E-Rechnung Kleinunternehmer: dauerhaft keine Ausstellungspflicht

Nein: Kleinunternehmer müssen auch ab 2028 keine E-Rechnung ausstellen. E-Rechnungen empfangen müssen sie aber seit 2025, und aufbewahren müssen sie diese acht Jahre lang.

Wer nur empfangen will: kostenlose E-Rechnung-Software im Vergleich und Software für Kleinunternehmer im Überblick zeigen, welche Tarife E-Rechnungen entgegennehmen und was sie kosten.

Müssen Kleinunternehmer ab 2027 oder 2028 eine E-Rechnung ausstellen?

Nein. Weder am 1. Januar 2027 noch am 1. Januar 2028 müssen Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen¹. Diese Regel hat kein Enddatum.

Sie dürfen stattdessen eine „sonstige Rechnung“ schreiben. Das ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel als PDF². Papier dürfen Sie immer schicken. Ein PDF dürfen Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung nur mit Zustimmung des Kunden schicken³. Eine E-Rechnung ist dagegen eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich elektronisch verarbeiten lässt⁴.

Die Regel steht in einem einzigen Satz der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung:

„Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von […] immer als sonstige Rechnung […] übermittelt werden.“

Entscheidend ist das Wort „immer“.

Für alle anderen Unternehmen gelten nur Übergangsfristen. Jede dieser Fristen hat ein festes Datum. Die erste endet am 31. Dezember 2026⁵, die zweite am 31. Dezember 2027⁶. Die Regel für Kleinunternehmer nennt kein Datum, sondern das Wort „immer“. Sie ist deshalb keine Übergangsregel, sondern gilt dauerhaft.

Die Befreiung hängt an den Umsätzen, nicht an der Person. Sie gilt für Rechnungen über Umsätze, die nach der Kleinunternehmer-Regel steuerfrei sind⁷⁸. Papier und, mit Zustimmung des Kunden, PDF bleiben für Sie also normale Rechnungen, ohne Enddatum.

Die Frage nach der Zustimmung ist geklärt. Papier geht ohne Zustimmung. Ein PDF geht nur mit Zustimmung des Kunden. Dafür genügt ein Einvernehmen über das Format, eine besondere Form ist nicht nötig. Eine E-Rechnung dürfen Sie unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung schicken⁹. Das ist die Auffassung der Finanzverwaltung.

Der 1. Januar 2028 beendet die letzte Übergangsregel¹⁰. Für Kleinunternehmer ändert das nichts. Wer nicht unter die Kleinunternehmer-Regel fällt, findet hier die Fristen 2027 und 2028 mit ihrer Rechtsgrundlage.

Welche Pflichten gelten für Kleinunternehmer, welche nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung?

Die Tabelle trennt drei Pflichten, die oft vermischt werden. „Nach dem Wechsel“ heißt: Ihre Umsätze sind nicht mehr steuerfrei nach der Kleinunternehmer-Regel⁸.

Ob ein Wechsel eintritt, hängt vom Einzelfall ab. Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater.

Woran erkennen Sie eine veraltete Aussage zur Kleinunternehmer-Befreiung?

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Leistungen an einen anderen Unternehmer, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind¹². Die Regel für Kleinunternehmer weicht davon ausdrücklich ab, denn sie beginnt mit dem Wort „abweichend“¹. Sie regelt nur die Form der Rechnung. Dass Kleinunternehmer gar keine Rechnung mehr ausstellen müssten, steht dort nicht.

Das Jahressteuergesetz 2024 hat diese Regel neu eingeführt¹⁴. Wer die Kleinunternehmer-Regel ohne sie darstellt, stützt sich auf einen älteren Rechtsstand.

Dieselbe Ausnahme gibt es noch zweimal. Sie gilt für Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag, also brutto¹⁵. Und sie gilt für Fahrausweise¹⁶. Die Regel für Kleinunternehmer bestätigt, dass diese beiden Ausnahmen unberührt bleiben¹⁷. Es gibt also drei dauerhafte Befreiungen mit demselben Mechanismus.

Auf der Rechnung muss die Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer stehen¹⁸. Wer diesen Begriff nicht kennt, folgt nicht dem aktuellen Gesetzestext.

Welche Grenze gilt: 25.000 Euro, 100.000 Euro oder 800.000 Euro?

