Ratgeber: was die E-Rechnungspflicht für Ihren Betrieb bedeutet

Ob und ab wann die E-Rechnung für Sie Pflicht wird, hängt von Ihrer Betriebsart ab. Dieser Ratgeber führt Sie in fünf Gruppen zur passenden Seite.

Wo fangen Sie an?

Zuerst prüfen Sie, ob die Pflicht Sie überhaupt trifft. Danach lesen Sie die Seite zu Ihrer Betriebsart.

In vier Fragen prüfen, ab wann es Sie trifft

• Sie sind Kleinunternehmer oder Kleingewerbe: Lesen Sie den Abschnitt zu Kleinunternehmern.
• Sie sind Freiberufler: Lesen Sie den Abschnitt zu Freiberuflern.
• Sie führen einen Handwerksbetrieb: Lesen Sie den Abschnitt zum Handwerk.
• Sie leiten einen Verein: Lesen Sie den Abschnitt zu Vereinen.
• Sie vermieten Räume oder Grundstücke: Lesen Sie den Abschnitt zu Vermietern.

Was für jeden Betrieb gilt, ohne Ausnahme

Zwei Punkte gelten unabhängig von Größe, Rechtsform und Branche. Wer sie kennt, hat den größeren Teil der Pflicht verstanden.

Empfangen müssen Sie seit dem 1. Januar 2025. Die Übergangsregeln betreffen nur das Ausstellen von Rechnungen¹. Für den Empfang gibt es keine Schonfrist und keine Umsatzgrenze. Schickt Ihnen ein anderer Unternehmer im Inland eine E-Rechnung, müssen Sie sie entgegennehmen können. Widersprechen können Sie nicht. Bei einer sonstigen Rechnung ist das anders. Das ist eine Rechnung auf Papier oder als PDF. Für ein PDF braucht der Aussteller Ihre Zustimmung, für eine E-Rechnung nicht².

Aufbewahren müssen Sie acht Jahre, nicht zehn. Das gilt für das Doppel jeder ausgestellten Rechnung und für jede erhaltene Rechnung. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde³. Die zehn Jahre, die auf vielen Ratgeberseiten stehen, kommen aus der Abgabenordnung. Sie gelten für andere Unterlagen wie Bücher, Inventare und Abschlüsse, nicht für die Rechnung selbst⁴. Beide Fristen bestehen nebeneinander. Die eine ersetzt die andere nicht.

Ab wann Sie selbst ausstellen müssen, hängt von Ihrem Gesamtumsatz und Ihrer Betriebsart ab. Die Fristen im Detail stehen mit Rechtsgrundlage und Prüfdatum auf einer eigenen Seite.

Was beim Empfang von E-Rechnungen seit 2025 gilt

Ab wann Sie ausstellen müssen: alle Stichtage

Kleinunternehmer: dauerhaft keine E-Rechnungspflicht

Kleinunternehmer sind Unternehmer, deren Umsätze nach dem Umsatzsteuergesetz steuerfrei bleiben. Bei ihnen werden die Regeln am häufigsten falsch dargestellt. Die Durchführungsverordnung sagt:

„Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“

Das Wort „immer“ entscheidet. Die Ausnahme steht selbstständig in der Verordnung⁵. Sie hängt nicht an den Übergangsregeln. Deshalb läuft sie weder zum 1. Januar 2027 noch zum 1. Januar 2028 aus. Als Kleinunternehmer dürfen Sie Ihre Rechnungen dauerhaft auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF stellen⁶. Eingeführt hat die Regel das Jahressteuergesetz 2024⁷. Viele Seiten im Netz ordnen sie den Übergangsfristen zu. Der Wortlaut sagt etwas anderes.

Drei Einschränkungen bleiben. Erstens betrifft die Befreiung nur das Ausstellen. Empfang seit dem 1. Januar 2025 und Aufbewahrung über acht Jahre gelten auch für Sie. Zweitens hängt die Ausnahme am Status. Sie gilt für Rechnungen über Umsätze, die unter die Kleinunternehmer-Regel fallen⁸. Ob Sie diesen Status im laufenden Jahr noch haben, klärt Ihre Steuerberatung. Drittens dürfen Sie freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Zwischen inländischen Unternehmern brauchen Sie dafür keine Zustimmung des Empfängers.

Kleinunternehmer im Detail: was dauerhaft gilt und was nicht

Kleingewerbe: warum der Begriff über die Pflicht nichts entscheidet

Freiberufler: keine Sonderregel, 2027 oder 2028 je nach Umsatz

Das Umsatzsteuerrecht kennt keine eigene Gruppe „Freiberufler“. Nicht der Beruf entscheidet, sondern der Umsatz und sein Empfänger. Die Pflicht zum Ausstellen gilt bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern⁹. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht darunter.

Für den Termin zählt die Umsatzgrenze von 800.000 Euro. Hatten Sie im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz, dürfen Sie Rechnungen für Umsätze aus 2027 bis zum 31.12.2027 weiter auf Papier übermitteln. Ein PDF dürfen Sie nur mit Zustimmung des Empfängers schicken. Zum 1. Januar 2028 endet die Übergangsregel¹⁰. Den Gesamtumsatz zählen Sie nach den vereinnahmten Entgelten. Das heißt: netto, nach Zahlungseingang und ohne Verkäufe von Anlagevermögen¹¹.

