ZUGFeRD-Rechnung: Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Laut Bundesfinanzministerium gilt sie ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung und warum reicht „ZUGFeRD-fähig“ nicht?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei im Format PDF/A-3. In dieses PDF ist eine strukturierte XML-Datei in der Syntax CII eingebettet. Wer die Datei öffnet, sieht nur das PDF. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest dagegen das eingebettete XML aus.

Die Angabe „ZUGFeRD-fähig“ auf einer Softwareseite sagt wenig. Sie besagt nur, dass das Programm solche Dateien erzeugt. Welches Profil dabei entsteht, sagt sie nicht. Das Profil ist die Ausbaustufe der Datei, also wie viele Angaben sie enthält.

Das Gesetz kennt weder den Begriff ZUGFeRD noch den Begriff PDF¹. Es definiert die elektronische Rechnung so: Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung². Das Format muss außerdem der Norm EN 16931 und der Syntaxliste der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen³. Ein vereinbartes Format ist erlaubt, wenn es die richtige und vollständige Extraktion der Angaben in ein solches Format ermöglicht⁴.

Ob eine Datei als E-Rechnung gilt, entscheidet der strukturierte Teil, also das Profil. Die PDF-Hülle darum spielt keine Rolle. Erfüllt der XML-Teil die gesetzlichen Anforderungen nicht, ist die Datei eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format⁵. Am sichtbaren PDF ändert das nichts.

Widersprechen sich PDF und eingebettetes XML, geht nach Auffassung der Finanzverwaltung der strukturierte Teil vor. Er bildet bei einem hybriden Format den führenden Teil der Rechnungsdaten⁶.

„Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen im Bildteil gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor.“

Was steckt technisch in einer ZUGFeRD-Datei?

Das FeRD beschreibt ZUGFeRD als Format, das strukturierte Rechnungsdaten als XML in ein PDF/A-3-Dokument einbettet. Die Syntax CII von UN/CEFACT und die Norm PDF/A-3 berücksichtigt es laut FeRD „ab ZUGFeRD 2.0“⁷. PDF und XML müssen laut FeRD „inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung“ sein. Weicht das XML ab, geht es nach Auffassung der Finanzverwaltung vor⁶.

Factur-X und ZUGFeRD sind dieselbe Spezifikation. Die französische FNFE-MPE und das deutsche FeRD geben sie gemeinsam heraus. Wir haben zuletzt die Spezifikation 1.07.2 gelesen. In Frankreich heißt das Format Factur-X, in Deutschland ZUGFeRD⁸.

Zur Chronologie: ZUGFeRD 2.0 brachte die Syntax CII und PDF/A-3. Für die Umsatzsteuer verlangt das BMF mindestens die Version 2.0.1. Aktuell ist die Version 2.5.2 mit dem Infopaket vom 04.08.2026. Auch die Version 2.4 hat das FeRD veröffentlicht. Die Erscheinungsdaten der Zwischenversionen nennt diese Seite nicht.

Eine mögliche Fehlerquelle ist der Container, also die PDF-Datei selbst. Ist sie kein gültiges PDF/A-3 oder fehlt das eingebettete XML, liest die empfangende Software keine strukturierten Daten. Dann ist die Datei nur eine sonstige Rechnung. Der E-Rechnung-Checker prüft die PDF/A-3-Konformität nicht.

Welche ZUGFeRD-Profile gelten nicht als E-Rechnung?

Auf diese Frage antwortet die Finanzverwaltung in Frage 7 ihrer FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026⁹.

„Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung.“

Der Satz stellt zwei Bedingungen. Die erste betrifft die Version. Die Datei muss ZUGFeRD „ab Version 2.0.1“ folgen. Die zweite betrifft das Profil. Die Datei darf nicht im Profil MINIMUM oder BASIC-WL erstellt worden sein.

Eine neuere Versionsnummer holt ein ausgeschlossenes Profil nicht nach. Wer im Profil MINIMUM oder BASIC-WL fakturiert, bleibt ausgeschlossen, egal welche Version er nutzt.

