rechnungspflicht 2025“. Ein Format nennt sie dort nicht. Auch sonst steht auf der Preisseite keine Formatangabe für den Versand.

Welches ZUGFeRD-Profil die Software erzeugt, gibt die Preisseite nicht an. Welche XRechnung-Version sie unterstützt, ist ebenfalls nicht dokumentiert. Ob die Software eingehende E-Rechnungen auf Konformität prüft, steht auch nicht auf der Preisseite. Das Profil zählt aus diesem Grund: Das Bundesministerium der Finanzen erkennt ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 an, „mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL“. Das steht in der FAQ E-Rechnung des Bundesministeriums der Finanzen (Stand März 2026, Frage 7)³.

Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können⁴. Auch zum Versand sind Unternehmen in Deutschland untereinander verpflichtet⁵. Dafür gelten aber Übergangsregeln.

Die erste Übergangsregel gilt bis zum 31.12.2026. Alle Unternehmen dürfen einen bis dahin ausgeführten Umsatz auf Papier übermitteln. Mit Zustimmung des Empfängers geht auch ein anderes elektronisches Format. Die Rechnung muss spätestens am 31.12.2026 übermittelt sein⁶.

Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 dürfen das bis zum 31.12.2027 fortsetzen. Das gilt für Umsätze, die nach dem 31.12.2026 ausgeführt werden⁷. Wer darüber liegt, hat diese Möglichkeit nicht. Hier finden Sie alle Fristen mit ihrer Rechtsgrundlage.

Ab wann wird aus dem Tarifpreis mehr? Das Dokumentkontingent

Das Kontingent zählt in „Dokumenten“, nicht in Rechnungen. Im „Free“ sind das 50 pro Monat. Als Dokument zählt jedes Angebot, jeder Auftrag, jede Rechnung, jede E-Rechnung, jeder Lieferschein und jeder erfasste Beleg. Es ist egal, ob er eingeht oder ausgeht. Auch eine empfangene E-Rechnung zählt mit.

Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Eine Umsatzschwelle gibt es nicht⁴. Ist der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet, braucht er dafür nicht Ihre Zustimmung⁸. Auf ein PDF, das Ihr Kontingent schont, haben Sie deshalb keinen Anspruch. Laut Finanzverwaltung hat ein Unternehmen, das eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, kein Anrecht auf eine andere Rechnung⁹. Jede E-Rechnung eines Lieferanten, die Sie in easybill erfassen, zählt also zum Monatskontingent. Mehr dazu unter was der Empfang von E-Rechnungen seit 2025 verlangt.

Die „Flex-Option“ kostet 0,29 € pro Dokument über dem Monatskontingent. Eine „Kostenbremse“ deckelt den Betrag. Ihre Höhe nennt die Preisseite nicht. Für welche Tarife die Flex-Option gilt, ist ebenfalls nicht festgehalten, auch nicht, ob sie für „Free“ gilt.

Ob ein Lieferant, dessen Rechnungen Sie erfassen, zu den 3 Kontakten des „Free“ zählt, gibt die Preisseite nicht an.

Was kostet die GoBD-Archivierung bei easybill zusätzlich?

easybill berechnet die Archivierung gesondert. Die GoBD-Archivierungskosten fallen jeden Monat zusätzlich zum Tarifpreis an. Sie stehen in einer eigenen Tabelle der Preisseite. Dort heißt es wörtlich: „Für die zeitlich unbegrenzte, GoBD-konforme Speicherung deiner Dokumente fallen zusätzlich Archivierungskosten an.“ Die Beträge haben wir nicht abgelesen. Wir geben sie hier deshalb nicht wieder.

Sie müssen ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und jede empfangene Rechnung acht Jahre aufbewahren¹⁰. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde¹¹. In dieser Zeit müssen drei Dinge gesichert sein: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit¹².

Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Rechnung nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig¹³. Es sind acht Jahre, nicht zehn. Mehr dazu unter warum für Rechnungen acht und nicht zehn Jahre gelten.

easybill verkauft eine „zeitlich unbegrenzte“ Aufbewahrung. Das Gesetz verlangt acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres. Die Frist endet aber nicht, soweit und solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft¹⁴.

Der Tarifpreis deckt die Erstellung und den Versand der Dokumente ab. Für die Aufbewahrung haben Sie zwei Wege. Sie zahlen den Archivierungsposten bei easybill, oder Sie archivieren selbst an anderer Stelle. Der Preis von „Free“ (0 €) oder „Starter“ (9 € im Jahresabo) ist daher nicht der Preis einer Lösung, die die acht Jahre erfüllt.

