XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format Sie brauchen

Beide Formate sind E-Rechnungen. Welches Sie schicken, entscheidet der Empfänger und nicht Ihre Software.

Worin unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD überhaupt?

Eine elektronische Rechnung ist gesetzlich festgelegt. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie muss außerdem eine elektronische Verarbeitung ermöglichen¹. Ein strukturiertes Format ist eine Datei, die ein Programm selbst auslesen kann. Eine PDF ohne solche Daten gilt nur als sonstige Rechnung².

Das Format muss der europäischen Norm entsprechen. Es muss außerdem zur Liste der Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU passen³. Aussteller und Empfänger können auch ein anderes Format vereinbaren. Es muss dann die richtige und vollständige Auslesung der Pflichtangaben in ein normkonformes oder mit der Norm interoperables Format ermöglichen⁴. Weder XRechnung noch ZUGFeRD stehen im Gesetzestext.

XRechnung: Format und Version ist eine reine XML-Datei. XML ist ein Dateiformat für strukturierte Daten. Die XRechnung ist eine Spezifikation der KoSIT auf Grundlage der EN 16931. Es gibt sie in den Syntaxen UBL und CII. Das sind zwei Schreibweisen für dieselben Daten. Die geltende Version ist 3.0, in Kraft seit dem 01.02.2024. Das aktuelle Bundle heißt „XRechnung 3.0.2 Summer 2026 Bugfix“. Es hat die Fassung vom 31.08.2026⁵.

ZUGFeRD: Profile im Detail ist dagegen ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML in der Syntax CII. Es beruht auf demselben Datenmodell der EN 16931. Es steht in derselben Spezifikation wie das französische Factur-X. Die aktuelle ZUGFeRD-Version ist 2.5.2. Sie wurde im Infopaket des FeRD vom 04.08.2026 veröffentlicht⁶.

Das Bundesfinanzministerium antwortet in Frage 7 seiner Fragen und Antworten (Stand März 2026):

„Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung.“

Beide Formate stehen damit rechtlich gleich⁷. Das Wort „Insbesondere“ zeigt: Die Liste ist nicht abschließend. Die elektronischen Rechnungsformate sind „nicht auf nationale Formate beschränkt“, wenn sie der EN 16931 entsprechen⁸.

Die überarbeitete Norm EN 16931-1:2026 wurde im Mai 2026 veröffentlicht. Die Fassung von 2017 ist formell zurückgezogen. Sie bleibt während der Übergangszeit aber weiterhin konform⁹.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich: die zehn wichtigsten Unterschiede

Quellen: BMF, FAQ E-Rechnung, Frage 7 (Stand März 2026); ERechV; KoSIT, xeinkauf.de; FeRD, ferd-net.de. Die Codes erklärt das Lexikon der XRechnung-Fehlercodes. Die BR-DE-Regeln wendet der KoSIT-Validator nur an, wenn BT-24 eine XRechnung-Kennung trägt. Das zeigt die Szenarien-Konfiguration des Validators.

Welches Format verlangt der Empfänger?

Wer einer Bundesbehörde eine Rechnung stellt, muss sie elektronisch ausstellen und übermitteln¹⁰. Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) schreibt dafür „grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung“ vor¹¹. Ein anderer Standard bleibt zulässig, „wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht“¹². Nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro gilt diese Pflicht nicht¹³.

Die ERechV gilt nur für den Bund. Für Länder und Kommunen gelten andere Regeln, die diese Seite nicht behandelt. Maßgeblich ist dort die Vorgabe des jeweiligen Auftraggebers. Die Übermittlung an den Bund läuft über ein Verwaltungsportal des Bundes¹⁴. Das Format ist damit eine andere Frage als der Übermittlungsweg. Der Anbieter Papierkram bewirbt seine XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien „für die Rechnungsstellung an Behörden und einige Konzerne“¹⁵.

