E-Rechnung Strafe: Was droht wirklich?

Für die E-Rechnung droht ein Bußgeld von höchstens 5.000 Euro, und zwar nur bei verspäteter oder fehlender Ausstellung und bei Aufbewahrung unter acht Jahren. Das größere Risiko ist der verlorene Vorsteuerabzug.

Wie hoch ist das Bußgeld für die E-Rechnung?

Die Bußgeldregel im Umsatzsteuergesetz nennt drei verschiedene Höchstbeträge. Welcher gilt, hängt vom Verstoß ab¹. So steht es im Gesetz:

„Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des Absatzes 1 mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro, in den Fällen des Absatzes 2 Nummer 3 mit einer Geldbuße bis zu tausend Euro, in den übrigen Fällen des Absatzes 2 mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro geahndet werden.“

Nur ein Betrag betrifft die E-Rechnung: 5.000 Euro. Die 30.000 Euro gelten, wenn jemand Umsatzsteuer nicht oder nicht rechtzeitig zahlt. Die 1.000 Euro gelten für einen Sonderfall: Der Empfänger einer Grundstücksleistung, der kein Unternehmer ist, bewahrt die Rechnung nicht mindestens zwei Jahre auf²³.

Für alle übrigen Verstöße gelten höchstens 5.000 Euro. Zwei davon haben mit der E-Rechnung zu tun. Erstens: Sie stellen eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig aus⁴. Zweitens: Sie bewahren eine Rechnung nicht mindestens acht Jahre auf⁵.

Im Netz kursieren mehrere Beträge. Nur einer hält der Lektüre des Gesetzes stand: 5.000 Euro für diese beiden Verstöße. Die Zahl 25.000 Euro steht nirgends in dieser Bußgeldregel, in keinem ihrer vier Absätze¹.

Das Gesetz spricht von einer Ordnungswidrigkeit und einer Geldbuße. Das ist keine Straftat. „Strafe“ ist nur das Wort aus der Suchanfrage⁶.

Drei Bedingungen fehlen oft. Erstens droht ein Bußgeld nur bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit⁷. Vorsatz heißt: wissentlich und willentlich. Leichtfertig heißt: grob fahrlässig. Ein einfacher Fehler reicht nicht.

Zweitens heißt „bis zu“: Der Betrag ist eine Höchstgrenze und kein fester Preis¹. Drittens sagt das Gesetz „kann geahndet werden“. Das ist eine Befugnis und keine automatische Folge.

Der Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 will eine andere Nummer dieser Regel streichen⁸. Die beiden Verstöße zur Ausstellung und zur Aufbewahrung bleiben unverändert. So war der Stand am 4. September 2026.

Gibt es ein Bußgeld für ein PDF statt einer E-Rechnung?

Das Bußgeld für die Ausstellung erfasst genau zwei Verhaltensweisen⁴. Sie stellen eine fällige Rechnung gar nicht aus. Oder Sie stellen sie zu spät aus.

„Rechtzeitig“ meint die Frist von sechs Monaten nach der Leistung⁹. Das Bußgeld trifft deshalb auch eine gewöhnliche Papierrechnung, die erst im siebten Monat nach der Leistung rausgeht.

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Leistungen an einen anderen Unternehmer, wenn beide Seiten im Inland sitzen¹⁰. Dann muss die Rechnung eine E-Rechnung sein. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich elektronisch verarbeiten lässt¹¹.

Ein PDF ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Das ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format¹². Verpflichtet ist der Unternehmer, der die Leistung erbringt. Ihn trifft auch das Bußgeld.

Offen bleibt eine Frage: Zählt eine sonstige Rechnung anstelle einer fälligen E-Rechnung als „nicht ausgestellt“? Das Gesetz beantwortet das nicht. Auch die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 sagen dazu nichts, soweit unsere Quellen reichen¹³¹⁴.

Wer behauptet, ein PDF koste ab 2028 automatisch 5.000 Euro, zieht einen Schluss. Eine Fundstelle dafür nennt er nicht. Dieser Punkt ist nicht belegt.

„Kein Bußgeld für das Format“ stimmt deshalb nur zur Hälfte. Keine Nummer dieser Regel nennt das Format als eigenen Grund für ein Bußgeld⁷. Die Ausstellung und die Aufbewahrung bleiben aber bußgeldbewehrt.

Ab wann ist eine PDF-Rechnung nicht mehr zulässig?

Für Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier abrechnen, ohne Rücksicht auf ihren Umsatz. Ein anderes elektronisches Format wie PDF ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt¹⁵. Papier braucht diese Zustimmung nie, ein PDF immer.

Bleibt der Gesamtumsatz 2026 eines Unternehmens bei höchstens 800.000 Euro, gilt das für Leistungen aus 2027 bis zum 31. Dezember 2027¹⁶¹⁷. Genau 800.000 Euro zählen noch dazu, denn das Gesetz schreibt „nicht mehr als 800 000 Euro“. Wer diese Schwelle überschreitet, muss ab dem 1. Januar 2027 eine E-Rechnung ausstellen.

Eine Sonderregel gibt es für Unternehmen, die per EDI abrechnen. EDI ist ein vereinbarter, automatischer Austausch von Geschäftsdaten zwischen zwei Computersystemen. Diese Unternehmen behalten die Frist bis zum 31. Dezember 2027 ohne jede Umsatzschwelle¹⁸.

