Fristen der E-Rechnungspflicht: 2025, 2027 und 2028

Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen, ausstellen ab dem 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026. Alle übrigen müssen ab dem 1. Januar 2028 ausstellen, soweit keine dauerhafte Ausnahme greift.

Seit dem 1. Januar 2025: Sie müssen E-Rechnungen empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931, das ein Programm lesen kann. Eine Übergangsfrist gibt es nicht¹.

Die Pflicht gilt unabhängig von Umsatz und Rechtsform. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.

Sie können E-Rechnungen per E-Mail empfangen. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt die Finanzverwaltung nicht².

Ein Wahlrecht haben Sie dabei nicht. Wer keinen Empfangsweg bereitstellt, hat trotzdem keinen Anspruch auf eine Rechnung in anderer Form³.

Die Übergangsregeln betreffen nur das Ausstellen, nicht das Empfangen⁴. Auch die Aufbewahrung läuft vom ersten Tag an.

E-Rechnung empfangen: Postfach, Formate, Prüfung und Archiv

Bis zum 31.12.2026: PDF und Papier bleiben zulässig

Für Umsätze, die Sie bis zum 31. Dezember 2026 ausführen, dürfen Sie noch eine „sonstige Rechnung“ ausstellen⁵. Das ist eine Rechnung auf Papier oder in einem Dateiformat, das die Norm EN 16931 nicht erfüllt. Ein einfaches PDF ist so ein Format.

Die Rechnung muss dafür bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt sein⁶.

Für ein PDF brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers. Diese Schonfrist steht im Umsatzsteuergesetz⁴.

Wichtig für alle Termine: Die Pflicht zum Ausstellen besteht schon seit dem 1. Januar 2025⁷. 2027 und 2028 sind keine neuen Pflichten. Es sind die Enddaten der Übergangsregeln.

Wer sagt, die Pflicht komme erst 2028, verwechselt die Pflicht mit ihrer befristeten Nichtbeanstandung. Das heißt: Papier und PDF werden nur bis zum Ende der Übergangsregeln hingenommen.

Die Sicht der Verwaltung steht in zwei Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), vom 15. Oktober 2024⁸ und vom 15. Oktober 2025⁹. Das zweite ersetzt das erste nicht. Es ändert und ergänzt es und hat die Frage der Zustimmung teilweise neu gefasst. Viele Ratgeber kennen bis heute nur das Schreiben von 2024.

Ab dem 01.01.2027: Ausstellen müssen Unternehmen über 800.000 Euro Gesamtumsatz

Die Übergangsregel gilt für Umsätze aus 2027 nur noch für Unternehmen mit „nicht mehr als 800 000 Euro“ Gesamtumsatz im Vorjahr¹⁰. Für Umsätze aus 2027 ist das Vorjahr 2026. Wer darüber liegt, stellt ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus.

Den Gesamtumsatz berechnen Sie nach dem Umsatzsteuergesetz¹¹. Er ist nicht der Umsatz aus Ihrer Gewinnermittlung. Vier Punkte entscheiden über die Rechnung:

• Nach Zahlungseingang. Es zählt, was 2026 tatsächlich bei Ihnen eingegangen ist. Was Sie in Rechnung gestellt haben, zählt nicht¹².
• Netto. Gezählt wird der Betrag ohne Umsatzsteuer¹³.
• Ohne Anlagevermögen. Anlagevermögen sind Dinge, die Ihr Betrieb dauerhaft nutzt. Verkaufen Sie 2026 eine Maschine oder ein Fahrzeug, rechnen Sie diesen Erlös nicht mit¹⁴.
• „Nicht mehr als“. Bei genau 800.000 Euro bleiben Sie in der Übergangsregel. Die Pflicht greift erst oberhalb dieses Betrages¹⁰.

