E-Rechnung empfangen: was seit 2025 Pflicht ist

Ja: Unternehmer im Inland müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Sie müssen die Rechnungen außerdem acht Jahre aufbewahren.

Woraus folgt die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Ein strukturiertes Format ist eine Datei, die ein Programm selbst auslesen kann. Das Gesetz sagt: Eine E-Rechnung wird in diesem Format „ausgestellt, übermittelt und empfangen“¹. Der Empfang gehört also zur Definition selbst.

Das Wort „Empfangspflicht“ steht nicht im Gesetz. Die Pflicht ergibt sich aus zwei Regeln.

Die erste Regel: Bekommt ein Unternehmer eine Leistung für sein Unternehmen, muss der Lieferant eine E-Rechnung ausstellen. Das gilt, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind². Ansässig ist, wer im Inland seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte hat. Ersatzweise zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt³.

Die zweite Regel: Für eine elektronische Rechnung braucht der Lieferant Ihre Zustimmung nur, soweit er keine E-Rechnung schuldet⁴. Genau dieser Fall liegt hier vor. Ihre Zustimmung ist bei einer geschuldeten E-Rechnung also nicht nötig. Sie entscheiden nicht mehr selbst, ob Sie die Rechnung annehmen.

Diese Rechtslage gilt seit dem 1. Januar 2025⁵. Eine Übergangsregel erlaubt dem Aussteller etwas anderes⁶. Er darf Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt wurden, bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier übermitteln. Mit Ihrer Zustimmung darf er sie auch in einem nicht konformen Format senden, zum Beispiel als PDF.

Diese Übergangsregel gilt nur für den Aussteller. Für Sie als Empfänger bleibt es dabei: Ein PDF braucht weiter Ihre Zustimmung. Eine geschuldete E-Rechnung braucht sie nicht. Mehr dazu: ab wann die Ausstellungspflicht greift und alle Fristen mit ihrer Rechtsgrundlage.

Gilt das auch für Kleinunternehmer und kleine Betriebe?

Ja. Kleinunternehmer dürfen ihre eigenen Rechnungen „immer“ als Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF-Rechnung übermitteln⁷⁸. Das Wort „immer“ heißt: dauerhaft, nicht nur bis 2028. Die Regel betrifft nur Rechnungen, die Sie selbst ausstellen. Zu eingehenden Rechnungen sagt sie nichts.

Ein Kleinunternehmer muss E-Rechnungen deshalb seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, wie jedes andere Unternehmen⁹. Er bewahrt sie acht Jahre auf¹⁰. Die Regel für Kleinunternehmer hat das Jahressteuergesetz 2024 eingeführt¹¹.

Die Grenze von 800.000 Euro betrifft nur den Aussteller. Sie verlängert seine Übergangsfrist, wenn sein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr „nicht mehr als“ 800.000 Euro betrug¹²¹³. Bei genau 800.000 Euro bleibt er also in der Regelung. Erst darüber fällt er heraus. Beim Empfang gibt es keine solche Schwelle, weder beim Umsatz noch bei Rechtsform oder Mitarbeiterzahl.

Jedes Unternehmen im Inland kann Ihnen schon heute eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen. Die Übergangsregel erlaubt dem Aussteller Papier oder ein nicht konformes Format. Sie verpflichtet ihn nicht dazu⁶. Die Entscheidung liegt also beim Lieferanten, nicht bei Ihnen.

Sitzt Ihr Lieferant weder im Inland noch in einem Gebiet, das das Gesetz hier dem Inland gleichstellt, gilt für ihn die Pflicht zur E-Rechnung nicht¹⁴. Dann braucht er für eine elektronische Rechnung weiter Ihre Zustimmung⁴. Ein privater Einkauf fällt ebenfalls nicht unter die Pflicht, denn er geschieht nicht „für dessen Unternehmen“.

In vier Fragen prüfen, welche Pflicht Ihren Betrieb wann trifft

Brauchen Sie ein eigenes E-Mail-Postfach für E-Rechnungen?

