E-Rechnung Software kostenlos: 2 Anbieter, die wirklich reichen

Ja, zwei von acht geprüften Anbietern lassen Sie E-Rechnungen kostenlos senden und empfangen: easybill und Accountable. Beide Gratis-Tarife haben Grenzen, Stand 16.10.2026.

Preise am 16.10.2026 auf den Anbieterseiten geprüft · netto

Was muss eine kostenlose Software für die E-Rechnungspflicht können?

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Umsätze nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027 dürfen Sie bis zum 31.12.2026 auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format abrechnen¹. Ab dem 01.01.2027 endet diese Möglichkeit, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt. Bei nicht mehr als 800.000 € gilt sie weiter²³.

Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, auch für alle Übrigen, weil die Übergangsregel ausläuft. Dauerhafte Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer, bleiben bestehen. Die Pflicht selbst steht an anderer Stelle im Gesetz⁴. Maßgeblich ist der ausgeführte Umsatz, nicht das Rechnungsdatum. Hier finden Sie alle Fristen mit ihrer Rechtsgrundlage.

Für den Empfang gibt es keine Frist. Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können⁵. Es gibt keine Umsatzgrenze. Kleinunternehmer sind eingeschlossen. Die Übergangsregeln betreffen nur das Ausstellen, nie den Empfang.

Sie können eine E-Rechnung nicht ablehnen, die Ihr Lieferant ausstellen muss⁴. Die Regel, nach der eine elektronische Rechnung Ihre Zustimmung braucht, greift hier nicht⁶.

Ein kostenloser Tarif, der nur Rechnungen ausstellt, erfüllt die heutige Pflicht nicht. Ein Tarif, der nur empfängt, reicht heute für alle, die noch nicht ausstellen müssen. Diese Seite betrachtet beide Funktionen. Wer heute einen kostenlosen Tarif sucht, will 2028 nicht das Werkzeug wechseln.

Sie müssen das Doppel jeder ausgestellten Rechnung und jede empfangene Rechnung acht Jahre aufbewahren⁷. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Genau hier ist ein Tarif für 0 € nicht mehr kostenlos, wie das Beispiel easybill zeigt.

Accountable Rechnungen Free: unbegrenzter Versand, nur auf dem Smartphone

Der Tarif „Rechnungen Free“ von Accountable kostet 0,00 €, bei monatlicher wie bei jährlicher Zahlung. Die offizielle Preistabelle hakt für den Free-Tarif zwei Zeilen ab: „Sende unbegrenzt E-Rechnungen“ und „Erhalte E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL)“. Die Tarifkarte wirbt mit „Unbegrenzte ZUGFeRD & X-Rechnungen“. PEPPOL ist ein europäisches Netz für den Austausch von E-Rechnungen. Accountable ist von den acht erfassten Anbietern der einzige, der PEPPOL beim Empfang nennt⁸.

Der Tarif läuft nur auf dem Smartphone. Einen Zugang über den Webbrowser gibt es im Free-Tarif nie. Sie können genau ein Bankkonto anbinden. In der Buchhaltung erfassen Sie höchstens fünf Ausgaben pro Kalendermonat.

Der Anbieter sagt nicht, ob eine empfangene E-Rechnung als Ausgabe zählt. Er sagt auch nicht, ob der Free-Tarif Rechnungen archiviert. Beides zusammen entscheidet, ob der Tarif reicht. Das gilt besonders, wenn Sie monatlich mehr als fünf Eingangsrechnungen von Lieferanten erhalten.

Den Webzugang zum Modul für Einnahmen gibt es bei Accountable erst ab dem Tarif „Rechnungen Plus“. Er kostet 12,40 € pro Monat bei monatlicher und 9,90 € pro Monat bei jährlicher Zahlung⁸. Die Tarifkarte trägt den Zusatz „zzgl. USt“ und den Hinweis „Für Kleinunternehmer“. Die Seite nennt eine „30-Tage-Geld-zurück-Garantie“ und wirbt mit „Jederzeit kündbar“. Anbieter ist die Accountable SA mit Sitz in Belgien. Im Impressum steht zusätzlich eine „Accountable SA Deutschland“.