Für zwei häufige Fälle weisen die BMF-Schreiben die Zuordnung ausdrücklich zu¹⁵. Bei einer Gutschrift zählt der Gesamtumsatz dessen, der die Gutschrift ausstellt. Bei einer Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises. Eine Organschaft liegt vor, wenn mehrere Firmen steuerlich als ein Unternehmen gelten. Stellt ein Dritter die Rechnung aus, der am Umsatz nicht beteiligt ist, zählt der Gesamtumsatz des Auftraggebers.

Prüfen, ab wann Ihr Betrieb ausstellen muss

Liegen Sie über 800.000 €? Gesamtumsatz 2026 schätzen

Was zur 800.000-Euro-Grenze zählt und was nicht

Ab dem 01.01.2028: alle ohne dauerhafte Ausnahme

Mit dem 31. Dezember 2027 läuft die letzte Übergangsregel aus⁴. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, die Sie ab dem 1. Januar 2028 ausführen, sind Papier und einfaches PDF keine ordnungsgemäßen Rechnungen mehr.

Ihr Umsatz spielt dann keine Rolle mehr. Es bleiben nur die dauerhaften Ausnahmen weiter unten auf dieser Seite.

Praktisch betrifft dieser Termin vor allem kleine Betriebe, die 2026 nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatten. Sie haben ein Jahr mehr Zeit für die Umstellung, aber keinen anderen Rechtsrahmen.

Welches Datum zählt: die Leistung oder die Rechnung?

Welche Übergangsregel gilt, richtet sich nach dem ausgeführten Umsatz, nicht nach dem Datum der Rechnung⁴. Maßgeblich ist also der Zeitpunkt der Leistung. Jede Übergangsregel verlangt aber zusätzlich, dass die Rechnung bis zu einem festen Tag übermittelt ist. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein.

Eine vorgezogene Rechnung hilft Ihnen nicht, wenn Sie die Leistung erst nach dem Stichtag erbringen.

Auch eine späte Rechnung zählt. Sie führen eine Leistung im Dezember 2026 aus und stellen die Rechnung erst im Januar 2027. Dann erfüllen Sie die erste Übergangsregel nicht, denn sie verlangt eine Rechnung „bis zum 31. Dezember 2026“⁶. Die Regel für 2027 erfasst nur Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden¹⁰. Diese Seite stellt beide Grenzen fest, mehr nicht.

Dieser Anknüpfungspunkt wird oft falsch dargestellt. Deshalb sind der Jahreswechsel und Abschlagsrechnungen in der Umstellungsphase die heikelsten Fälle.

Wird die Ausstellungspflicht auf 2028 verschoben?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert eine Verschiebung. Er hat dazu am 22. Juni 2026 ein Positionspapier veröffentlicht¹⁶. Sein Titel lautet:

Erst Spielregeln festlegen, dann starten – Verschiebung der E-Rechnungspflicht auf den 1. Januar 2028

Gefordert wird eine punktuelle Verschiebung, nur für die Ausstellungspflicht der Unternehmen über 800.000 Euro. Die Empfangspflicht und der Termin 2028 sollen bleiben.

Die Begründung ist nachvollziehbar. Die überarbeitete Norm EN 16931-1:2026 wurde erst im Mai 2026 veröffentlicht¹⁷. Die Fassung von 2017 bleibt während der Umstellung konform. Viele Programme setzen die geltende Fassung nicht sauber um.

Eine ZDH-Umfrage unter 1.926 Handwerksbetrieben wurde am 18. Mai 2026 vorgestellt. Rund zwei Drittel der Betriebe nennen Probleme beim Rechnungsempfang¹⁶.

Beschlossen ist davon nichts. Das Kabinett hat den Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 am 12. August 2026 beschlossen. Am 14. August 2026 ging er als BR-Drs. 447/26 an den Bundesrat¹⁸.

Der Entwurf ändert die Übergangsregel nicht. Im ganzen Entwurfstext kommt der Ausdruck „Absatz 38“ kein einziges Mal vor. Der 1. Januar 2027 ist damit geltendes Recht, und zwar ohne Vorbehalt.

