E-Rechnung Pflicht für Vermieter: steuerfrei, steuerpflichtig, gewerblich

Eine steuerfreie Miete braucht keine Rechnung, also auch keine E-Rechnung. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen nur bei steuerpflichtiger Miete an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, empfangen müssen Sie sie auch bei steuerfreier Miete.

Muss ein Vermieter überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Ein Unternehmer ist berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Das ist ein Recht, keine Pflicht¹. Zur Ausstellung verpflichtet ist er nur, wenn der Umsatz nicht zu den steuerfreien Umsätzen der Nummern 8 bis 29 gehört². Dazu zählt die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken. Sie ist steuerfrei, also ohne Umsatzsteuer³. Für eine so befreite Miete besteht weder eine Rechnungspflicht noch eine E-Rechnungspflicht.

Das Gesetz nennt drei Fälle, in denen Sie eine Rechnung ausstellen müssen. Nur im ersten Fall, bei Leistungen an Unternehmer im Inland, muss es eine E-Rechnung sein. In den beiden anderen Fällen genügt eine Rechnung⁴.

Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht fehlt, Gewinn zu erzielen⁵. „Gewerblich“ meint also nicht die Gewerbemiete. Das Gesetz unterscheidet nicht zwischen Wohnung und Geschäftsraum.

Die Finanzverwaltung nennt als Fallgruppe Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, zum Beispiel einen Vermieter einer Wohnung⁶.

Ob Ihr Mietvertrag steuerfrei oder steuerpflichtig ist, klärt diese Seite nicht. Im Einzelfall klären das Finanzamt oder Ihr Steuerberater. Vorab können Sie in vier Fragen prüfen, ob Sie betroffen sind.

Steuerfreie Vermietung: keine Ausstellungspflicht – was trotzdem gilt

Das Gesetz nimmt vier Vermietungen von der Steuerfreiheit aus⁷:

• die kurzfristige Beherbergung von „Fremden“ in „Wohn- und Schlafräumen“,
• die Vermietung von „Plätzen für das Abstellen von Fahrzeugen“,
• die kurzfristige Vermietung auf Campingplätzen,
• die Vermietung von Betriebsvorrichtungen.

Für Stellplätze nennt der Text keine Dauer. „Kurzfristig“ steht nur bei Beherbergung und Camping. Ein Stellplatz, den Sie allein an einen im Inland ansässigen Unternehmer für dessen Unternehmen vermieten, fällt deshalb unter den nächsten Abschnitt. Ob das auch für einen Stellplatz gilt, den Sie mit einer Wohnung vermieten, sagt keine unserer ausgewerteten Quellen.

Steuerfreie Mieten zählen nicht zum Gesamtumsatz. Das Gesetz zieht die steuerfreien Umsätze der Nummern 11 bis 29 ab. Steuerpflichtige Mieten bleiben drin⁸. Berechnet wird nach vereinnahmten Entgelten, also ohne Umsatzsteuer⁹. Dieselbe Berechnung gilt für die 800.000 Euro der Übergangsregel und für die 25.000 und 100.000 Euro der Kleinunternehmer. Lesen Sie dazu die 800.000-Euro-Grenze im Detail. Ihren eigenen Wert können Sie so prüfen: Gesamtumsatz 2026 mit dem Rechner ermitteln.

E-Rechnungspflicht für Vermieter: steuerpflichtige Miete an Unternehmer

Eine steuerfreie Miete können Sie als steuerpflichtig behandeln. Das nennt man Option. Sie geht aber nur, wenn Sie an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen vermieten¹⁰. Bei Grundstücken ist die Option außerdem nur zulässig, soweit der Mieter das Grundstück ausschließlich für Umsätze nutzt oder nutzen will, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen¹¹. Mit Vorsteuerabzug ist gemeint, dass ein Unternehmer die Umsatzsteuer, die ihm andere Unternehmer in Rechnung stellen, von seiner eigenen Umsatzsteuer abzieht.

Die Finanzverwaltung bezieht in die E-Rechnungspflicht ausdrücklich Fälle ein, in denen die Leistung aufgrund einer Option steuerpflichtig ist¹²⁶.

Sie müssen die Rechnung als E-Rechnung ausstellen, wenn die Miete an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen geht. Außerdem müssen beide im Inland ansässig sein oder in einem der Sondergebiete, die das Gesetz an dieser Stelle ausdrücklich nennt¹³¹⁴.

Ansässig ist, wer dort Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte hat, die am Umsatz beteiligt ist. Ohne Sitz zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung, wie Papier¹⁵.

Nicht aufgeführt sind Rechnungen per EDI (elektronischer Datenaustausch). Dafür gibt es eine eigene Übergangsregel bis 31.12.2027²⁰. Nicht aufgeführt sind auch Kleinunternehmer. Dazu lesen Sie unten weiter²¹.