Nach der Kündigung eines kostenpflichtigen Tarifs läuft das Konto im „Free“ weiter. Was dann mit den archivierten Dokumenten und der Abrechnung der Archivierung geschieht, gibt die Preisseite nicht an.

Vorteile und Nachteile

• Vorteil: Versand und Empfang von E-Rechnungen sind in allen vier Tarifen enthalten, auch im dauerhaft kostenlosen „Free“.
• Vorteil: Sie können das Abo jederzeit im Kundenkonto kündigen, zum Ende der laufenden Periode. Die Testphase von 7 Tagen deckt den Umfang von „Premium“ ab, ohne Kreditkarte.
• Nachteil: Die Dokumentengrenze zählt alles, auch empfangene E-Rechnungen. Darüber kostet die Flex-Option 0,29 € je Dokument.
• Nachteil: Die GoBD-Archivierung wird gesondert berechnet. Ihre Höhe haben wir nicht erfasst.
• Nachteil: Das Format des Versands, das ZUGFeRD-Profil und die XRechnung-Version nennt die Preisseite nicht.

Für wen eignet sich easybill – und für wen nicht?

Der Tarif „Free“ trägt Sie bis 50 Dokumente im Monat, 3 Kontakte und eine geregelte Archivierung. Diese drei Grenzen müssen zusammen passen. Es sind höchstens 50 Dokumente pro Monat, eingehende Belege eingeschlossen. Dazu kommen 3 Kontakte. Und Sie müssen die Archivierung geklärt haben, über den Zusatzposten oder anderswo.

Nach eigenen Angaben richtet sich easybill an Startups, Kleinunternehmen und den Onlinehandel. Weniger geeignet ist easybill für Betriebe mit vielen Lieferantenrechnungen und Kontakten. Sie stoßen im „Free“ schnell an die Grenzen. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Archivierung nicht gesondert bezahlen oder nicht selbst führen wollen.

Kleinunternehmer¹⁵ sind dauerhaft davon befreit, E-Rechnungen zu versenden. Ihre Rechnung darf „immer“ als sonstige Rechnung übermittelt werden¹⁶. Das ist eine Rechnung, die nicht als E-Rechnung gilt, zum Beispiel auf Papier. Zum Empfang und zur Aufbewahrung sind sie aber weiter verpflichtet. Ein 0-€-Tarif mit Empfangsfunktion deckt davon die Empfangspflicht ab.

Im Vergleichsfeld versenden zwei weitere kostenlose Tarife XRechnung und ZUGFeRD. Nur bei einem von ihnen nennt die Preisseite auch den Empfang. Accountable „Rechnungen Free“ bietet den Versand von E-Rechnungen ohne Mengenbegrenzung. Er empfängt in ZUGFeRD, XRechnung und PEPPOL. Das geht aber nur über die Smartphone-App und mit 5 Ausgaben im Monat. sevDesk „Kostenlos“ erlaubt 3 Rechnungen bzw. E-Rechnungen im Monat. Ob dieser Tarif E-Rechnungen empfängt, nennt die Preisseite nicht. Mehr dazu: Accountable im Detail, sevDesk im Detail, kostenlose E-Rechnungs-Software im Vergleich.

easybill im Vergleich mit anderen Anbietern

Eine eigene Gegenüberstellung mit einem einzelnen Anbieter gibt es für easybill bisher nicht. Zur Einordnung dienen alle elf Anbieter im Preisvergleich, Software für Kleinunternehmer und fünf Alternativen zu sevDesk. Zu den Alternativen zählt auch easybill.

Was die Preisseite offenlässt

Diese Punkte lässt die Preisseite von easybill offen:

• Höhe der GoBD-Archivierungskosten
• Höhe der „Kostenbremse“
• Geltung der „Flex-Option“ in den einzelnen Tarifen, auch im „Free“
• Format der versendeten E-Rechnungen
• Erzeugtes ZUGFeRD-Profil und unterstützte XRechnung-Version
• Konformitätsprüfung eingehender E-Rechnungen
• Definition eines „Kontakts“ bei Lieferanten
• Preise bei Quartals- und Halbjahreszahlung
• Verbleib des Archivs nach Rückkehr zu „Free“

Jede geklärte Frage halten wir mit Datum im Änderungsprotokoll fest.