E-Rechnung Pflicht 2027: wen sie trifft und was Sie bis zum 1. Januar 2027 tun müssen

Die E-Rechnung-Pflicht 2027 trifft, wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hat, und gilt für Leistungen ab dem 1. Januar 2027. Bis 800.000 Euro bleiben Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF bis zum 31.12.2027 erlaubt.

Beginnt die E-Rechnung Pflicht 2027 wirklich erst im Januar?

Am 1. Januar 2027 beginnt keine neue E-Rechnungspflicht, sondern eine alte Ausnahme endet. Die Pflicht, Rechnungen zwischen zwei Unternehmen in Deutschland als E-Rechnung auszustellen, gilt schon seit dem 1. Januar 2025 ¹. Das Gesetz sah dafür Übergangsregeln vor: Das sind Regeln auf Zeit, in denen die alte Form der Rechnung noch erlaubt bleibt.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm automatisch lesen kann. XRechnung erfüllt die Bedingungen, ebenso ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL ². Ein einfaches PDF oder Papier ist eine „sonstige Rechnung“ ³. Mehr: das Format XRechnung im Detail und die ZUGFeRD-Profile.

Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, seit dem 1. Januar 2025 und ohne Übergangszeit ⁴.

Die erste Übergangsregel gilt für alle Unternehmen und deckt Leistungen aus 2025 und 2026 ab, deren Rechnung spätestens am 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Leistungen ab dem 1. Januar 2027 erfasst sie nicht ⁵. Zwei Regeln bleiben: Die zweite gilt nur für Unternehmen mit 800.000 Euro Gesamtumsatz oder weniger, die dritte für EDI-Rechnungen jeder Unternehmensgröße.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat am 22.06.2026 eine Verschiebung der Pflicht für Unternehmen über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 gefordert ⁶. Der Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 ändert den Termin nicht ⁷. Auch die Stellungnahme des Bundesrats vom 25.09.2026 und die Gegenäußerung (BT-Drs. 21/8283) ändern ihn nicht ⁸. Stand der Prüfung: 11.10.2026. Finanzausschuss-Bericht und Schlussabstimmung lagen noch nicht vor. Der 1. Januar 2027 bleibt geltendes Recht. Lesen Sie dazu den aktuellen Stand zur möglichen Verschiebung und alle Fristen von 2025 bis 2028.

Wen trifft der 1. Januar 2027?

Es gibt drei Übergangsregeln, Nr. 1 bis Nr. 3. Jede verlangt: Die Leistung ist in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt. Und die Rechnung ist bis zu einer Frist übermittelt oder ausgestellt.

„Vorjahr“ heißt: das Kalenderjahr vor der Leistung, bei einer Leistung aus dem Jahr 2027 also 2026.

Die zweite Regel gilt für Unternehmen mit „nicht mehr als 800 000 Euro“ Gesamtumsatz im Vorjahr, bei einer Leistung aus 2027 also 2026. Genau 800.000 Euro bleiben in der Regel, erst darüber endet sie ⁹.

Zustimmung heißt: Der Kunde akzeptiert ein anderes Format. Papier braucht nie seine Zustimmung, ein PDF braucht sie ⁹.

Mit dem Jahr 2027 enden alle Übergangsregeln. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 bleibt nur die E-Rechnung ¹. Mehr dazu: die 800.000-Euro-Grenze nach Rechtsform (GmbH, UG, GbR).

Was zählt zum Gesamtumsatz 2026?

Der Gesamtumsatz ist nicht die Bilanzzahl. Das Gesetz rechnet „nach vereinnahmten Entgelten“, also nach dem Geld, das der Betrieb im Jahr tatsächlich erhalten hat ¹¹.

Entgelt ist das, was Ihr Kunde ohne Umsatzsteuer bezahlt. Der Gesamtumsatz besteht deshalb aus Nettobeträgen ¹². Umsätze, die gesetzlich von der Umsatzsteuer befreit sind, ziehen Sie teilweise ab, ebenso den Verkauf von Anlagevermögen wie einer Maschine ¹³.

Nahe an der Grenze klärt ein Steuerberater Ihren Einzelfall. Für eine Schätzung nutzen Sie den Rechner für den Gesamtumsatz 2026.

Leistung im Dezember 2026, Rechnung im Januar 2027: was gilt?

Entscheidend ist der Tag, an dem die Leistung ausgeführt wurde, nicht das Datum der Rechnung ¹⁴. Jede Regel verlangt zwei Dinge: Die Leistung fällt in einen Zeitraum, und die Rechnung geht bis zu einem Stichtag raus. Ausgeführt ist eine Leistung, sobald das Werk fertig oder die Ware geliefert ist.

Beide Bedingungen müssen erfüllt sein.

„bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden;“

So lautet die erste Übergangsregel im Wortlaut des Gesetzes, mit beiden Bedingungen in einem einzigen Satz ⁵.

Eine Leistung vom Dezember 2026, deren Rechnung im Dezember 2026 rausgeht, fällt unter die Nr. 1. Dieselbe Leistung erfüllt die Nr. 1 nicht mehr, wenn die Rechnung erst im Januar 2027 verschickt wird, denn die Frist endet am 31.12.2026. Die Regeln Nr. 2 und Nr. 3 betreffen nur Leistungen, die nach dem 31.12.2026 ausgeführt werden ^{9 10}. Nach dem Wortlaut des Gesetzes erfasst deshalb keine der drei Regeln diesen Fall. Welche steuerlichen Folgen das hat, ist in den Quellen dieser Seite nicht dokumentiert.