Maßgeblich ist der ausgeführte Umsatz. Das heißt: Es zählt, wann Sie die Leistung ausführen.

Die beiden Übergangsregeln verlangen zweierlei zugleich. Sie müssen den Umsatz im genannten Zeitraum ausführen. Und Sie müssen die Rechnung bis zum genannten Tag übermitteln²². Hatten Sie 2026 genau 800.000 Euro Gesamtumsatz, bleiben Sie in der Gruppe mit höchstens 800.000 Euro. Das Gesetz sagt „nicht mehr als“.

Zur PDF-Rechnung lesen Sie Zustimmung zur PDF-Rechnung mit Musterschreiben und was für die PDF-Rechnung bis Ende 2026 und danach gilt. Alle Termine finden Sie unter alle Fristen 2025 bis 2028 mit Rechtsgrundlage.

Mietvertrag als Dauerrechnung: eine E-Rechnung zu Beginn

Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung für einen Vertrag, der über längere Zeit läuft, etwa einen Mietvertrag. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist ein Mietvertrag eine Rechnung, wenn er die Angaben enthält, die das Gesetz für eine Rechnung verlangt. Eine E-Rechnung ist er nur, wenn er selbst das Format erfüllt²³.

Besteht die Pflicht, genügt eine einzige E-Rechnung für den ersten Teilzeitraum der Leistung. Der Vertrag hängt als Anhang daran, oder die E-Rechnung weist klar auf die Dauerrechnung hin²⁴. Ändert sich eine Pflichtangabe, etwa durch eine Mieterhöhung²⁵, berichtigen Sie die E-Rechnung oder stellen eine neue aus²⁶. Ob jede Indexanpassung das auslöst, ist nicht dokumentiert.

Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, entfällt eine zusätzliche E-Rechnung, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern²⁷. Der Anwendungserlass sagt dasselbe für zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen, ohne Datum²⁸. Beide Texte gelten. Mehr dazu: Dauerrechnungen bei Miet- und Wartungsverträgen im Detail.

Vermietung an Privatpersonen

Die E-Rechnungspflicht verlangt einen Empfänger, der Unternehmer für sein Unternehmen ist¹⁹. Bei einem privaten Mieter besteht deshalb keine Pflicht zur E-Rechnung, auch bei steuerpflichtiger Miete. Die Option gibt es nur gegenüber einem Unternehmer¹⁰. Sendet der Vermieter ein elektronisches Dokument, braucht er die Zustimmung des Mieters. Für Papier braucht er sie nie²⁹.

Als Empfänger: Handwerker, Hausverwaltung, Energieversorger

Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen. Empfangen Sie per E-Mail, ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich. Wer nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine sonstige Rechnung³⁰.

Für den Empfang gilt keine Übergangsregelung. Sie müssen ihn vom 1. Januar 2025 an gewährleisten³¹. Näheres lesen Sie unter was beim Empfang von E-Rechnungen seit 2025 gilt.

Diese Pflicht trifft den Vermieter als Unternehmer, unabhängig von Umsatz und Steuerstatus seiner Mieten³².

Arbeitet ein Handwerker für Ihre Vermietung, leistet er an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen. Sind beide im Inland ansässig, muss er eine E-Rechnung ausstellen, vorbehaltlich der Übergangsregeln¹⁹²². Für andere Empfänger verlangt das Gesetz bei steuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Eine E-Rechnung verlangt es dort nicht³³. Ob in Ihrem Fall die erste oder die dritte Fallgruppe greift, sagt diese Seite nicht.

Als Unternehmer bewahren Sie Rechnungen acht Jahre auf, gerechnet ab Ende des Ausstellungsjahres. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen gewahrt bleiben³⁴. Mehr dazu lesen Sie unter Aufbewahrungsfrist: acht Jahre, nicht zehn.

Kleinunternehmer-Vermieter: dauerhaft keine Ausstellungspflicht

Die Kleinunternehmerregelung setzt voraus, dass der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet³⁵. Eine Rechnung über Umsätze, die danach steuerfrei sind, dürfen Sie immer als sonstige Rechnung übermitteln²¹. „Immer“ heißt: kein Enddatum und kein Bezug zu den Übergangsregeln.

Zur Form sagt die Finanzverwaltung: Papier dürfen Sie immer nutzen. Ein PDF oder ein anderes elektronisches Format dürfen Sie nur mit Zustimmung des Empfängers nutzen. Eine E-Rechnung dürfen Sie, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, immer ohne Zustimmung ausstellen³⁶. Siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Die Befreiung betrifft nur das Ausstellen. Als Kleinunternehmer müssen Sie E-Rechnungen empfangen³⁷ und aufbewahren³⁸.