Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Rechnung und E-Rechnung

Bei der Kleinunternehmerregelung 2026 darf der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € betragen. Eine E-Rechnung müssen Kleinunternehmer nicht ausstellen.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung?

Die Verkäufe und Leistungen eines Kleinunternehmers sind bei der Umsatzsteuer steuerfrei, wenn die Voraussetzungen der Regelung erfüllt sind.¹ Umsatzsteuer ist die Steuer, die viele Menschen als Mehrwertsteuer kennen. Steuerfrei bedeutet hier: Auf diese Verkäufe und Leistungen ist keine Umsatzsteuer zu zahlen.

Die Regel gilt für Unternehmer, die in Deutschland ansässig, also dort niedergelassen sind.¹ Das Gesetz sagt dazu „im Inland ansässig“.

Wie die E-Rechnung für zwei verwandte Profile aussieht, erklären wir auf zwei anderen Seiten: E-Rechnung im Kleingewerbe und E-Rechnung für Freiberufler. Diese Seite erklärt die Grundregel, nicht die Berechnung der Steuer.

Welche Grenzen gelten bei der Kleinunternehmerregelung 2026?

Die Kleinunternehmerregelung hat zwei Bedingungen, und beide müssen zur selben Zeit erfüllt sein. Der Gesamtumsatz im Vorjahr darf 25.000 € nicht überschritten haben, und der Gesamtumsatz im laufenden Jahr darf 100.000 € nicht überschreiten.¹ Für das Jahr 2026 ist das Vorjahr also das Jahr 2025, und das laufende Jahr ist 2026.

„Ein […] Umsatz […] ist steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet. […]“

„Nicht überschritten“ heißt: Der Betrag darf höchstens so hoch sein wie die Grenze. Genau 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr erfüllen die erste Bedingung also noch. Genau 100.000 € im laufenden Jahr erfüllen die zweite Bedingung ebenfalls noch.

Der Gesamtumsatz ist die Summe der steuerbaren Umsätze, gerechnet nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem Geld, das wirklich eingegangen ist.² Gezählt wird nicht die geschriebene Rechnung, sondern das eingegangene Geld. Ein Entgelt ist der Preis für eine Leistung, ohne die Umsatzsteuer.³

Es zählt der Zahlungseingang.

Daraus folgt: Eine Rechnung vom Dezember 2025, die erst im Januar 2026 bezahlt wird, zählt für das Jahr 2026. Sie erhöht also den gezählten Betrag für 2026 und nicht den für 2025.

Zwei Dinge zählen nicht zum Gesamtumsatz. Das sind bestimmte steuerfreie Verkäufe und Leistungen, die das Gesetz einzeln aufführt,² und der Verkauf von Gegenständen des Anlagevermögens.⁴ Details dazu stehen unten bei den Häufigen Fragen.

Das Gesetz nennt keine Jahreszahl, sondern das „vorangegangene“ und das „laufende Kalenderjahr“. Die 2026 nennt nur das Jahr der Anwendung.

Was passiert, wenn der Umsatz die Grenze überschreitet?

Ein Unternehmen mit genau 25.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2025 erfüllt die erste Bedingung für 2026. Ein Unternehmen mit 25.001 € Gesamtumsatz im Jahr 2025 erfüllt sie nicht. Ein einziger Euro entscheidet also über die erste Bedingung. Gerechnet wird in beiden Fällen nach dem eingegangenen Geld.

Bei der Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr gibt es kein Warten bis zum nächsten Jahr. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist schon der Umsatz, mit dem diese Grenze überschritten wird, nicht mehr steuerfrei.⁵

Das BMF nennt dazu ein Beispiel. Ein Unternehmer hatte im Vorjahr 20.000 € Gesamtumsatz und im laufenden Jahr bisher 80.000 €. Ein neuer Kunde bestellt für 40.000 € und zahlt sofort. Mit dieser Zahlung liegt der Unternehmer über 100.000 €. Schon dieser Auftrag ist in voller Höhe nicht mehr steuerfrei. Der Unternehmer muss die Folgen beachten, zum Beispiel bei der Rechnung und bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung.⁶

Wer im laufenden Jahr nahe an die 100.000 € kommt, fragt am besten früh das Finanzamt oder einen Steuerberater. Einen Rat für den Einzelfall kann diese Seite nicht geben.