Das Gleiche gilt für die Stellungnahme des Bundesrates vom 25. September 2026¹⁹. Auch die Gegenäußerung der Bundesregierung ändert nichts²⁰. Dasselbe gilt für die erste Lesung im Bundestag am 8. Oktober 2026. Wir haben das am 11. Oktober 2026 geprüft.

Schon 2023 hatte eine Empfehlung der Ausschüsse des Bundesrates eine Verschiebung bei der E-Rechnung gefordert (BR-Drs. 433/1/23), ohne Folgen. Jetzt berät der Bundestag, federführend ist der Finanzausschuss. Es stehen noch die Beratung im Finanzausschuss und die abschließende Abstimmung aus. Der Finanzausschuss ergänzt erfahrungsgemäß Regelungen, die im Entwurf nicht standen. Wir prüfen den weiteren Verlauf und halten jede Änderung im Änderungsprotokoll mit Datum und Quelle fest.

Für wen die Fristen dauerhaft nicht gelten

Neben den befristeten Übergangsregeln gibt es Ausnahmen, die nicht auslaufen:

• Kleinunternehmer. Sie dürfen ihre Rechnung immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF²¹²². Das Wort „immer“ ist entscheidend. Die Befreiung hängt nicht an den Übergangsfristen und ist dauerhaft. Sie gilt aber nur für das Ausstellen. Empfangen und aufbewahren müssen Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025 wie alle anderen Unternehmer. Wer freiwillig eine E-Rechnung ausstellt, braucht bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern keine Zustimmung²³.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Es zählt der Gesamtbetrag, also der Betrag einschließlich Umsatzsteuer²⁴. Vorsicht bei gemischten Rechnungen: Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro, ist eine E-Rechnung Pflicht. Das gilt auch, wenn der pflichtige Teil darunter liegt²⁵.
• Fahrausweise. Auch für Fahrausweise müssen Sie keine E-Rechnung ausstellen²⁶.
• Steuerfreie Umsätze. Gemeint sind bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa Kredit- und Versicherungsumsätze, die Vermietung von Grundstücken oder Heilbehandlungen²⁷.
• Leistungen an Privatpersonen und grenzüberschreitende Umsätze. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmern⁷.

Was diese Ausnahmen für einzelne Betriebsarten bedeuten, steht in den Leitfäden nach Betriebsart. Welche Programme senden und empfangen können und ab welchem Tarif, zeigt der Software-Vergleich.

Ab wann die Pflicht für Sie gilt: Stichtage und Bedingungen im Einzelnen

Acht Jahre aufbewahren, nicht zehn

Sie müssen Rechnungen acht Jahre aufbewahren²⁸. Das gilt für das Doppel Ihrer eigenen Rechnungen und für alle Rechnungen, die Sie erhalten. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Das Gesetz bestätigt die Zahl: Wer weniger als „mindestens acht Jahre“ aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit²⁹.

Auf vielen Seiten steht weiterhin „zehn Jahre“. Für Rechnungen ist das falsch. Zehn Jahre gelten für andere Unterlagen, etwa Bücher, Inventare und Bilanzen³⁰. Wer beides vermischt, bewahrt entweder zu kurz auf oder kann seine Frist im Streitfall nicht begründen.

Welche Bußgelder das Umsatzsteuergesetz bei Verstößen vorsieht

Welche Software beide Pflichten abdeckt

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 01.01.2025, das Ausstellen folgt mit dem Auslaufen der Übergangsregeln. Diese Tarife enthalten laut Preisseite Versand und Empfang. Unsere Empfehlungen stehen vorn, danach folgen die übrigen nach dem Preis.

Preise am 16.10.2026 abgelesen · netto pro Monat

„Ab“ heißt: erster Tarif, dessen Preisseite Versand und Empfang von E-Rechnungen nennt. Welches ZUGFeRD-Profil ein Programm erzeugt, dokumentiert keiner der Anbieter. Alle elf Anbieter im Vergleich.