XRechnung: Format, Version und wann Sie es brauchen

XRechnung ist eine reine XML-Datei, die eine Software liest, und in Kraft ist Version 3.0 mit dem Bundle 3.0.2. Im B2B-Geschäft genügt aber jedes Format nach der EN 16931.

Was ist XRechnung – und was ist es nicht?

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält strukturierte Daten, die eine Maschine ohne Weiteres verarbeitet. Eine eingebettete Ansicht für das Auge enthält sie nicht. Die Finanzverwaltung beschreibt den Standard XRechnung „als rein strukturiertes Format“¹. Bei ZUGFeRD, dem hybriden Format aus PDF und XML, ist das anders. In einer XRechnung steckt an keiner Stelle ein PDF. Wenn Sie die Datei ohne passende Software öffnen, sehen Sie nur Auszeichnungssprache und keine Rechnung.

Das Umsatzsteuergesetz beschreibt die elektronische Rechnung, ohne ein Format beim Namen zu nennen. Sie liegt vor, wenn eine Rechnung „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“². Das Format muss außerdem der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen³. Die Syntax ist die technische Schreibweise der XML-Datei.

Das Wort „XRechnung“ steht in keinem dieser beiden Sätze. Es fällt erst in der Verwaltungsauffassung. Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD in Frage 7 seiner FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026) ausdrücklich als Beispiele für Formate, die die Anforderungen erfüllen:

„Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung.“⁴

Eine XRechnung gibt es in zwei Syntaxen, UBL oder CII. Die KoSIT, die Stelle, die XRechnung herausgibt, veröffentlicht dafür offizielle Beispieldateien. Ein PDF gehört dagegen zu einer anderen Kategorie, auch wenn „E-Rechnung“ im Dateinamen steht. Es wird „in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt“⁵. Diese Kategorie heißt sonstige Rechnung. Sie ist nicht ungültig, sondern eine andere Rechnungsart.

Welche XRechnung-Version gilt aktuell?

Die KoSIT unterscheidet für XRechnung zwei Ebenen. Die normative Version XRechnung 3.0 gilt seit dem 01.02.2024. Sie bleibt laut KoSIT „bis mindestens 31.07.2027 in Kraft“⁶. Das aktuelle Bundle heißt „XRechnung 3.0.2 Summer 2026 Bugfix“, Fassung vom 31.08.2026. Es ist seit dem 31.08.2026 in Kraft. Ein Bundle ist ein Paket aus der Spezifikation und den zugehörigen technischen Komponenten.

Quelle: KoSIT / XStandards Einkauf, xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles, abgerufen am 23.09.2026. Die Rubrik „demnächst in Kraft tretende Version“ führt an diesem Tag nur die Vorversion XRechnung 4.0.0.

Die KoSIT veröffentlicht regelmäßig neue Releases. Ein normatives Release gab es laut KoSIT im Sommer 2026 nicht. Normative Änderungen macht das BMI im Bundesanzeiger bekannt. Mit dem Inkrafttreten einer neuen normativen Version wurde die vorherige bisher „außer Kraft gesetzt“, so die Version 2.3 zum 01.02.2024. Bugfix-Releases wie 3.0.1 oder 3.0.2 folgen dagegen aufeinander, ohne die normative Version zu ändern. Eine Software, die „XRechnung 3.0“ angibt, ist deshalb nicht schon durch diese Bezeichnung veraltet. Entscheidend ist, ob ihre Datei die Prüfung des aktuellen Bundles besteht.

Welche Version eine Datei beansprucht, steht im Feld BT-24, der Spezifikationskennung. In UBL heißt dieses Feld cbc:CustomizationID. In CII heißt es ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter/ram:ID. Für XRechnung 3.0 lautet der Wert urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0. Die Kennung nennt die normative Version „xrechnung_3.0“ und keine Bundle-Nummer. Deshalb zeigt eine Datei aus dem Bundle 3.0.2 trotzdem „3.0“ an.

Das Tool XRechnung im Browser prüfen: Syntax, Kennung und Pflichtfelder erkennt XRechnung in UBL oder CII, liest die Kennung BT-24 und prüft die Pflichtfelder. Alle Regeln des gültigen Bundles deckt es nicht ab. Das bleibt dem KoSIT-Validator vorbehalten. Diese Seite nennt nur Versionsdaten der KoSIT. Termine für die Abschaltung älterer Versionen, die anderswo kursieren, nennt sie nicht.

Kommt XRechnung 4.0 – und wann?

Die KoSIT hat im März 2026 die kommende Version XRechnung 4.0 angekündigt. Sie ist die deutsche Umsetzung der überarbeiteten Norm EN 16931-1:2026. Am 15.09.2026 folgte eine Vorversion der Spezifikation. Sie ist laut KoSIT „noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen“⁷. In Kraft ist XRechnung 4.0 deshalb noch nicht.