Nein, nicht allein dafür. Die Finanzverwaltung schreibt im Anwendungserlass zur Umsatzsteuer, in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025¹⁵:

„Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich.“

Diese Antwort betrifft nur den Übermittlungsweg. Welche Formate gelten, sagen die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums¹⁶:

„Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung.“

Ob ein E-Mail-Postfach als Archiv für die acht Jahre genügt, ist in unseren geprüften Quellen nicht dokumentiert.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat Anfang 2026 insgesamt 1.926 Handwerksbetriebe befragt. Er hat die Ergebnisse am 18.05.2026 veröffentlicht¹⁷. Rund zwei Drittel der Befragten nennen schon Probleme beim Empfang¹⁸.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber folgen eigenen Regeln. Sie sind nicht Thema dieser Seite.

Eine empfangene Rechnung prüfen: XRechnung, ZUGFeRD-Profil, Pflichtfelder

Was muss mit einer empfangenen E-Rechnung geschehen?

Sie müssen jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufbewahren. Dasselbe gilt für das Doppel der Rechnungen, die Sie selbst ausstellen¹⁰. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde¹⁹.

Während der ganzen Frist müssen drei Dinge erhalten bleiben: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit²⁰²¹. Aufbewahren heißt also nicht nur speichern. Sie müssen die Datei acht Jahre lang in prüfbarem Zustand halten.

Eine Rechnung ist ein Buchungsbeleg. Dafür nennt auch die Abgabenordnung acht Jahre²². Zehn Jahre gelten nur für zwei andere Gruppen von Unterlagen. Für alle übrigen Unterlagen gelten sechs Jahre. Umsatzsteuergesetz und Abgabenordnung widersprechen sich hier nicht.

Die acht Jahre gelten auch für Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch lief²³. Außerdem läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind. Das gilt, wenn deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist²⁴.

Ob Sie die XML-Datei im ursprünglichen Format aufbewahren müssen, ist in unseren geprüften Quellen nicht dokumentiert. Den weiteren Rahmen behandelt die Seite was die Aufbewahrungsfrist im Einzelnen verlangt.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet zwei Fehlerarten. Ein Formatfehler bedeutet: Das Dokument ist keine E-Rechnung²⁵. Nach Ablauf der Übergangsregeln steht dann der Vorsteuerabzug auf dem Spiel. Vorsteuerabzug heißt: Sie ziehen die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen von Ihrer eigenen Umsatzsteuer ab.

Ein Geschäftsregelfehler ist ein Verstoß gegen die Geschäftsregeln der europäischen Norm für E-Rechnungen, zum Beispiel ein leeres Pflichtfeld. Er ist nicht automatisch fatal, solange die Pflichtangaben der Rechnung korrekt bleiben²⁶.

Dasselbe Schreiben behandelt auch die Prüfung eingehender E-Rechnungen und die Verteilung der Verantwortung. Keiner der acht erfassten Anbieter kündigt auf seiner Preisseite eine Prüfung nach den KoSIT-Regeln an (Stand 03.09.2026). Ob sie eingehende Rechnungen so prüfen, ist damit nicht dokumentiert.

Was passiert, wenn Sie keine E-Rechnung empfangen können?

Für das bloße Unvermögen, eine E-Rechnung zu empfangen, sieht das Gesetz kein eigenes Bußgeld vor. Es zählt zehn Fälle auf, in denen ein Bußgeld droht. Keiner davon betrifft den Empfang²⁷.

Ein Fall trifft den Aussteller, der eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt²⁸. Ein anderer Fall trifft, wer eine Rechnung nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt²⁹. Das ist die einzige Ordnungswidrigkeit, die den Empfänger einer E-Rechnung betrifft. Eine Ordnungswidrigkeit ist eine Regelverletzung, die mit einer Geldbuße geahndet wird.

Die Geldbuße beträgt höchstens 5.000 Euro. Sie droht nur bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit³⁰. Die 30.000 Euro im selben Paragrafen betreffen einen anderen Fall, nicht die Rechnungsstellung.

Wer keine E-Rechnung empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung als Ersatz³¹. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel als PDF³².

