E-Rechnung Freiberufler: was ab wann gilt

Für Freiberufler gibt es keine Sonderregel. Sie empfangen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 und stellen sie spätestens ab 2028 aus, außer bei dauerhaften Ausnahmen.

Gibt es eine Sonderregel für Freiberufler?

Nein. Das Gesetz verpflichtet Unternehmer zur E-Rechnung¹. Ob Ihre Einkünfte aus freiem Beruf oder aus Gewerbe stammen, fragt die Vorschrift nicht. Die Wörter „Freiberufler“ und „Gewerbe“ kommen in dieser Nummer nicht vor.

Entscheidend ist, dass Sie und Ihr Kunde Unternehmer sind. Eine fehlende Gewerbeanmeldung nimmt Sie deshalb nicht aus der Pflicht. Den umgekehrten Fall ordnet die Seite Kleingewerbe und E-Rechnung ein.

Drei Fragen entscheiden, ob Sie E-Rechnungen ausstellen müssen. Erstens: Sind Sie Kleinunternehmer²? Zweitens: Sind Ihre Umsätze steuerfrei, also ohne Umsatzsteuer³? Solche Umsätze erfasst die Pflicht nicht⁴. Drittens: Sitzen Ihre Kunden in Deutschland?

Eine vierte Frage klärt, ab wann die Pflicht gilt: Wie hoch war Ihr Gesamtumsatz 2026? Der Test Bin ich betroffen? stellt alle vier Fragen. Ob Sie im Sinne der Einkommensteuer als Freiberufler gelten, spielt keine Rolle. Der Beruf entscheidet nicht.

Was gilt seit dem 1. Januar 2025: empfangen und aufbewahren

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich elektronisch verarbeiten lässt⁵. Eine Software kann ihre Daten also selbst auslesen. Als Freiberufler müssen Sie solche Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. So sieht es die Finanzverwaltung⁶.

Ein Lieferant im Inland braucht dafür Ihre Zustimmung nicht. Das Gesetz verlangt die Zustimmung des Empfängers nur, wenn keine Pflicht zur E-Rechnung besteht⁷. Die Übergangsregeln helfen nur dem Aussteller der Rechnung, nicht dem Empfänger⁸.

Zum Empfang per E-Mail brauchen Sie kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen. So sieht es die Finanzverwaltung⁹. Das klärt nur den Übertragungsweg. Lesbarkeit und Aufbewahrung der Datei sind damit nicht geregelt.

Sie müssen empfangene Rechnungen und das Doppel ausgestellter Rechnungen acht Jahre aufbewahren¹⁰. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde¹¹.

Während der ganzen Frist müssen drei Dinge stimmen¹²¹³. Die Herkunft muss echt sein, der Inhalt unversehrt, und Sie müssen die Rechnung lesen können. Details finden Sie unter Aufbewahrungsfrist: acht Jahre, nicht zehn.

Ob Sie die XML-Datei im ursprünglichen Format aufbewahren müssen, ist in unseren geprüften Quellen nicht dokumentiert. Mehr dazu lesen Sie unter was der Empfang einer E-Rechnung verlangt.

Ab wann müssen Sie selbst E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht zum Ausstellen besteht rechtlich schon seit dem 1. Januar 2025¹. Das Gesetz erlaubt aber befristete Übergangsregeln⁸. 2027 und 2028 sind deshalb das Ende dieser Regeln, nicht ihr Beginn.

Die Zustimmung des Empfängers gilt nur für das elektronische Format, nie für Papier. Jede Regel verlangt zwei Bedingungen zugleich: den Ausführungszeitraum und die Übermittlung bis zum genannten Tag¹⁴. Nicht dargestellt sind die Regel für den elektronischen Datenaustausch (EDI)¹⁵ und die dauerhaften Ausnahmen im Abschnitt „Welche Rechnungen bleiben ausgenommen?“.

Hatten Sie 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz, gilt die E-Rechnung an Unternehmen im Inland für Ihre Umsätze ab dem 1. Januar 2027¹⁶.

Hatten Sie 2026 höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie für Umsätze aus 2027 noch Papier nutzen, ein PDF nur mit Zustimmung des Kunden. Die Rechnung muss spätestens am 31. Dezember 2027 übermittelt sein¹⁶. Das Gesetz sagt „nicht mehr als 800 000 Euro“. Mit genau 800.000 Euro bleiben Sie also in dieser Gruppe. Maßgeblich ist das Vorjahr, für 2027 also 2026.