Als Kleinunternehmer gelten Sie, wenn zwei Bedingungen zugleich erfüllt sind. So steht es im Umsatzsteuergesetz:

„wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet. […]“

Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr darf also höchstens 25.000 Euro betragen¹⁹. Ihr Gesamtumsatz im laufenden Jahr darf 100.000 Euro nicht überschreiten. Beide Bedingungen müssen gemeinsam vorliegen.

Die Grenze von 800.000 Euro betrifft Kleinunternehmer nicht. Sie entscheidet nur, ob ein Unternehmen ohne Befreiung für 2027 noch Papier oder PDF nutzen darf⁶.

Alle drei Grenzen nutzen denselben Begriff des Gesamtumsatzes²⁰. Sonst haben sie nichts gemeinsam. Sie rechnen den Gesamtumsatz nach den vereinnahmten Entgelten²¹. Gezählt wird also, was bei Ihnen eingegangen ist, nicht, was Sie in Rechnung gestellt haben.

Das Entgelt zählt ohne die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer²². Der Betrag ist somit netto. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz²³. Der Verkauf eines Firmenwagens oder einer Maschine zählt deshalb nicht mit.

Ob die E-Rechnungspflicht für Sie überhaupt gilt, zeigt Bin ich betroffen? – der Test in vier Fragen. Wer sich selbst als Kleingewerbe bezeichnet, findet die Regeln auf der Schwesterseite was für das Kleingewerbe bei der E-Rechnung gilt.

Was gilt für Kleinunternehmer trotzdem: Empfang und Aufbewahrung

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist. Die Finanzverwaltung nennt Kleinunternehmer dabei ausdrücklich¹¹.

Ein Lieferant im Inland, der an Ihr Unternehmen leistet, unterliegt der E-Rechnungspflicht¹². Er braucht dafür Ihre Zustimmung nicht²⁴. Die Übergangsregel betrifft nur den Aussteller. Sie gibt dem Empfänger kein Recht, eine E-Rechnung abzulehnen¹⁰.

Für den Empfang per E-Mail brauchen Sie kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen²⁵. Mehr dazu: was beim Empfang von E-Rechnungen seit 2025 gilt.

Sie müssen Rechnungen acht Jahre aufbewahren¹³. Das gilt für ausgestellte und für empfangene Rechnungen, auch für Kleinunternehmer. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde²⁶. Sie beginnt nicht mit der Zahlung und nicht mit dem Ende des Geschäftsjahres.

Während der ganzen Frist müssen drei Anforderungen erfüllt bleiben²⁷²⁸. Die Herkunft der Rechnung muss echt sein, ihr Inhalt muss unversehrt sein, und Sie müssen sie lesen können. Bei einer empfangenen E-Rechnung heißt das: Sie bewahren die strukturierte Datei acht Jahre lesbar auf. Mehr dazu: warum die Aufbewahrungsfrist acht und nicht zehn Jahre beträgt.

Auch Buchungsbelege bewahren Sie acht Jahre auf²⁹³⁰. Zehn Jahre gelten nur für bestimmte Unterlagen. Dazu gehören Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse sowie Zollunterlagen. Die Frist läuft außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch nicht verjährte Steuer wichtig sind³¹.

Wer eine Rechnung nicht mindestens acht Jahre aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit³². Dasselbe gilt für alle, die entgegen der Pflicht nicht oder nicht rechtzeitig eine Rechnung ausstellen³³. Beides ist nur bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit eine Ordnungswidrigkeit. Vorsatz heißt: wissentlich und willentlich. Leichtfertig heißt: grob fahrlässig. Ein einfacher Fehler reicht nicht.

Die Geldbuße beträgt höchstens 5.000 Euro³⁴. Mehr dazu: was bei Verstößen tatsächlich droht. Für ein falsches Rechnungsformat gibt es keinen eigenen Bußgeldtatbestand.

Was muss auf der Rechnung eines Kleinunternehmers stehen?

Eine Rechnung über steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmern muss diese Angaben enthalten⁷:

1. der vollständige Name und die vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden,
2. Ihre Steuernummer vom Finanzamt, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung, mit der handelsüblichen Bezeichnung,
5. das Entgelt in einer Summe, mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
6. die Angabe „Gutschrift“, wenn Ihr Kunde oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt³⁵.