Zum 1. Januar 2028 laufen alle Übergangsregeln aus. Die Pflicht selbst steht im Umsatzsteuergesetz¹⁰. Maßgeblich ist, wann Sie die Leistung ausführen. Außerdem müssen Sie die Rechnung bis zum Enddatum der jeweiligen Frist übermitteln¹⁹. Alle Fristen nach Umsatz finden Sie hier: alle Fristen nach Umsatz, mit Rechtsgrundlage.

Zwei Ausnahmen sind dauerhaft. Ein Kleinunternehmer darf seine Rechnung immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF²⁰²¹. Dasselbe gilt für eine Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag²².

In vier Fragen prüfen, ob und ab wann die Ausstellungspflicht gilt

Gilt das Bußgeld auch für die Aufbewahrung?

Ja. Das Bußgeld trifft, wer eine Rechnung nicht oder nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt⁵. Der Höchstbetrag ist derselbe: 5.000 Euro. Die acht Jahre stehen zweimal im Gesetz, bei der Aufbewahrung und beim Bußgeld²³.

Sie müssen das Doppel jeder ausgestellten Rechnung aufbewahren. Dazu kommt jede Rechnung, die Sie erhalten. Auch eine Rechnung, die Ihr Kunde selbst oder ein Dritter in seinem Namen ausgestellt hat, gehört dazu²³.

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sie beginnt nicht mit der Zahlung und nicht mit dem Ende des Geschäftsjahres²⁴. Während der ganzen Frist müssen drei Dinge stimmen: Die Herkunft ist echt, der Inhalt ist unversehrt, und die Rechnung ist lesbar²⁵. Aufbewahren heißt also mehr als speichern. Mehr dazu: acht Jahre statt zehn: Fristbeginn und Ausnahmen.

Die Übergangsregeln gelten nur für die Ausstellung. Die Aufbewahrung und der Empfang sind nicht betroffen¹⁹. Das Gesetz kennt kein Bußgeld für eine Rechnung, die Sie nicht empfangen können. Wer eine empfangene Rechnung nicht aufbewahrt, verstößt dagegen gegen die Aufbewahrungsregel⁵. Das gilt für Kleinunternehmer genauso wie für Unternehmer, die weiter PDF-Rechnungen verschicken. Mehr dazu: was seit 2025 zum Empfang genügt.

Warum ist der Vorsteuerabzug das größere Risiko?

Mit dem Vorsteuerabzug ziehen Sie die Umsatzsteuer aus einer Rechnung, die Sie erhalten, von Ihrer eigenen Steuer ab. Er steht dem Empfänger der Leistung zu. Das Bußgeld trifft dagegen den Aussteller der Rechnung. Beides trifft also nicht dieselbe Seite des Geschäfts.

Nach den Übergangsfristen ist ein Dokument, das keine E-Rechnung ist, zwischen zwei inländischen Unternehmen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Die BMF-Schreiben knüpfen an einen solchen Formatfehler die Folge für den Vorsteuerabzug²⁶¹³.

Die BMF-Schreiben unterscheiden zwei Fehlerarten. Ein Formatfehler liegt vor, wenn das Dokument gar keine E-Rechnung ist. Das gilt für ein PDF. Es gilt auch für ein strukturiertes Format, das die Norm EN 16931 nicht erfüllt²⁶.

Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn die Datei eine E-Rechnung ist, aber eine Regel des Formats verletzt. Das kostet den Vorsteuerabzug nicht automatisch. Voraussetzung ist, dass die Pflichtangaben der Rechnung korrekt bleiben²⁷²⁸²⁹.

Ein Formatfehler kann sich hinter einem scheinbar richtigen Namen verbergen. Eine Rechnung, die als „ZUGFeRD“ angekündigt wird, muss keine gültige E-Rechnung sein. Das Bundesfinanzministerium schreibt:

„ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“

Das steht in den Fragen und Antworten des Ministeriums, Frage 7, Stand März 2026³⁰. Welche Anbieter welche Formate können, zeigt der Vergleich: elf Anbieter, welche Formate sie ausstellen und empfangen.

Das Bußgeld ist gedeckelt: höchstens 5.000 Euro¹. Beim Vorsteuerabzug steht die Umsatzsteuer auf jeder betroffenen Rechnung auf dem Spiel. Das gilt Rechnung für Rechnung, ohne Deckel. Wir geben hier bewusst kein Rechenbeispiel und keinen Steuersatz an.

Dieser Hebel besteht schon im Jahr 2026. Ein PDF ist bis zum Ende der Übergangsfrist nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig¹⁵. Verweigert Ihr Kunde diese Zustimmung, bleiben Ihnen für diesen Umsatz nur Papier oder die E-Rechnung.

Am 22. Juni 2026 hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) die Verschiebung der Pflicht auf den 1. Januar 2028 gefordert. Er nennt abgelehnte Rechnungen, Zahlungsverzögerungen und das Risiko beim Vorsteuerabzug. Er stützt sich auf eine Umfrage unter 1.926 Handwerksbetrieben. Rund zwei Drittel der Betriebe berichten von Problemen beim Empfang elektronischer Rechnungen. Die Ergebnisse stammen vom 18. Mai 2026³¹.