Für eine Leistung aus 2026 ist es am sichersten, die Rechnung spätestens am 31.12.2026 zu übermitteln. Ein zweiter sicherer Weg ist, schon jetzt eine E-Rechnung auszustellen, denn das ist jederzeit erlaubt. Das gilt für Leistungen aus 2026 genauso wie für Leistungen aus 2027. Mehr dazu: die Übergangsfrist zum 31.12.2026 im Detail.

Die Sechsmonatsfrist verlangt, dass ein Unternehmen seine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellt ¹⁵. Sie verlängert die Frist der Nr. 1 nicht.

EDI: die dritte Übergangsregel ohne Umsatzgrenze

EDI steht für „elektronischer Datenaustausch“. Das Gesetz verweist dafür auf eine Empfehlung der Europäischen Kommission von 1994 (94/820/EG). Die dritte Übergangsregel hat keine Umsatzgrenze: Ob ein Betrieb klein oder groß ist, spielt für diese Regel keine Rolle. Ein großes Unternehmen, das per EDI abrechnet, behält die Ausnahme deshalb ein Jahr länger ¹⁰.

Die EDI-Regel gilt nur für Leistungen, die 2027 ausgeführt werden. Eine EDI-Rechnung muss spätestens am 31.12.2027 ausgestellt sein. Eine EDI-Rechnung braucht außerdem die Zustimmung des Empfängers, denn ohne sie greift die EDI-Regel nicht. Papier deckt diese Regel nicht ab ¹⁰.

Ein EDI-Format, das die Anforderungen an eine E-Rechnung schon heute erfüllt, darf auch nach Ende 2027 weiter genutzt werden ¹⁶. Das genaue Kriterium dafür, wann ein Datenaustausch als EDI zählt, entwickelt diese Seite bewusst nicht weiter.

Was ändert sich ab 2027 konkret – und was klären Sie mit Ihren Kunden?

Ausgang, Eingang, Vorsteuerabzug

Bei Eingangsrechnungen, die Sie erhalten, ändert sich am 1. Januar 2027 nichts. Empfangene Rechnungen und Kopien ausgestellter Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf ¹⁷. Mehr zum Empfang: E-Rechnungen empfangen ohne eigene Software.

Vorsteuerabzug heißt: Ein Unternehmen zieht die Steuer auf Lieferantenrechnungen von der eigenen Umsatzsteuer ab. Für Ihren Kunden liegt das größere Risiko hier, nicht in einer Geldbuße.

Ein Dokument kann keine E-Rechnung sein, obwohl es eine sein müsste („Formatfehler“). Das kann den Kunden nach dem Ende der Übergangsregeln das Recht auf den Vorsteuerabzug kosten ¹⁸.

Verträge, AGB und Zustimmung

Die Zustimmung des Kunden zu einem anderen Format braucht keine besondere Form. Eine AGB-Klausel (Standardbedingungen eines Vertrags) oder ein stillschweigendes Einverständnis genügt ¹⁹.

Umstellung auf die E-Rechnung: was bis zum 31. Dezember 2026 zu tun ist

1. Schätzen Sie Ihren Gesamtumsatz 2026: Zählen Sie nur das Geld, das 2026 bei Ihnen eingegangen ist, netto und ohne den Verkauf von Anlagevermögen. Dabei hilft Gesamtumsatz 2026 mit dem Rechner schätzen.
2. Listen Sie die Leistungen auf, die Sie im Dezember 2026 ausführen. Entscheiden Sie für jede, ob die Rechnung bis zum 31.12.2026 rausgeht oder ob Sie gleich eine E-Rechnung ausstellen. Dabei zählt der Tag der Ausführung.
3. Prüfen Sie, ob Sie E-Rechnungen empfangen und acht Jahre aufbewahren können.
4. Klären Sie mit Ihren wichtigsten Kunden, in welchem Format Sie ab 2027 rechnen. Bleibt ein PDF möglich, holen Sie deren Zustimmung ein. Dafür gibt es ein Musterschreiben zur Zustimmung.
5. Nutzen Sie EDI, prüfen Sie mit dem Kunden, ob die Regel Nr. 3 gilt.
6. Kontrollieren Sie Ihre Dauerrechnungen: Das sind Verträge, die als Rechnung für regelmäßige Zahlungen dienen, etwa bei Miete oder Wartung. Mehr dazu: Dauerrechnungen bei Miet- und Wartungsverträgen.
7. Wählen Sie ein Programm, falls Sie noch keines nutzen. Einen Überblick finden Sie unter E-Rechnung-Programme im Vergleich.

Für wen gilt die Ausstellungspflicht nicht?

Kleinunternehmer sind sehr kleine Betriebe, die keine Umsatzsteuer berechnen. Sie dürfen ihre Rechnungen immer auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF schicken, ohne Frist ²⁰. Nach Auffassung der Finanzverwaltung braucht das PDF diese Zustimmung ²¹. Eine E-Rechnung geht immer ohne Zustimmung. E-Rechnungen empfangen und acht Jahre aufbewahren müssen sie weiterhin. Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Weitere Ausnahmen gelten dauerhaft. Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag, Umsatzsteuer eingeschlossen, sind ausgenommen ²². Fahrausweise, also Fahrkarten für die Beförderung von Personen, sind es ebenfalls ²³. Dazu kommen bestimmte steuerbefreite Leistungen, Leistungen an Privatkunden und an Unternehmen ohne Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland ¹⁵. Machen Sie dazu den Test „Bin ich betroffen?“ in vier Fragen.