Laut KoSIT soll XRechnung 4.0 mehrere Bestellungen und Lieferungen auf einer einzigen Rechnung abbilden können. Es soll neue Felder für Skonto, Verzugszinsen und Fremdforderungen bekommen und XML-Anhänge in der Kernrechnung erlauben. Branchen sollen einen Rahmen für eigene Erweiterungen erhalten. Verbindlich festgelegt ist davon noch nichts. Eine endgültige Fassung der Spezifikation liegt bisher nicht vor.

Die finale Version soll laut KoSIT „voraussichtlich im Frühjahr 2027“ im Bundle mit den technischen Komponenten erscheinen. Die Syntaxbinding-Dokumente des CEN sind inzwischen veröffentlicht. Die CEN-Validierungsartefakte stehen noch aus. Wer heute mit XRechnung 3.0.x arbeitet, bleibt in der Zwischenzeit konform. Die genauen Übergangsfristen will die KoSIT erst mit dem Bundle XRechnung 4.0 bekannt geben.

Welche EN 16931 gilt – die von 2017 oder die von 2026?

Das Umsatzsteuergesetz verweist für das zulässige Rechnungsformat auf die europäische Norm EN 16931³. Ihre Überarbeitung, die EN 16931-1:2026, hat das CEN am 13.02.2026 gebilligt. Der Definitive Text wurde am 18.03.2026 verbreitet. Veröffentlicht wurde die Norm im Mai 2026.

Die Europäische Kommission hält den Status der Fassung von 2017 fest. Die Version 2026 ist im Mai 2026 erschienen, und die Fassung von 2017 ist deshalb formal zurückgezogen. Sie bleibt aber während der Übergangszeit konform⁸.

Laut KoSIT ist die parallele Nutzung beider Fassungen „bis März 2029“ vorgesehen. Die Revision von 2026 erweitert laut Kommission das semantische Modell. Es umfasst nun B2B-Geschäfte, mehrere Bestellungen in einer Rechnung, Skonto und Verzugszinsen und Anhänge im Kernmodell. Dazu kommt eine Methodik für Erweiterungen.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) beruft sich in seiner Forderung vom 22.06.2026 nach einer Verschiebung gerade auf den späten Zeitpunkt dieser Revision⁹. Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 ändert die Übergangsregeln nicht¹⁰. Alle Termine finden Sie unter alle Fristen der E-Rechnungspflicht mit ihrer Rechtsgrundlage.

Wann brauchen Sie XRechnung – und wann reicht ein anderes Format?

Die Pflicht zum Ausstellen zielt im Inland auf eine elektronische Rechnung, nicht auf das Format XRechnung. Das Gesetz sagt: „die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen“¹¹. Jedes Format, das diese Anforderung erfüllt, genügt. Dazu zählen:

• XRechnung⁴
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL⁴
• weitere europäische Rechnungsformate, „sofern diese der europäischen Norm EN 16931 entsprechen“¹²

Welches Format zu Ihrem Betrieb passt, hängt von der Praxis und Ihrer Software ab. Das Gesetz entscheidet das nicht: XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format zu welchem Betrieb passt.

Ob der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen muss, hängt nicht vom Format ab. Es hängt davon ab, ob eine Pflicht zum Ausstellen besteht¹³. Ob die Pflicht Ihren Betrieb trifft, können Sie in vier Fragen prüfen. Was der Empfänger technisch vorhalten muss, steht unter was beim Empfang von E-Rechnungen seit 01.01.2025 gilt.

Im Geschäft mit Unternehmen im Inland dürfen drei Gruppen dauerhaft eine sonstige Rechnung übermitteln. Das sind Kleinunternehmer¹⁴, Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag¹⁵ und Fahrausweise¹⁶. Dort ist keine E-Rechnung geschuldet und folglich auch keine XRechnung. Ein Kleinunternehmer darf Papier immer nutzen, ein PDF nur mit Zustimmung des Kunden¹⁷. Mehr dazu: warum Kleinunternehmer dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen müssen.

Gilt gegenüber Behörden eine XRechnung-Pflicht?

Gegenüber Behörden beruht die Pflicht nicht auf dem Umsatzsteuergesetz. Grundlage ist die E-Rechnungs-Verordnung (ERechV), eine Verordnung des Bundes. Für Rechnungen an Stellen des Bundes gilt: „Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln.“¹⁸. Ausgenommen sind Rechnungen nach einem Direktauftrag bis zu 1.000 Euro¹⁹.

Welchen Standard der Bund vorschreibt, regelt die Verordnung in zwei gleich wichtigen Sätzen. Im Wortlaut zählen beide:

„Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.“²⁰

Auf Bundesebene ist XRechnung damit der Standard erster Wahl. Ein anderer Standard, der zur EN 16931 passt, bleibt aber zulässig. Die Übermittlung läuft über ein „Verwaltungsportal des Bundes“²¹. Länder und Kommunen haben eigene Regeln, die diese Seite nicht behandelt. Es gilt die Vorgabe Ihres jeweiligen Auftraggebers.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Ein Texteditor oder Browser zeigt nur XML-Code. Zum Lesen brauchen Sie eine Ansicht, die aus den Daten eine Rechnung macht. Die Steuerverwaltung bietet dafür auf ELSTER die Ansicht „E-Rechnung ansehen“ an. Nach eigener Angabe ist sie ein „unverbindlicher Service“²². Auch Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware kann eine empfangene XRechnung anzeigen, wenn sie E-Rechnungen verarbeitet.