Accountable im Detail: alle Tarife und was sie nicht dokumentieren · Zum Anbieter: Accountable

easybill Free: 50 Dokumente, 3 Kontakte – und die Archivierung kostet extra

Der Tarif „Free“ von easybill kostet 0 €. easybill nennt ihn „Dauerhaft kostenlos“. Es ist also keine befristete Testphase. Die Tarifkarte nennt „50 Angebote, Aufträge, Rechnungen (inkl. E-Rechnung), Lieferscheine pro Monat“. In der Matrix ist „E-Rechnung Versand & Empfang“ in allen vier Spalten angehakt, auch bei Free. Dort steht: „Erstelle und versende E-Rechnungen gemäß der E-Rechnungspflicht 2025. Empfange E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format.“⁹

Dieselbe Seite sagt auch etwas anderes. Ein Marketingblock behauptet: „In allen kostenpflichtigen Tarifen enthalten: E-Rechnung erstellen & empfangen“. Maßgeblich sind die Free-Karte und die angehakte Matrixzeile, denn sie sind die vertraglichen Elemente der Tarifübersicht. Wir haben die Prüfung am 04.09.2026 auf derselben Seite wiederholt. Das Ergebnis war dasselbe. Der Marketingblock ist hier also irreführend.

Der Free-Tarif ist auf 50 Dokumente pro Monat, drei Kontakte und genau einen Zugang begrenzt. Als Dokument zählt jeder Beleg, ob eingehend oder ausgehend: Angebot, Auftrag, Rechnung, E-Rechnung, Lieferschein, erfasster Beleg. Eine empfangene E-Rechnung verbraucht also einen Teil Ihres Monatskontingents.

Vier Positionen können den Free-Tarif teurer machen als 0 €.

• Die Flex-Option berechnet 0,29 € pro Dokument über dem Monatskontingent. Eine „Kostenbremse“ deckelt den Betrag. Wie hoch sie ist, nennt die Seite nicht.
• easybill berechnet die Archivierung nach den Buchführungsregeln für digitale Unterlagen (GoBD) monatlich zusätzlich zum gebuchten Tarif. Den Betrag nennt die Preisseite nicht: „Für die zeitlich unbegrenzte, GoBD-konforme Speicherung deiner Dokumente fallen zusätzlich Archivierungskosten an.“
• Ein zusätzlicher Mitarbeiterzugang kostet 5 € Aufpreis. Einen Abrechnungszeitraum nennt die Preisseite dafür nicht.
• Der erste kostenpflichtige Tarif „Starter“ kostet 12 € pro Monat bei monatlicher und 9 € pro Monat bei jährlicher Zahlung (−25 %). Er enthält 250 Dokumente und 20 Kontakte.

Der Tarif bleibt bei 0 €, solange Sie das Monatskontingent nicht überschreiten und im Tool nicht archivieren. Sobald Sie archivieren, ist die Rechnung nicht mehr bei null. Die Archivierung ist keine Komfortoption. Sie ist die Acht-Jahres-Pflicht¹⁰. Die Preisseite hält fest: „Alle Preise sind netto zzgl. MwSt.“ Wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif kündigen, springt das Konto automatisch zurück auf Free.

