Dauerrechnung und E-Rechnung: was für Miet- und Wartungsverträge gilt

Ein Mietvertrag kann eine Rechnung sein. Laut Finanzverwaltung braucht eine vor 2027 auf Papier oder als PDF erteilte Dauerrechnung keine zusätzliche E-Rechnung, solange sich ihre Rechnungsangaben nicht ändern.

Warum ein Vertrag eine Rechnung sein kann

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem Sie abrechnen. Wie das Dokument heißt, spielt keine Rolle¹. Die Finanzverwaltung wendet das auf Verträge an. Ein Vertrag kann als Rechnung gelten, wenn er alle Angaben enthält, die das Gesetz für eine Rechnung vorschreibt².

Ein Vertrag ist nur dann eine E-Rechnung, wenn er selbst die Formvorgaben für E-Rechnungen erfüllt. Ein Mietvertrag auf Papier ist deshalb eine sonstige Rechnung. Das ist eine Rechnung, die keine E-Rechnung ist³. Auch ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung wie Papier⁴.

Das Wort „Dauerrechnung“ stammt aus den Verwaltungstexten⁵⁶. Gemeint ist eine Rechnung für einen Vertrag, der über längere Zeit läuft, etwa ein Mietvertrag. Als Beispiele nennt der Anwendungserlass einen Miet- oder Pachtvertrag, einen Wartungsvertrag und einen Pauschalvertrag mit einem Steuerberater⁷.

Fällt Ihr Vertrag überhaupt unter die E-Rechnungspflicht?

Drei Voraussetzungen müssen zugleich erfüllt sein. Erstens darf die Leistung nicht unter eine der Steuerbefreiungen fallen, die das Gesetz in den Nummern 8 bis 29 seiner Befreiungsliste nennt⁸⁹. Zweitens muss die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen gehen. Drittens müssen beide im Inland ansässig sein.

Ansässig sind Sie dort, wo Sie Ihren Sitz oder Ihre Geschäftsleitung haben. Das gilt auch, wenn Sie dort eine Betriebsstätte haben, die am Umsatz beteiligt ist. Fehlt ein Sitz, zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt¹⁰.

Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist steuerfrei¹¹. Für eine solche Miete müssen Sie dauerhaft gar keine Rechnung ausstellen⁸. Damit gibt es auch keine E-Rechnungspflicht. Bei einer Wohnung für eine Privatperson fehlt außerdem der Unternehmer als Mieter.

Von der Steuerfreiheit nimmt das Gesetz unter anderem aus: die Vermietung von Plätzen für das Abstellen von Fahrzeugen und die Vermietung von Betriebsvorrichtungen¹². Einen Stellplatz, den Sie allein vermieten, prüfen Sie deshalb an den drei Voraussetzungen. Ob das auch für einen Stellplatz gilt, den Sie zusammen mit einer Wohnung vermieten, beantwortet keine unserer ausgewerteten Quellen.

Eine steuerfreie Miete dürfen Sie nur dann als steuerpflichtig behandeln, wenn Sie an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen vermieten¹³. Bei Grundstücken gilt noch eine Bedingung. Der Verzicht ist nur zulässig, soweit der Mieter das Grundstück ausschließlich für Umsätze nutzt oder nutzen will, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen¹⁴. Mit Vorsteuerabzug ist gemeint, dass ein Unternehmer die Umsatzsteuer, die ihm andere Unternehmer in Rechnung stellen, von seiner eigenen Umsatzsteuer abzieht.

Der Vertrag muss die Steuer eindeutig, klar und unbedingt ausweisen. Lässt er offen, ob die Miete steuerpflichtig ist, genügt er nicht¹⁵. Ob der Verzicht auf die Steuerfreiheit im Einzelfall möglich ist und wie Sie Nebenkosten abrechnen, gehört zur Steuerberatung.

Für Wartungs-, Hosting-, Leasing- und Lizenzverträge mit Umsatzsteuer gelten dieselben drei Voraussetzungen. Ob die Grenze von 250 Euro¹⁶ je Zeitraum oder für den ganzen Vertrag gilt, behandeln wir nicht. Weiter helfen Prüfen Sie in vier Fragen, ob die Pflicht Sie trifft und Leitfäden nach Betriebsart, auch für Vermieter.

Welcher Stichtag gilt für einen laufenden Vertrag?

Maßgeblich ist, wann Sie die Leistung ausführen. Das Datum der Vertragsunterschrift oder des Dokuments zählt nicht¹⁷. Ein Vertrag von 2019 hat deshalb dieselben Stichtage wie ein Vertrag von 2026.

Die Tabelle gilt nur, wenn alle drei Voraussetzungen erfüllt sind²⁰. Für Rechnungen per EDI (elektronischer Datenaustausch) gilt bei Leistungen aus 2027 eine eigene Regel. Sie gilt ohne Umsatzgrenze bis zum 31.12.2027, mit Zustimmung des Empfängers²¹. Zu bestehenden Dauerrechnungen lesen Sie unten weiter.

Steuerfreie Mieten zählen beim Gesamtumsatz nicht mit²². Zur Berechnung lesen Sie wie die 800.000-Euro-Grenze berechnet wird. Dazu gibt es den Rechner für den Gesamtumsatz 2026.