Das BMF schreibt „BASIC-WL“, die Spezifikation „BASIC WL“. Gemeint ist dasselbe Profil. „Nicht ausgeschlossen“ gibt wieder, was die FAQ sagt, und nicht mehr. Eine Positivliste der Profile veröffentlicht das BMF nicht.

Für die Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED nennt die FAQ keine Ausnahme. Eine Positivliste gibt es trotzdem nicht. Die FAQ nennt in einem Satz mit „Insbesondere“ nur zwei Ausnahmen. Diese Seite nennt die übrigen Profile deshalb „nicht ausgeschlossen“ und nicht „zugelassen“. Das Wort „zugelassen“ würde der Finanzverwaltung eine Aussage zuschreiben, die sie nicht getroffen hat.

Was jedes Profil an Feldern trägt, regelt die Spezifikation beim FeRD. Diese Seite erzählt sie nicht nach, weil eine solche Zusammenfassung mit jeder neuen Version veraltet.

Eine Datei im Profil MINIMUM oder BASIC-WL ist keine E-Rechnung². Sie ist eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format⁵. Für diese Dateien gelten Übergangsregeln, die jeweils zwei Bedingungen zugleich verlangen.

Erste Regel: Der Umsatz wurde nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 ausgeführt. Dann dürfen alle Aussteller ein solches Format bis zum 31.12.2026 übermitteln, aber nur mit Zustimmung des Empfängers¹⁰.

Zweite Regel: Der Umsatz wurde nach dem 31.12.2026 und vor dem 01.01.2028 ausgeführt. Dann gilt das ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers und bis zum 31.12.2027. Außerdem darf der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr „nicht mehr als 800 000 Euro“ betragen haben¹¹. Den Gesamtumsatz berechnet das Gesetz nach vereinnahmten Entgelten¹². Wer die Grenze überschreitet, hat diese Möglichkeit für ab dem 01.01.2027 ausgeführte Umsätze nicht mehr.

Für Umsätze, die nach dem 31.12.2027 ausgeführt werden, sieht das Gesetz keine solche Ausnahme mehr vor¹³. Die Pflicht zur E-Rechnung selbst steht in der allgemeinen Vorschrift¹⁴.

Ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, zeigen alle Fristen mit ihrer Rechtsgrundlage. Ob Sie über der Grenze liegen, können Sie mit dem Gesamtumsatz 2026 an der 800.000-Euro-Grenze prüfen.

Wie erkenne ich das Profil einer ZUGFeRD-Datei?

Im PDF selbst erscheint das Profil nicht. Es steht im eingebetteten XML, im Feld BT-24 „Specification identifier“. In der Syntax CII liegt dieses Feld unter rsm:ExchangedDocumentContext/ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter/ram:ID. Sein Wert entspricht einer der Kennungen aus der Tabelle oben.

Wie das XML technisch extrahiert wird oder wie man ein solches Dokument erzeugt, behandelt diese Seite nicht. Sie richtet sich an Empfänger und an Nutzer einer Buchhaltungssoftware, nicht an Entwickler.

Der E-Rechnung-Checker liest im Browser eine XML- oder PDF-Datei. Er erkennt die Syntax, liest die Kennung im Feld BT-24 und bestimmt das Profil. Er markiert die Profile MINIMUM und BASIC-WL als vom BMF ausgeschlossen. Außerdem prüft er, ob elf nach EN 16931 vorgeschriebene Angaben vorhanden sind. Die Datei verlässt dabei Ihren Rechner nicht, nichts wird an einen Server übertragen. Nicht geprüft werden der inhaltliche Wert der Felder, die vollständigen Regeln der KoSIT, die ZUGFeRD-Version und die PDF/A-3-Konformität.

Profil einer ZUGFeRD-Datei im Browser auslesen

Ein angekreuztes „ZUGFeRD“ in einer Preistabelle zeigt, dass die Software solche Dateien erzeugt, nicht in welchem Profil. Fragen Sie den Anbieter deshalb zweierlei. Welches Profil erzeugt die aktuelle Version? Und lässt sich das Profil einstellen? Diese Antwort liefert keine der Tabellen, die elf Anbieter mit Preisen und Funktionen vergleichen.