Die größere Folge liegt woanders. Nach Ablauf der Übergangsregeln ist ein Dokument, das keine E-Rechnung ist, obwohl eine geschuldet war, ein Formatfehler²⁵. Dann steht Ihr Vorsteuerabzug auf dem Spiel. Das wiegt schwerer als der Bußgeldrahmen. Mehr dazu: Bußgeld und Vorsteuerabzug im Detail.

Brauchen Sie Software, um E-Rechnungen zu empfangen?

Das Gesetz beschreibt ein Format, kein Programm¹. Es verweist auf die europäische Norm für E-Rechnungen³³. Kein Text nennt Software, Portal oder Dienstleister.

Empfangen heißt zunächst nur: Die Datei kommt bei Ihnen an. Wer per E-Mail empfängt, braucht kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen¹⁵. Schwierig wird erst das Lesen und Aufbewahren. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und kein Dokument zum Durchblättern. In der Praxis brauchen Sie dafür ein Hilfsmittel.

Für die Anzeige stellt die KoSIT auf der Seite xeinkauf.de offizielle Komponenten bereit³⁴. Das sind Skripte, die Rechnungen sichtbar machen, und ein Validator mit XRechnung-Konfiguration. Beide liegen als Open Source auf GitHub. Ein fertiges Programm für Anwender ohne technische Einrichtung nennt diese Seite nicht.

Wer nichts installieren will, hat zwei Wege. Sie können eine empfangene Datei im Browser prüfen und lesbar machen. Oder Sie nutzen einen der kostenlosen Tarife unten.

Ein privater Einkauf ist keine Leistung „für dessen Unternehmen“. Für Privatpersonen gilt die Empfangspflicht deshalb nicht. Der Anwendungserlass nennt nur „Inländische Unternehmer“³⁵. Ob eine Privatperson einem Lieferanten eine E-Rechnung verbieten kann, behandelt diese Seite nicht.

Welche Tarife decken den Empfang ab?

Diese Einstiegstarife decken den Empfang bereits ab. Die Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter, erhoben am 16.10.2026, alle netto:

• Lexware Office (früher lexoffice), Tarif S: 7,90 Euro pro Monat, monatlich kündbar. Der Empfang ist im Tarif S enthalten. Das Ausstellen beginnt erst im Tarif M für 12,90 Euro³⁶.
• easybill, Tarif Free: 0 Euro, 50 Dokumente pro Monat, 3 Kontakte. Die Zeile „E-Rechnung Versand & Empfang“ ist schon in Free angehakt. Die Archivierung nach GoBD kostet extra³⁷.
• Papierkram, Tarif Free: 0 Euro, 1 Nutzer, 100 MB. Papierkram erstellt laut Preisseite automatisch einen lesbaren Beleganhang aus den XML-Daten³⁸.
• Accountable, Tarif Rechnungen Free: 0 Euro, nur auf dem Smartphone. Nur Accountable nennt beim Empfang ausdrücklich PEPPOL, ein Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen³⁹.
• FastBill, Tarif Solo: 10 Euro pro Monat bei monatlicher Zahlung, 9 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung. Der Empfang ist enthalten⁴⁰.

Zwei Einstiegstarife wirken günstiger, als sie sind. Der Tarif Rechnung von sevDesk kostet 11,90 Euro im Monat. Er stellt Rechnungen aus, empfängt aber nicht. Der Empfang beginnt dort erst im Tarif Buchhaltung für 25,90 Euro⁴¹.

WISO MeinBüro Rechnungen & Angebote kostet 10,90 Euro im Monat im Jahresabo, also 130,80 Euro im Jahr. Auch dieser Tarif stellt aus, ohne zu empfangen. Der Empfang beginnt erst im Tarif Buchhaltung für 19,90 Euro⁴². Der günstigste Preis deckt die heutige Pflicht also nicht zwangsläufig ab.

Mehr dazu: welche kostenlosen Tarife wirklich ausreichen und alle elf Anbieter mit Preisen und Funktionen.

Keine der geprüften Preisseiten nennt, welches ZUGFeRD-Profil die Software erzeugt oder welche XRechnung-Version sie unterstützt. Das ist wichtig, denn die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Voraussetzungen einer E-Rechnung nicht¹⁶.