Der Testzeitraum von 7 Tagen läuft im Premium-Funktionsumfang und ohne Kreditkarte. Das ist nicht der Free-Tarif. Anbieter ist die easybill GmbH mit Sitz in Neuss⁹.

easybill im Detail: Tarife, Kontingente, Archivierung · Zum Anbieter: easybill

Warum sevDesk Kostenlos und Papierkram Free nicht ausreichen

Der sevDesk-Tarif „Kostenlos“ kostet 0,00 € und braucht keine Kreditkarte. Die Seite beschreibt ihn so: „3 Rechnungen / E-Rechnungen pro Monat schreiben · ZUGFeRD und XRechnung“. Empfangene E-Rechnungen erfassen kann erst der Tarif „Buchhaltung“. Er kostet 25,90 € monatlich, 22,90 € bei 12 und 19,90 € bei 24 Monaten Laufzeit. Selbst der Tarif „Rechnung“ zu 11,90 € empfängt nicht¹¹. Wer ausstellt, ohne zu empfangen, lässt die einzige heute geltende Pflicht offen. Die Tarife stehen bei sevDesk.

Der Papierkram-Tarif „Free“ kostet 0,00 €, hat einen Nutzer und 100 MB. Angehakt sind der Empfang von E-Rechnungen, XRechnungen und ZUGFeRD sowie „E-Rechnungen erstellen (im XML-Format)“. Nicht angehakt ist „XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen“. Welches XML-Format entsteht, bleibt offen. Ob es der europäischen Norm EN 16931 entspricht, bleibt ebenfalls offen.

Als konform zählt Papierkram erst ab „S“. Der Tarif S kostet 15,90 € monatlich und 12,90 € im Jahrestarif. Das sind die Preise nach einer Preiserhöhung, geprüft am 16.10.2026¹². Wer nur empfangen muss, kommt mit Free aus. Diese Seite sucht aber Tarife, die beides können. Anbieter ist die odacer finanzsoftware GmbH. Die Tarife stehen bei Papierkram.

Vier Anbieter haben keinen kostenlosen Tarif.

• Lexware Office, früher lexoffice, bietet 30 Tage Test. Tarif S kostet 7,90 € und enthält den Empfang. Tarif M kostet 12,90 € und enthält die Ausstellung¹³.
• FastBill bietet 14 Tage Test. Der Tarif Solo kostet 10 € im Monat und 9 € im Jahrestarif¹⁴.
• BuchhaltungsButler bietet 14 Tage Test. Der Tarif Light kostet 39,90 € im Monat und 29,90 € mit Jahresbindung¹⁵.
• WISO MeinBüro Web bietet 14 Tage Test. Der Tarif „Rechnungen & Angebote“ kostet 10,90 € im Jahresabo und stellt aus. Empfangen kann erst der Tarif „Buchhaltung“ für 19,90 € im Jahresabo¹⁶.

Eine Testphase ist kein kostenloser Tarif. Hier sehen Sie alle elf Anbieter mit Preisen und Funktionen.

B2Brouter Basic: Peppol-Zugang mit 24 Transaktionen im Jahr

B2Brouter ist ein Peppol-Dienst mit einem dauerhaft kostenlosen Tarif „Basic“. Laut Preisseite gilt er „0 / ohne zeitliche Beschränkung“. Er ist auf „bis zu 24 Transaktionen pro Jahr“ begrenzt. Dazu zählen gesendete und empfangene Rechnungen sowie Steuerberichte. Sie können höchstens zehn Kontakte anlegen.

Nationale Rechnungen verschicken Sie im Basic-Tarif über Peppol. Den Empfang internationaler Rechnungen über Peppol gibt es laut Seite erst bei „Professional“ und „Business“. Professional kostet 110 € pro Jahr zzgl. USt¹⁷. Wer wenige Rechnungen im Jahr verschickt, kann damit auskommen. Ein Buchhaltungsprogramm ersetzt der Dienst nicht. Welche Formate er im Basic-Tarif ausliefert, haben wir nicht erhoben.

Günstig statt kostenlos: der günstigste Tarif, der sendet und empfängt

Vielleicht reichen Ihnen die Grenzen der Free-Tarife nicht. Dann suchen Sie den günstigsten Tarif, der beides kann. In der Tabelle stehen unsere Empfehlungen zuerst. Danach folgt die Reihenfolge nach dem Monatspreis bei Jahresbindung. Norman und Zervant fehlen, weil ihre Preisseiten den Empfang nicht dokumentieren. Alle Preise sind netto und am 16.10.2026 geprüft.

Unter den Bezahltarifen ist FastBill Solo am günstigsten, wenn Sie sich für ein Jahr binden. Wer keine Bindung will, wählt Lexware Office M für 12,90 €. Das ist der günstigste Tarif mit ausdrücklicher monatlicher Kündbarkeit. Die Zeilen sind nur bei gleicher Laufzeit vergleichbar. Alle elf Anbieter nebeneinander zeigt der Anbietervergleich.

Brauchen Sie überhaupt eine Software?

Das Gesetz verlangt ein Format, kein Programm. Eine E-Rechnung wird „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“¹⁸. Das Format muss eine „elektronische Verarbeitung“ ermöglichen: Ein Programm kann die Daten selbst auslesen. Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen¹⁹.

Keiner dieser Texte nennt Software, Portal oder Dienstleister. Sie können E-Rechnungen auch per E-Mail empfangen. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt die Finanzverwaltung nicht²⁰.

Wer Kleinunternehmer ist, regelt das Gesetz an eigener Stelle²¹. Kleinunternehmer sind dauerhaft davon befreit, E-Rechnungen auszustellen. Denn ihre Rechnung darf „immer“ als sonstige Rechnung übermittelt werden²². Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel als PDF. Papier geht immer, ein PDF nur mit Zustimmung des Kunden²³. Das Jahressteuergesetz 2024 hat diese Befreiung eingeführt²⁴.

Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen. Empfangen müssen Sie seit dem 01.01.2025, und acht Jahre aufbewahren bleibt Pflicht. Eine E-Rechnung auszustellen bleibt freiwillig. Der Accountable-Tarif, der mit „Für Kleinunternehmer“ wirbt, verkauft also eine Ausstellung, die dieser Status nicht vorschreibt.

Eine Rechnung bis 250 € brutto darf ebenfalls immer als sonstige Rechnung übermittelt werden²⁵.

Eine Software macht aus einer maschinenlesbaren Datei etwas, das Menschen lesen und nutzen können. Sie hält über acht Jahre drei Anforderungen ein: Die Herkunft der Rechnung ist echt, ihr Inhalt ist unversehrt, und sie bleibt lesbar²⁶²⁷.

Außerdem prüft eine Software eingehende Rechnungen. Die BMF-Schreiben vom 15.10.2024²⁸ und vom 15.10.2025²⁹ unterscheiden dabei unter anderem zwei Fehlerarten. Ein Formatfehler (Rn. 6a) liegt vor, wenn die Datei nicht der zulässigen Syntax entspricht. Ein Geschäftsregelfehler (Rn. 6b und 35a) ist ein Verstoß gegen die fachlichen Regeln des Formats.

Keiner der acht erfassten Anbieter dokumentiert auf seiner Preisseite eine Prüfung eingehender Rechnungen. Hier löst kostenlose Software nicht mehr als kostenpflichtige.

In vier Fragen prüfen, ob und ab wann Sie ausstellen müssen

Was auf beiden Preisseiten fehlt

Weder Accountable noch easybill nennt auf der Preisseite, welches ZUGFeRD-Profil die Software erzeugt. Beide nennen auch nicht, welche XRechnung-Version sie unterstützen. Das ist wichtig, denn die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind keine E-Rechnungen. Das Bundesfinanzministerium schreibt: „ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“³⁰.

Bei Accountable bleibt offen, ob eine empfangene E-Rechnung als Ausgabe zählt und ob der Free-Tarif archiviert. Bei easybill bleiben die Höhe der Archivierungskosten und der Betrag der „Kostenbremse“ offen. Die Anbieter dokumentieren diese Punkte nicht. Die offenen Fragen aller Anbieter stehen im Anbietervergleich. Jede neue Angabe halten wir im Änderungsprotokoll mit Datum fest.