Wann eine Miet- oder Wartungsperiode über den 31.12.2026 hinweg als ausgeführt gilt, behandeln wir nicht. Das steht unter was für Leistungen aus Dezember 2026 gilt, die erst 2027 abgerechnet werden.

Muss eine bestehende Dauerrechnung als E-Rechnung neu ausgestellt werden?

Ein Beispiel: Ein Vermieter hat 2019 einen Gewerbemietvertrag auf Papier geschlossen. Er hat auf die Steuerfreiheit verzichtet (Option). Die Miete ist gleich geblieben. Sein Gesamtumsatz 2026 liegt über 800.000 Euro. Der Mieter ist ein Unternehmer, der im Inland ansässig ist.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ändert im Schreiben vom 15.10.2024 nur die Rn. 6a, 6b, 17, 22, 24, 35, 35a, 51a, 51b, 60 und 61. Die Rn. 44 bis 46 gelten unverändert fort²⁹.

Beide Texte gelten nebeneinander. So lautet der erste:

Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

So steht es im BMF-Schreiben vom 15.10.2024²⁷. Der Text nennt ein Datum, nämlich den 1. Januar 2027. Gemeint ist der Tag, an dem das Dokument erteilt wurde. Im Gesetz zählt dagegen, wann die Leistung ausgeführt wird. Der Anwendungserlass nennt kein Datum.

Solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, besteht für zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen.

So steht es im Anwendungserlass²⁸. Er spricht von „zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilten“ Dauerrechnungen. Zwischen beiden Formulierungen entscheiden wir nicht.

Für den Mietvertrag von 2019 ist nach dem Wortlaut beider Texte keine zusätzliche E-Rechnung fällig, solange sich seine Rechnungsangaben nicht ändern.

Ändern sich die Rechnungspflichtangaben, endet die Ausnahme. Das sind die Angaben, die das Umsatzsteuergesetz für eine Rechnung verlangt. Als Beispiel nennen die Verwaltungstexte die Mieterhöhung²⁵³⁰.

Dann lässt der Anwendungserlass zwei Wege zu: Sie berichtigen die E-Rechnung, oder Sie stellen eine neue aus²⁶. An anderer Stelle nennt er nur die neue E-Rechnung³⁰.

Manchmal wird ein Vertrag erst unter E-Rechnungspflicht auf Papier oder als PDF erteilt. Dann brauchen Sie zusätzlich eine E-Rechnung, die den Vertrag berichtigt. Sie können den Vertrag dieser E-Rechnung beifügen³¹. Ob jede Indexierung der Miete die Rechnungsangaben ändert, sagt keine unserer ausgewerteten Quellen.

Die einmalige E-Rechnung enthält den Vertrag als Anhang. Oder sie lässt erkennen, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt²³²⁴. Die Rechnungsnummer steht im strukturierten Teil der E-Rechnung, also dort, wo eine Software die Daten liest. Dafür genügt eine Nummer aus dem Vertrag, zum Beispiel eine Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer. Die Zahlungsbelege brauchen keine eigene Nummer³².

Der Zeitraum jeder Leistung kann sich aus den Zahlungsbelegen ergeben, etwa aus Kontoauszügen³³.

Ob die Änderung eines bestimmten Vertrags die Rechnungsangaben ändert, klärt die Steuerberatung. Den Vorsteuerabzug des Mieters oder Kunden bei falschem Format nach Ablauf der Fristen behandeln wir nicht.

Was gilt, wenn der Mieter oder Kunde keine E-Rechnung annehmen will?

Für den Empfang gibt es keine Übergangsregel. Der Rechnungsempfänger muss ihn vom 1. Januar 2025 an gewährleisten³⁴. Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen dafür schaffen, auch Kleinunternehmer³⁵. Mehr dazu lesen Sie unter was beim Empfang von E-Rechnungen seit 2025 Pflicht ist.

Wer keine E-Rechnung empfangen kann oder will, hat kein Anrecht auf eine alternative sonstige Rechnung³⁶. Der Aussteller ist entlastet, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa mit einem Sendeprotokoll³⁷.

Eine E-Rechnung, die Pflicht ist, braucht keine Zustimmung des Empfängers³⁸. Eine Papierrechnung braucht sie in den Zeiträumen der ersten beiden Übergangsregeln ebenfalls nicht³⁹. Ein PDF gilt dagegen nur mit Zustimmung des Empfängers. Dafür gibt es ein Musterschreiben zur Zustimmung für PDF-Rechnungen.

Die Empfangspflicht trifft auch den Vermieter, der nur steuerfreie Mieten abrechnet, etwa für E-Rechnungen seiner Handwerker. Auf Dauer angelegte Vermietung ist eine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen. Sie zählt damit zur gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit⁴⁰.

Wie lange aufbewahren?

Aussteller und Empfänger bewahren Rechnungen acht Jahre auf⁴¹. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde⁴².

Eine Dauerrechnung stellen Sie einmal aus, und sie gilt über Jahre. Für diesen Fall legt keine unserer ausgewerteten Quellen den Fristbeginn gesondert fest. Außerdem läuft die Frist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist⁴³. Die Festsetzungsfrist ist die Frist, in der das Finanzamt eine Steuer festsetzen darf. Warum für Rechnungen acht und nicht zehn Jahre gelten, lesen Sie unter Aufbewahrungsfrist: acht Jahre, nicht zehn.