Den Gesamtumsatz berechnen Sie nach vereinnahmten Entgelten¹⁷. Es zählt also, was bei Ihnen eingeht, nicht was Sie in Rechnung stellen. Das Entgelt rechnen Sie ohne Umsatzsteuer, also netto¹⁸. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens zählen nicht mit¹⁹. Der Verkauf eines Computers oder eines Firmenwagens ändert die Schwelle deshalb nicht.

Kurz gesagt: Mehr als 800.000 Euro bedeutet 2027. Sonst gilt 2028. Beides gilt vorbehaltlich der dauerhaften Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer. Wer per elektronischem Datenaustausch (EDI) abrechnet, hat für Umsätze aus 2027 eine eigene Übergangsregel. Sie gilt mit Zustimmung des Empfängers auch über 800.000 Euro¹⁵.

Kein Gesetzestext schreibt „ab 2028“. Das Datum folgt daraus, dass die letzte Übergangsregel nur Umsätze erfasst, die vor dem 1. Januar 2028 ausgeführt werden¹⁶. Ab dem 1. Januar 2028 stellen Sie als Freiberufler eine E-Rechnung aus, wenn Sie Umsatzsteuer berechnen und kein Kleinunternehmer sind. Das gilt für Leistungen an ein Unternehmen im Inland¹. Papier und PDF genügen dann nicht mehr. Die dauerhaften Ausnahmen bleiben bestehen.

Maßgeblich ist, wann Sie die Leistung ausführen, nicht das Datum der Rechnung¹⁴. Jede der beiden Regeln verlangt zwei Dinge zugleich: einen Ausführungszeitraum und eine Frist für die Übermittlung.

Ein Beispiel: Sie schließen eine Leistung im Dezember 2026 ab und rechnen im Januar 2027 ab. Die erste Regel verlangt, dass die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Die zweite Regel erfasst nur Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden. Keine der beiden Regeln deckt diesen Fall ab¹⁴. Fragen Sie in einem solchen Fall Ihren Steuerberater.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks forderte am 22.06.2026 eine Verschiebung. Die Pflicht für Unternehmen über 800.000 Euro sollte nicht am 1. Januar 2027 beginnen, sondern am 1. Januar 2028²⁰. Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 vom 12.08.2026 ändert die Übergangsregel nicht²¹. Die genannten Daten gelten damit weiter. Alle Termine finden Sie unter alle Fristen im Detail.

Welche Rechnungen bleiben ausgenommen?

Für Leistungen an Privatkunden gilt die Pflicht nicht, denn sie betrifft nur Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen¹. Beispiele für Privatkundschaft sind Privatpatienten eines Therapeuten, Privatmandanten oder Schüler von Nachhilfeunterricht. Das sagt nichts darüber, wie deren Leistungen umsatzsteuerlich behandelt werden.

Zwei weitere Fälle verlangen eine Rechnung, aber keine E-Rechnung²². Der erste ist eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist. Der zweite ist eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück. In beiden Fällen stellen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung aus.

Nur die erste Nummer des Gesetzes verlangt die E-Rechnung. Ein Architekt oder Ingenieur, der für einen privaten Bauherrn arbeitet, rechnet also fristgerecht ab. Er muss aber nicht zwingend eine strukturierte elektronische Rechnung schreiben.

Ein Kunde im Ausland ändert die Lage. Die Pflicht gilt nur, wenn Sie und Ihr Kunde im Inland ansässig sind. Ansässig ist, wer dort Sitz, Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte hat, hilfsweise Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt²³. Ein Kunde in Frankreich oder Österreich fällt deshalb heraus. Eine elektronische Rechnung an ihn setzt seine Zustimmung voraus⁷.

Steuerfreie Umsätze nach den Nummern 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes sind ausgenommen⁴. Dafür entfällt auch die Pflicht zur E-Rechnung. Welche Berufe unter welche Nummer fallen, behandelt dieser Text nicht. Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater.

Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber folgen eigenen Regeln, die dieser Text nicht behandelt.

Für Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag gilt eine dauerhafte Ausnahme. Der Gesamtbetrag enthält die Umsatzsteuer²⁴. Sie dürfen solche Rechnungen „immer“ als sonstige Rechnung schicken, also auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format²⁵. Die Schwelle gilt für den Gesamtbetrag der Rechnung, nicht für einen Teil der Leistungen²⁶.