Ergänzend gilt ein Verweis auf eine weitere Vorschrift der Durchführungsverordnung³⁶.

Darf ein Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen schreiben – und was ändert sich, wenn die Grenze fällt?

Ja. Sie dürfen eine E-Rechnung ausstellen, aus eigenem Entschluss oder auf Wunsch eines Kunden. Sie müssen es aber nicht¹. Zulässig sind XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. So steht es in den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums, Frage 7, Stand März 2026³⁷.

Für eine freiwillige E-Rechnung brauchen Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung unter den übrigen Voraussetzungen keine Zustimmung des Kunden. Im Gesetz gilt: Die elektronische Übermittlung braucht die Zustimmung des Empfängers, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht²⁴. Im Umkehrschluss brauchen Sie keine Zustimmung, wenn Sie freiwillig eine E-Rechnung an einen anderen Unternehmer im Inland für dessen Unternehmen ausstellen. An Privatkunden oder an Empfänger außerhalb des Inlands brauchen Sie die Zustimmung weiterhin.

Die Regel für Kleinunternehmer gilt nur für steuerfreie Umsätze⁷. Entfällt die Steuerfreiheit, gilt für diese Umsätze die allgemeine Pflicht¹². Dann zählen die beiden Übergangsfristen.

Die erste Frist gilt für alle. Sie betrifft Umsätze nach dem 31.12.2024 und vor dem 01.01.2027. Die Rechnung darf bis zum 31.12.2026 als Papier oder PDF übermittelt werden⁵.

Die zweite Frist gilt nur bei einem Gesamtumsatz 2026 von höchstens 800.000 Euro. Sie betrifft Umsätze nach dem 31.12.2026 und vor dem 01.01.2028. Die Rechnung darf bis zum 31.12.2027 als Papier oder PDF übermittelt werden⁶²⁰.

Maßgeblich ist, wann Sie die Leistung ausführen, nicht wann Sie die Rechnung schreiben. Beide Bedingungen jeder Frist müssen zusammen erfüllt sein. Wann Ihre Befreiung als Kleinunternehmer endet, hängt von Ihrer Situation ab. Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater.

Viele Freiberufler überschreiten die Grenzen der Kleinunternehmer-Regel und fallen dann unter den allgemeinen Kalender: welche Fristen für Freiberufler gelten.

Welche Software braucht ein Kleinunternehmer dafür?

Als Kleinunternehmer brauchen Sie mindestens eine Software, die E-Rechnungen empfängt, lesbar macht und acht Jahre aufbewahrt. Das Ausstellen bleibt freiwillig. Die Angaben stammen von den offiziellen Preisseiten der Anbieter, geprüft am 16.10.2026. Alle Preise gelten netto pro Monat.

easybill Free kostet 0 Euro. Der Tarif führt die Zeile „E-Rechnung Versand & Empfang“ auf und empfängt im Format ZUGFeRD oder XRechnung³⁸. easybill berechnet zusätzlich eine Gebühr für die GoBD-Archivierung. Deren Höhe haben wir nicht erhoben.

Accountable Rechnungen Free kostet ebenfalls 0 Euro. Der Anbieter wirbt mit „Erhalte E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL)“. Das geht nur über die Smartphone-App³⁹. Papierkram Free kostet 0 Euro und empfängt E-Rechnungen, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen⁴⁰.

sevDesk Kostenlos stellt E-Rechnungen aus, empfängt aber keine. Der Empfang beginnt erst beim Tarif Buchhaltung. Er kostet 25,90 Euro monatlich ohne Mindestlaufzeit oder 22,90 Euro bei 12 Monaten Laufzeit⁴¹.

WISO MeinBüro Rechnungen & Angebote kostet 10,90 Euro, nur im Jahresabo, und empfängt keine E-Rechnungen. WISO MeinBüro Buchhaltung kostet 19,90 Euro, ebenfalls im Jahresabo, und empfängt sie⁴². Lexware Office (früher lexoffice) S kostet 7,90 Euro und ist monatlich kündbar. Der Tarif empfängt E-Rechnungen, stellt aber keine aus⁴³.

Den Vergleich aller kostenlosen Tarife finden Sie unter kostenlose E-Rechnung-Software im Vergleich. Die einzelnen Anbieter stehen unter easybill, Accountable, sevDesk und Lexware Office.