Die besonderen Rechnungsregeln für Kleinunternehmer gelten nur für Verkäufe und Leistungen, die wegen der Kleinunternehmerregelung steuerfrei sind.⁷ Wenn die Steuerbefreiung entfällt, gelten diese Sonderregeln für die betroffenen Umsätze nicht mehr. Die allgemeinen Termine der E-Rechnung finden Sie unter alle Fristen der E-Rechnung im Überblick.

Was muss auf der Rechnung eines Kleinunternehmers stehen?

Eine Rechnung eines Kleinunternehmers nennt zuerst den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Kunden. Dazu kommt eine Nummer, und Sie haben die Wahl zwischen drei: der Steuernummer, der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Die Steuernummer erhält das Unternehmen vom Finanzamt. Die beiden letzten vergibt das Bundeszentralamt für Steuern. Hinzu kommt das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Genannt werden auch Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Leistung.⁷

Der Preis steht in einer Summe auf der Rechnung, also als ein einziger Betrag. Ein Hinweis nennt die Befreiung der Kleinunternehmer und die gesetzliche Regel dazu. Stellt der Kunde die Rechnung aus, muss das Wort „Gutschrift“ darauf stehen.⁷ Das ist eine Rechnung, die der Kunde nach vorheriger Absprache anstelle des Lieferanten ausstellt.

Bei kleinen Rechnungen gelten die eigenen Regeln für Kleinbetragsrechnungen weiter, auch wenn der Aussteller Kleinunternehmer ist.⁸ Gemeint sind Rechnungen, bei denen der Gesamtbetrag höchstens 250 € beträgt, also der Betrag insgesamt.⁹

Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen, empfangen und aufbewahren?

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als „sonstige Rechnung“ verschicken.¹⁰ Das heißt: auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, zum Beispiel als einfaches PDF statt als E-Rechnung¹¹. Unter einer E-Rechnung versteht man Daten in einem festen Format, die Programme automatisch lesen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine sonstige Rechnung ist jede Rechnung, die kein solches Datenformat nutzt.

„Eine Rechnung nach Satz 1 kann […] immer als sonstige Rechnung […] übermittelt werden.“

Das Wort „immer“ macht die Ausnahme dauerhaft, anders als die Übergangsregeln, die Ende 2026 oder Ende 2027 enden. Die Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen trifft Kleinunternehmer bei der Ausstellung deshalb nicht.¹² Die Regel erlaubt Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF, verbietet die E-Rechnung aber nicht, denn die Vorschrift sagt „kann“.

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 empfangen können, und zwar ohne Übergangsfrist.¹³ Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt das ausdrücklich auch für Kleinunternehmer.¹⁴ Wer E-Rechnungen per E-Mail erhält, braucht dafür kein eigenes Postfach, das nur für E-Rechnungen da ist.¹⁵ Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine Rechnung auf Papier oder als PDF. Der Rechnungsaussteller hat seine Pflichten erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt hat und nachweisen kann, dass er sich um den Versand bemüht hat. Ein Nachweis ist zum Beispiel ein Sendeprotokoll.¹⁶ Wie das technisch geht, lesen Sie unter E-Rechnungen empfangen: was technisch nötig ist.

Kleinunternehmer bewahren erhaltene und eigene Rechnungen acht Jahre auf, ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.¹⁷ Die oft genannten zehn Jahre betreffen keine Rechnungen, mehr dazu unter Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre, nicht 10.

Die Kleinunternehmerregelung arbeitet mit den Grenzen 25.000 € und 100.000 €. Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 nicht mehr als 800.000 € betrug, dürfen für Umsätze aus 2027 noch bis zum 31.12.2027 eine Papierrechnung schicken.¹⁸ Mit Zustimmung des Kunden ist auch eine elektronische Rechnung in einem anderen Format erlaubt. Beide Regeln haben nur eines gemeinsam: die Definition des Gesamtumsatzes.² Für die Ausstellung ändert die 800.000-Euro-Grenze bei Kleinunternehmern nichts, weil ihre Ausnahme dauerhaft gilt, mehr unter die 800.000-Euro-Grenze im Detail.

Das Detail zur E-Rechnung für dieses Profil finden Sie auf der Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer: was genau gilt. Wer ein Programm für Rechnungen sucht, findet Hilfe unter Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer im Vergleich.