Wir haben am 03.09.2026 die offiziellen Preisseiten von acht Anbietern verglichen. Es waren Lexware Office, sevDesk, easybill, BuchhaltungsButler, Papierkram, FastBill, Accountable und WISO MeinBüro. Keiner dokumentiert dort, welches ZUGFeRD-Profil seine Software erzeugt^{1516171819202122}. BuchhaltungsButler nennt auf seiner Preisseite nicht einmal die Formate XRechnung und ZUGFeRD beim Namen, geschweige denn ein Profil.

Diese Angabe fehlt bislang überall.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell und ab welcher gilt das Format steuerlich?

Die aktuelle Version des Standards ist ZUGFeRD 2.5.2. Das FeRD hat das Infopaket dazu am 04.08.2026 in Eschborn auf Deutsch und Englisch veröffentlicht⁷. Der steuerliche Schwellenwert ist ein anderer. Die FAQ des BMF verlangt lediglich ZUGFeRD „ab Version 2.0.1“⁹.

Das Gesetz nennt keine Version, sondern nur die europäische Norm. Auch eine Datei nach einer Version zwischen 2.0.1 und 2.5.2 erfüllt die Versionsbedingung der FAQ. Sie ist eine E-Rechnung, wenn ihr Profil nicht ausgeschlossen ist und sie der Norm genügt³.

Der Bezugsrahmen hat sich verschoben. Das CEN hat die EN 16931-1:2026 am 13.02.2026 gebilligt und im Mai 2026 veröffentlicht. Die Europäische Kommission schreibt dazu auf Englisch: „The 2017 version will, however, remain compliant during the migration period.“ Auf Deutsch heißt das sinngemäß: Die Fassung von 2017 bleibt während der Übergangszeit weiterhin konform. Wann diese Übergangszeit endet, weiß diese Seite nicht.

Nationale Formate sind nicht die einzigen erlaubten. Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate ist nicht auf nationale Formate beschränkt, wenn sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen²³. Das in Frankreich verwendete Factur-X beruht auf derselben Spezifikation von FNFE-MPE und FeRD wie ZUGFeRD.

Ich habe eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten. Was muss ich tun?

Inländische Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Das ist die Auffassung der Finanzverwaltung. Dieses Datum tragen die Titel beider BMF-Schreiben²⁴. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Beim Empfang per E-Mail brauchen Sie kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen. Die Finanzverwaltung schreibt dazu: „Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich“²⁵.

Wer eine solche Datei erhält, kann das Profil der erhaltenen Datei auslesen.

Zeigt sich das Profil MINIMUM oder BASIC-WL, ist die erhaltene Datei keine E-Rechnung. Sie ist eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Wurde der Umsatz nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 ausgeführt, darf der Aussteller ein solches Format bis zum 31.12.2026 übermitteln. Das gilt nur mit Zustimmung des Empfängers¹⁰. Die Folgen im Einzelfall, etwa für den Vorsteuerabzug, klärt ein Steuerberater.

Wie Empfang und Aufbewahrung im Übrigen geregelt sind, zeigt die Seite über was beim Empfang und bei der Aufbewahrung gilt.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Die FAQ des BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD im selben Satz. Nach dem Umsatzsteuergesetz ist keines der beiden Formate dem anderen vorzuziehen. ZUGFeRD bettet ein XML in der Syntax CII in ein PDF/A-3 ein. XRechnung ist ein reines XML in der Syntax UBL oder CII.

Die nationalen Prüfregeln BR-DE gehören zur XRechnung. Nach der Konfiguration des KoSIT-Validators wendet er sie nur an, wenn BT-24 eine XRechnung-Kennung trägt. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 hat die Kennung urn:cen.eu:en16931:2017. Sie durchläuft die Prüfung nach EN 16931 ohne BR-DE-Regeln. Die Regeln erklärt das Lexikon der XRechnung-Fehlercodes.

XRechnung: Aufbau, Version und Einsatz erklärt das Format im Detail. XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format wann passt hilft bei der Wahl.