Ob die Datei formal in Ordnung ist, zeigt eine Ansicht nicht. Dafür liest der E-Rechnung-Checker im Browser Syntax, Kennung und wichtige Pflichtfelder aus. Das vollständige Regelwerk prüft der Validator der KoSIT.

Wie übermittle ich eine XRechnung an eine Bundesbehörde?

Rechnungen an die Bundesverwaltung reichen Sie als E-Rechnung im XML-Format ein, etwa als XRechnung. Das geht laut dem Portal e-rechnung-bund.de über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE²³. Dafür brauchen Sie eine einmalige, kostenfreie Registrierung. Zur Wahl stehen Weberfassung und Upload. Bei hohem Rechnungsvolumen gibt es den Webservice über Peppol und den E-Mail-Weg. Die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) und die OZG-RE wurden zusammengeführt. Die Bundesverwaltung empfängt laut dem Portal seit September 2025 über die OZG-RE.

Für den E-Mail-Weg nennt das Portal feste Regeln. Pro E-Mail darf nur eine E-Rechnung kommen. Hängt eine Datei an, die keine strukturierte E-Rechnung ist, wird die gesamte E-Mail verworfen. Ob ein Auftraggeber über die OZG-RE empfängt, teilt er meist bei der Beauftragung mit. Fragen Sie im Zweifel nach. Für den Weg über Peppol gilt laut KoSIT: „Für die Adressierung einer öffentlichen Stelle in Deutschland wird neben der Peppol-ID eine Leitweg-ID benötigt“²⁴.

Die Leitweg-ID ist die Adresse der öffentlichen Stelle. Sie adressiert laut KoSIT eine E-Rechnung „mittels eines zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten Formats“²⁵. Welche Leitweg-ID gilt, steht im Auftrag oder beim Auftraggeber. Diese Seite nennt keine. Für Länder und Kommunen gelten teils andere Portale.

Was passiert, wenn die XRechnung fehlerhaft ist?

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und das ergänzende Schreiben vom 15.10.2025 unterscheiden drei Fehlerklassen. Beim Formatfehler entspricht die Datei „nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben“. Sie ist dann eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung²⁶.

Der Geschäftsregelfehler ist ein Verstoß gegen die fachlichen Regeln des Formats²⁷. Betrifft er nicht die Pflichtangaben einer Rechnung²⁸²⁹, ist er „umsatzsteuerlich unbeachtlich“. Der Inhaltsfehler ist ein Verstoß gegen diese Pflichtangaben. Er macht die Rechnung nicht ordnungsmäßig, auch wenn die Validierung keinen Fehler meldet³⁰.

Eine Ordnungswidrigkeit für ein falsches Format gibt es nicht. Sanktioniert wird nur eine Rechnung, die „nicht oder nicht rechtzeitig“ ausgestellt wird³¹. Das gilt bei „vorsätzlich oder leichtfertig“ begangenem Verstoß. Das Bußgeld beträgt „bis zu fünftausend Euro“³². Mehr dazu steht unter was das Gesetz bei der E-Rechnung wirklich sanktioniert.

Eine Rechnung müssen Sie „acht Jahre“ aufbewahren³³. Die Anforderungen an die Rechnung müssen die ganze Frist über erfüllt bleiben³⁴. Bei einer XRechnung betrifft das die archivierte XML-Datei. Das vertieft Aufbewahrungsfrist der E-Rechnung: acht Jahre.

Was ein einzelner Prüfcode wie BR-DE-15 bedeutet, steht im Lexikon der XRechnung-Fehlercodes. Die Konfiguration des KoSIT-Validators behandelt diese Seite nicht.

Welche Software erzeugt welche XRechnung-Version?

Wir haben am 03.09.2026 die Preisseiten der acht Anbieter unseres Vergleichs gelesen. Sieben nennen dort das Format XRechnung ausdrücklich^{35363738394041}. BuchhaltungsButler spricht dort nur von E-Rechnung, ohne ein Format zu nennen⁴². Welche XRechnung-Version die Software erzeugt, steht auf keiner dieser Seiten. Die Syntax, UBL oder CII, steht dort ebenfalls nicht. „Nicht dokumentiert“ ist hier die ehrliche Antwort. Wer es genau wissen will, erzeugt eine Testrechnung und prüft sie mit dem Testrechnung im E-Rechnung-Checker prüfen.

Wie sich die acht Anbieter bei Preisen und E-Rechnung-Funktionen unterscheiden, zeigt elf Anbieter mit Preisen und E-Rechnung-Funktionen im Vergleich.