Zwischen zwei Unternehmern im Inland muss die Rechnung eine E-Rechnung sein. Die Übergangsregeln des Gesetzes bleiben vorbehalten¹⁶. XRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Pflicht beide. Das gilt, solange Sie kein ausgeschlossenes Profil verwenden¹⁷.

Der Empfänger im Inland muss nach Auffassung der Finanzverwaltung die technischen Voraussetzungen zum Empfang schaffen¹⁸. Was beim Empfang Pflicht ist, lesen Sie unter was beim Empfang von E-Rechnungen Pflicht ist. Ein Empfänger, der die E-Rechnung nicht annehmen kann oder will, hat kein Anrecht auf eine sonstige Rechnung stattdessen¹⁹. Dann gilt der Aussteller als seinen Pflichten nachgekommen, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt hat. Er muss die Übermittlung außerdem nachweislich versucht haben, etwa mit einem Sendeprotokoll²⁰.

Für die elektronische Übermittlung einer Rechnung brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht²¹. Bei einem Kunden im Ausland oder einem Privatkunden gibt es diese Pflicht nicht. Dann brauchen Sie seine Zustimmung sogar für eine XRechnung. Bei einem Geschäftskunden im Inland entfällt sie, ob XRechnung oder ZUGFeRD.

Ein Großkunde oder eine Einkaufsplattform kann in den eigenen Vertragsbedingungen ein bestimmtes Format verlangen. Das ist keine gesetzliche Pflicht, sondern eine Vorgabe aus dem Vertrag. Dann gilt das Format, das der Vertrag nennt, Rechnung für Rechnung und Kunde für Kunde.

Warum ist bei ZUGFeRD das Profil wichtiger als die Version?

Ein Profil ist die Ausbaustufe einer ZUGFeRD-Datei, also wie viele Angaben sie enthält. Das Bundesfinanzministerium akzeptiert ZUGFeRD ab der Version 2.0.1. Es schließt ausdrücklich die Profile MINIMUM und BASIC-WL aus. Diese beiden Profile transportieren nicht alle Pflichtangaben im strukturierten Teil. Deshalb erfüllen sie die EN 16931 nicht.

Die Profile BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) und EXTENDED schließt das Ministerium nicht aus. Eine Liste „zugelassener“ Profile veröffentlicht es aber nicht. Sie sind nicht ausgeschlossen, mehr sagt die Quelle nicht.

Ein Dokument, das die Formatvoraussetzungen nicht erfüllt, ist keine E-Rechnung. Die Finanzverwaltung nennt das einen Formatfehler²². Nach Ablauf der Übergangsfristen betrifft das Risiko den Vorsteuerabzug des Empfängers. Vorsteuerabzug heißt: Der Empfänger zieht die Umsatzsteuer aus der Eingangsrechnung von seiner eigenen Umsatzsteuer ab. Ein Geschäftsregelfehler dagegen ist nicht automatisch fatal. Das gilt, solange die Pflichtangaben einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz korrekt bleiben²³²⁴²⁵.

Bei der XRechnung stellt sich nicht die Frage des Profils, sondern die der Version. Die Version 3.0 gilt seit dem 01.02.2024. Das aktuelle Bundle ist 3.0.2 in der Fassung vom 31.08.2026. Normative Änderungen veröffentlicht das BMI im Bundesanzeiger⁵.

XRechnung 4.0 liegt seit dem 15.09.2026 als Vorversion vor. Sie beruht auf der EN 16931-1:2026. Sie ist nicht in Kraft und hat kein offizielles Anwendungsdatum. Die KoSIT erwartet die finale Fassung „voraussichtlich im Frühjahr 2027“. Wer XRechnung 3.0.x erzeugt, bleibt konform. Mehr zu den Profilen lesen Sie unter welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung gelten. Mehr zu den Übergangsfristen steht unter Fristen im Detail.

Was heißt Lesbarkeit in der Praxis?

Eine XRechnung ist reine XML. Ohne Software kann ein Mensch sie nicht lesen. Die empfangende Software erzeugt daraus üblicherweise eine lesbare Ansicht. Papierkram dokumentiert das so: „erstellt automatisch einen lesbaren Beleganhang aus den XML-Daten“¹⁵.

Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnet sich dagegen in jedem gewöhnlichen PDF-Programm. Die Maschine liest das eingebettete XML. Weichen beide voneinander ab, gehen die Daten des strukturierten Teils vor. Das ist die Auffassung der Finanzverwaltung²⁶.

Das Gesetz verlangt keine Lesbarkeit für Menschen. Es verlangt, dass die Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglicht¹. Eine PDF ohne eingebettetes XML bleibt eine sonstige Rechnung, so lesbar sie auch ist². Die Aufbewahrungsfrist ist für beide Formate gleich, nämlich acht Jahre²⁷. Mehr dazu unter Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen.

Wie erkenne ich, welches Format ich vor mir habe?

Die Datei allein verrät nicht immer, was sie ist. Eine .xml-Datei kann eine XRechnung sein. Sie kann auch das aus seinem PDF gelöste XML einer ZUGFeRD-Rechnung sein. Eine .pdf-Datei kann eine ZUGFeRD-Rechnung sein oder eine einfache PDF. Auf dem Bildschirm sehen Sie keinen Unterschied. Das Profil steht ausschließlich im XML, im Feld BT-24 (Specification identifier). In der PDF-Ansicht erscheint es nicht.

Das Prüfwerkzeug dieser Seite, E-Rechnung im Browser prüfen, erkennt die Syntax (UBL oder CII). Es liest das Feld BT-24 und damit das Profil: XRechnung, ein ZUGFeRD-Profil oder Peppol BIS Billing. Es markiert MINIMUM und BASIC-WL als vom Ministerium ausgeschlossen. Es prüft auch, ob die wichtigsten Pflichtangaben der EN 16931 vorhanden sind. Die Datei verlässt dabei den Browser nicht.

Das Werkzeug prüft nicht die inhaltliche Richtigkeit der Felder. Es prüft auch nicht das vollständige Regelwerk aus Schema- und Geschäftsregeln, die ZUGFeRD-Version und die PDF/A-3-Konformität. Diesen vollständigen Regelsatz deckt der Validator der KoSIT ab. Der Validator ist das Prüfprogramm der KoSIT. Das Werkzeug dieser Seite ersetzt ihn nicht.

Wir haben am 03.09.2026 die acht Preisseiten der Anbieter geprüft. Keine nennt eine XRechnung-Version, eine Syntax oder ein ZUGFeRD-Profil. Bei einem Programm „mit ZUGFeRD“ lässt sich also nicht ablesen, welches Profil es erzeugt. Das ist nicht dokumentiert. Daraus folgt nicht, dass ein Anbieter ein ausgeschlossenes Profil liefert. Erstellen Sie deshalb eine Testrechnung und prüfen Sie sie, bevor die erste echte Rechnung hinausgeht. Die Prüfung unterscheidet einen Formatfehler von einem Geschäftsregelfehler.

Muss ich mich beim Softwarekauf festlegen?

Nein, nicht wirklich. Sieben von acht geprüften Anbietern erzeugen beide Formate im selben Tarif. Das eine oder das andere kostet keinen Aufpreis. Das zeigt der Anbietervergleich vom 03.09.2026^{28293031323315}.

Es gilt ab diesem Tarif: Lexware Office ab dem Tarif M, sevDesk ab dem Tarif Kostenlos, easybill ab Free, FastBill ab Solo und Accountable ab Free. Bei WISO MeinBüro (Web) gilt es ab Rechnungen & Angebote. Bei Papierkram gilt es ab S, nicht im Free. BuchhaltungsButler nennt auf seiner Preisseite keines der beiden Formate³⁴.

Die Entscheidung fällt also nicht beim Kauf der Software. Sie fällt bei jeder einzelnen Rechnung, je nach Empfänger. Beim Empfang der Rechnungen unterscheiden sich die Tarife dagegen wirklich. Siehe dazu welcher Tarif E-Rechnungen auch empfängt.