Freiberufler und Kleinunternehmer: zwei verschiedene Fragen

Kleinunternehmer ist ein Status der Umsatzsteuer, kein Beruf. Auch ein Freiberufler kann Kleinunternehmer sein. Dafür darf Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen²⁷. Im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten.

Ein Kleinunternehmer darf seine Rechnung „immer“ als sonstige Rechnung schicken, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF²⁸²⁹. Das Wort „immer“ ist entscheidend. Die Ausnahme ist dauerhaft und läuft 2028 nicht aus.

Die Ausnahme betrifft nur das Ausstellen. Als Kleinunternehmer empfangen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 wie jedes andere Unternehmen. Sie bewahren sie acht Jahre auf¹⁰.

Ein Freiberufler, der kein Kleinunternehmer ist und Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweist, hat diese Ausnahme nicht, egal wie hoch sein Umsatz ist. Wie die Ausnahme im Einzelnen wirkt, zeigt E-Rechnung für Kleinunternehmer im Detail.

Wenn der Auftraggeber abrechnet: Gutschriften

Eine Gutschrift kommt bei Freelancern vor, die über eine Agentur oder eine Plattform abrechnen. Dabei stellt Ihr Auftraggeber die Rechnung aus, sofern Sie das vorher vereinbart haben³⁰. Die Pflichten zur E-Rechnung bleiben dabei bestehen. Zwischen zwei Unternehmen in Deutschland muss auch die Gutschrift nach Ablauf der Übergangsregeln eine E-Rechnung sein.

Wenn Sie eine Gutschrift empfangen, bewahren Sie sie acht Jahre auf. Das Gesetz nennt ausdrücklich Rechnungen, die ein Leistungsempfänger ausgestellt hat¹⁰.

Bei der 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz des Unternehmers, der die Rechnung ausstellt¹⁶. Bei einer Gutschrift ist das das Unternehmen, das sie ausstellt, nicht Sie. Eine Randnummer der BMF-Schreiben, die diese Lesart bestätigt, ist in unseren geprüften Quellen nicht dokumentiert.

Was brauchen Sie dafür konkret?

Als Freiberufler brauchen Sie in der Praxis wenig. Sie müssen E-Rechnungen empfangen, lesen und acht Jahre aufbewahren können. Mittelfristig müssen Sie sie auch ausstellen können. Die Tabelle zeigt Einstiegstarife dreier Anbieter. Alle Preise gelten netto und wurden am 03.09.2026 auf den Preisseiten abgerufen³¹³²³³.

Katalogpreise ohne Aktionsrabatte. Bei sevDesk wird bei einem Monat Laufzeit monatlich, bei zwölf Monaten jährlich und bei 24 Monaten alle zwei Jahre abgebucht. Die Preisseite von Accountable weist auf den Tarifkarten „zzgl. USt“ aus.

Accountable reicht im Tarif Rechnungen Free für 0 Euro zum Empfangen und Ausstellen aus. Laut Preisseite richtet sich der Anbieter an Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, aber nur über die Smartphone-App. Lexware Office S für 7,90 Euro empfängt E-Rechnungen. Das Ausstellen kommt erst mit dem Tarif M für 12,90 Euro hinzu.

Der Tarif „Rechnung“ von sevDesk stellt E-Rechnungen aus, empfängt sie aber nicht. Der Empfang beginnt erst beim Tarif „Buchhaltung“. Er kostet 25,90 Euro bei einem Monat Laufzeit und 22,90 Euro bei zwölf Monaten. Die günstigste Zeile einer Preisliste deckt die bereits geltende Empfangspflicht deshalb nicht immer ab.

Das vollständige Panel zeigt alle elf Anbieter mit Preisen und Funktionen. Die kostenlosen Varianten ordnet welche kostenlosen Tarife wirklich ausreichen ein.

Welches ZUGFeRD-Profil die drei Anbieter erzeugen und welche XRechnung-Version sie unterstützen, steht nicht auf ihren Preisseiten. Nach den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht³⁴.

Sie können die Buchhaltung auch ganz abgeben, statt selbst eine Software zu bedienen. Fisklmate wendet sich zum Beispiel an Freelancer. Laut Anbieter übernehmen dort Software und Fachleute Buchhaltung, Lohnabrechnung und Jahresabschluss³⁵. Ob der Dienst auch Empfang und Aufbewahrung Ihrer E-Rechnungen abdeckt, nennt die Startseite nicht. Fragen Sie das vor Vertragsabschluss nach.