Zwei Fälle verschieben das Bild. Wer die Kleinunternehmer-Regel anwendet, fällt unter die dauerhafte Ausnahme⁵. Und wer nur Leistungen erbringt, die steuerfrei sind, ist für diese Umsätze von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen¹²¹³. Ob Ihre Leistung dazu zählt, ist eine Einzelfallfrage für die Steuerberatung. Die Pflicht zum Empfangen bleibt in allen Fällen bestehen.

Freiberufler im Detail: Fristen, Gutschriften, Auslandskunden

Handwerk: ab 800.000 Euro Gesamtumsatz gilt schon der 01.01.2027

Handwerksbetriebe, die 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz haben, müssen für Leistungen an Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für sie endet die Übergangsregel schon dann. Als Vorjahr zählt 2026¹⁰. Wie die Frist bei Rechnungen um den Jahreswechsel läuft, steht auf der Seite alle E-Rechnung-Fristen.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat am 22.06.2026 gefordert, diesen Termin auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Die Position heißt „Erst Spielregeln festlegen, dann starten“¹⁴. Der Verband begründet das mit der überarbeiteten Norm EN 16931-1:2026. Sie wurde erst im Mai 2026 veröffentlicht¹⁵. Eine ZDH-Umfrage unter 1.926 Handwerksbetrieben (Ergebnisse vom 18.05.2026) ergab außerdem: Rund zwei Drittel melden schon beim Empfang Probleme.

Stand heute ist das eine Verbandsposition und kein Gesetz. Das Jahressteuergesetz 2026 ändert die Übergangsregel nicht¹⁶. Planen Sie mit 2027.

Zwei Entlastungen sind für Handwerksbetriebe wichtig. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht. Und Rechnungen bis 250 Euro brutto bleiben als Kleinbetragsrechnung zulässig¹⁷. Achtung bei der zweiten: Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro, ist eine E-Rechnung fällig. Das gilt auch, wenn der pflichtige Anteil darunter liegt¹⁸.

Vereine: es kommt darauf an, ob der Verein als Unternehmer handelt

Für Vereine gibt es im E-Rechnungsrecht keine eigene Regel. Die Frage wird früher entschieden: Handelt der Verein bei diesem Umsatz als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes? Nur dann liegt ein Umsatz zwischen inländischen Unternehmern vor⁹.

Leistet der Verein wirtschaftlich an andere Unternehmer, gilt dasselbe wie für jeden Betrieb. Die Übergangsregel läuft je nach Gesamtumsatz bis 2027 oder 2028¹¹. Danach gilt die E-Rechnung. Bleibt ein Verein unter der Kleinunternehmer-Grenze, greift die dauerhafte Ausnahme⁵. Steuerfreie Umsätze sind ohnehin ausgenommen¹³.

Sobald der Verein Unternehmer ist, muss er E-Rechnungen empfangen und acht Jahre aufbewahren können. Welche technische Lösung genügt, regeln die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025¹⁹²⁰.

Wo in Ihrem Verein die Grenze zwischen ideeller und wirtschaftlicher Tätigkeit verläuft, ist eine Einzelfrage für die Steuerberatung. Wir veröffentlichen dazu keine Faustregel, solange wir sie nicht an eine Fundstelle binden können.

Vereine im Detail: wann die E-Rechnung gilt

Vermieter: die steuerfreie Vermietung fällt heraus, die Option nicht

Die Vermietung von Grundstücken ist normalerweise steuerfrei²¹. Steuerfreie Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht dauerhaft ausgenommen, nicht nur übergangsweise¹²¹³. Wer klassisch steuerfrei vermietet, muss für diese Mieten keine E-Rechnung ausstellen. Bei Wohnraum an Privatpersonen fehlt außerdem schon der Umsatz zwischen Unternehmern.

Anders ist es, wenn Sie an Unternehmer vermieten und auf die Steuerbefreiung verzichten. Dann rechnen Sie mit Umsatzsteuer ab. Das ist ein steuerpflichtiger Umsatz zwischen inländischen Unternehmern, und der allgemeine Zeitplan gilt. Bei nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr läuft die Übergangsregel bis zum 31.12.2027. Sonst endet sie schon zum 01.01.2027¹⁰. Ob bei Ihnen eine solche Option vorliegt oder möglich ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Eine Website kann das nicht für Sie entscheiden.

Sprechen Sie früh über die Dauerrechnung. Das ist ein Mietvertrag, der zugleich als Rechnung dient. Wie Sie damit nach dem Wechsel zur E-Rechnung verfahren, hängt vom Einzelfall ab. Die Verwaltungsauffassung steht in den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025¹⁹²⁰. Wir veröffentlichen sie erst, wenn wir sie an die genaue Randziffer binden können. Bis dahin ist das der wichtigste Punkt für Ihre Steuerberatung.

Vermieter im Detail: Option, Mietvertrag, Dauerrechnung

Welche Software Versand und Empfang abdeckt

Für welche Gruppe auch immer die Ausstellungspflicht greift: Empfangen müssen alle. Diese Tarife enthalten laut Preisseite beides. Unsere Empfehlungen stehen vorn, danach folgen die übrigen nach dem Preis.

Preise am 16.10.2026 abgelesen · netto pro Monat

„Ab“ heißt: erster Tarif, dessen Preisseite Versand und Empfang von E-Rechnungen nennt. Welches ZUGFeRD-Profil ein Programm erzeugt, dokumentiert keiner der Anbieter. Alle elf Anbieter im Vergleich.

Diese Seite gibt den allgemeinen Rechtsstand wieder. Ihren Einzelfall beurteilt eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater.