E-Rechnung Pflicht für Vereine: wann sie greift

Die E-Rechnungspflicht trifft nur Vereine, die Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind, unabhängig von der Gemeinnützigkeit. Sie empfangen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 und stellen sie an Unternehmen im Inland spätestens ab 2028 aus, soweit keine Ausnahme greift.

Gilt die E-Rechnungspflicht überhaupt für Vereine?

Das Gesetz richtet die Rechnungspflicht an den Unternehmer¹. Die Pflicht zur E-Rechnung ist ein Teil davon². Die Wörter „Verein“, „gemeinnützig“ und „Satzung“ kommen in diesen Regeln nicht vor³⁴.

Ein Verein kann betroffen sein, ein anderer nicht. Die Vorfrage lautet: Ist der Verein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?

Ob Ihr Verein Unternehmer ist und für welche Tätigkeiten, klärt diese Seite nicht. Das hängt von seiner steuerlichen Lage ab. Im Einzelfall antwortet das Finanzamt oder ein Steuerberater.

Für einen Verein, der Unternehmer ist, gelten drei getrennte Pflichten. Er muss E-Rechnungen empfangen, unter Umständen selbst ausstellen und Rechnungen aufbewahren. Jede Pflicht hat eine eigene Voraussetzung und ein eigenes Datum. Empfang und Aufbewahrung kennen keine Umsatzgrenze. Nur das Ausstellen hängt vom Gesamtumsatz ab. Eine erste Einordnung gibt der Test, mit dem Sie in vier Fragen prüfen, ob Ihr Betrieb betroffen ist.

Warum Gemeinnützigkeit und Körperschaftsteuer-Grenzen hier nichts entscheiden

Die Grenze von 800.000 Euro gehört zu den Übergangsregeln der E-Rechnung⁵. Die Grenzen von 25.000 Euro und 100.000 Euro gehören zur Kleinunternehmerregelung⁶. Alle drei Beträge messen dieselbe Größe, den Gesamtumsatz⁷.

Grenzen der Körperschaftsteuer und Regeln der Gemeinnützigkeit stehen in keinem dieser Texte. Sie bestimmen deshalb nicht, ob ein Verein eine E-Rechnung empfangen oder ausstellen muss.

„Ideeller Bereich“ und „wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb“ kennen Sie aus der Vereinsbuchführung. Das Gesetz nutzt diese Begriffe für die E-Rechnung nicht. Prüfen Sie bei jeder Einnahme, ob Sie an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leisten². Prüfen Sie auch, ob der Umsatz nach den Nummern 8 bis 29 des Gesetzes steuerfrei ist⁸.

Das Gesetz kennt einen „nichtunternehmerischen Bereich“ des Unternehmers, etwa bei der Aufbewahrung im Fall von Grundstücksleistungen⁹. Daraus leiten wir keine Regel ab, welche Einnahmen unter die Pflicht fallen.

Empfangen: seit 2025 Pflicht für jeden Verein, der Unternehmer ist

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Vereine, die Unternehmer sind, E-Rechnungen empfangen können. Es gibt keine Umsatzgrenze und keine Übergangsfrist. So sieht es die Finanzverwaltung¹⁰:

„Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen“

Das gilt auch für einen Verein, der Kleinunternehmer ist¹¹. Beim Empfang per E-Mail brauchen Sie kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen¹².

Kann oder will ein Verein nicht empfangen, hat er keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung als Ersatz¹³. Der Lieferant ist entlastet, wenn er nachweist, dass er die Rechnung zu übermitteln versucht hat, etwa durch ein Sendeprotokoll. Für den Kassenwart heißt das: Der Lieferant ist in diesem Fall entlastet, auch wenn der Verein die Rechnung nicht öffnen kann. Mehr dazu lesen Sie unter was beim Empfang einer E-Rechnung verlangt ist.

Anders liegt der Fall bei einem Verein, der nicht Unternehmer ist. Die Finanzverwaltung nennt dort nur „Inländische Unternehmer“¹⁴. Sein Lieferant kann trotzdem zu einer Rechnung verpflichtet sein, nämlich bei einer Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist¹⁵.

Nur die erste Nummer des Gesetzes verlangt eine E-Rechnung. Die elektronische Übermittlung braucht die Zustimmung des Empfängers, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht¹⁶. Ein solcher Verein entscheidet also selbst, ob er zustimmt. Ohne Zustimmung kommt die Rechnung auf Papier, als sogenannte sonstige Rechnung¹⁷. Wie eine Zustimmung formuliert wird, zeigt das Muster für die Zustimmung.

Ein Verein, der Unternehmer ist, muss die Doppel ausgestellter Rechnungen und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufbewahren¹⁸. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde¹⁹. Die Einzelheiten stehen unter die Aufbewahrungsfrist im Einzelnen.

Ausstellen: wann ein Verein selbst E-Rechnungen schreiben muss

Ein Verein muss als elektronische Rechnung abrechnen, wenn vier Bedingungen zugleich erfüllt sind²:

1. Der Verein leistet als Unternehmer.
2. Er leistet an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen.
3. Der Verein und sein Kunde sind beide im Inland ansässig.
4. Der Umsatz ist nicht nach den Nummern 8 bis 29 des Gesetzes steuerfrei.

Ansässig ist, wer im Inland Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte hat. Fehlt ein Sitz, zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt²⁰.

Ein Kunde, der nicht Unternehmer ist oder privat bezieht, erfüllt die Bedingung „für dessen Unternehmen“ nicht. Dazu zählen Privatpersonen, das Publikum einer Veranstaltung und Mitglieder, die privat kaufen. Für diese Einnahmen gibt es unabhängig vom Datum keine Pflicht zur E-Rechnung.

Die Tabelle gilt nur für Umsätze, die nicht nach den Nummern 8 bis 29 des Gesetzes steuerfrei sind. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und die übrigen Ausnahmen folgen weiter unten. Empfangen und acht Jahre aufbewahren muss ein Verein, der Unternehmer ist, in jedem der fünf Fälle. Für Rechnungen im elektronischen Datenaustausch (EDI) gilt bis 31.12.2027 eine eigene Übergangsregel ohne Umsatzgrenze²⁴.

Maßgeblich ist die Leistung, nicht die Rechnung. Die Übergangsregeln knüpfen an den Tag, an dem der Umsatz ausgeführt wird, nicht an das Rechnungsdatum²⁵. Jede Regel verlangt ein Ausführungsfenster und eine Übermittlungsfrist, die zugleich erfüllt sein müssen. Die Zustimmung des Empfängers gilt nur für das elektronische Format, nie für Papier.

Ein Beispiel: Ihr Verein führt eine Leistung im Dezember 2026 aus und rechnet im Januar 2027 ab. Die erste Regel verlangt, dass die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Die zweite Regel erfasst nur Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden. Keine der beiden Regeln deckt diesen Fall ab²⁵.

Den Gesamtumsatz berechnen Sie nach vereinnahmten Entgelten²⁶. Es zählt der Eingang, nicht die Rechnung. Das Entgelt rechnen Sie netto, also ohne die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer²⁷.

Bestimmte steuerfreie Umsätze und Hilfsumsätze zählen nicht mit²⁸. Umsätze mit dem Anlagevermögen bleiben außer Ansatz²⁹. Ist ein Teil der Vereinseinnahmen aus diesen Gründen steuerfrei, kann der Gesamtumsatz deutlich unter dem Eingenommenen liegen. Zwei Seiten helfen weiter: wer ab 2027 ausstellen muss und den Gesamtumsatz 2026 berechnen.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks verlangte am 22.06.2026 eine Verschiebung. Die Ausstellungspflicht für Unternehmen über 800.000 Euro sollte auf den 1. Januar 2028 rücken³⁰. Diese Änderung steht weder im Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 noch in der Stellungnahme des Bundesrates vom 25.09.2026³¹.

Sie steht auch nicht in der Gegenäußerung der Bundesregierung und nicht in der ersten Lesung im Bundestag am 08.10.2026³². Der 1. Januar 2027 ist geltendes Recht (Stand 11.10.2026). Alle Termine finden Sie unter alle Fristen mit ihrer Rechtsgrundlage.

Kleinunternehmer-Verein: dauerhaft keine Ausstellungspflicht

Eine Rechnung über Umsätze, die nach der Kleinunternehmerregelung steuerfrei sind, darf ein Verein dauerhaft als sonstige Rechnung schicken²¹. Das ist eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel als PDF. Papier geht immer, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Der Satz sagt:

„Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von […] immer als sonstige Rechnung […] übermittelt werden.“

Ein Enddatum nennt der Satz nicht. Das Jahressteuergesetz 2024 hat ihn eingeführt³³. Er verweist nicht auf die Übergangsregeln.

Der Umsatz eines im Inland ansässigen Unternehmers ist steuerfrei, wenn zwei Bedingungen zugleich gelten. Der Gesamtumsatz im Vorjahr hat 25.000 Euro nicht überschritten, und im laufenden Jahr überschreitet er 100.000 Euro nicht⁶. Der Gesamtumsatz ist derselbe wie bei den 800.000 Euro. Die oben beschriebenen Abzüge gelten auch hier.

Die Ausnahme gilt nur fürs Ausstellen. Ein Kleinunternehmer-Verein muss E-Rechnungen empfangen und acht Jahre aufbewahren, ohne Übergangszeit. „Kann“ ist kein Verbot: Der Verein darf auch eine E-Rechnung ausstellen.

Für eine E-Rechnung braucht er nach Auffassung der Finanzverwaltung unter den übrigen Voraussetzungen keine Zustimmung des Kunden. Das Gesetz verlangt die Zustimmung nur, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht¹⁶. Im Umkehrschluss ist bei einem Kunden, der im Inland als Unternehmer für sein Unternehmen bezieht, keine Zustimmung nötig.. Mehr dazu: alles zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Was Vereinen außerdem Papier und PDF lässt

Steuerfreie Umsätze nach den Nummern 8 bis 29 des Gesetzes nimmt schon der Anfang der Vorschrift von der Rechnungspflicht aus⁸. Dafür entsteht deshalb auch keine Pflicht zur E-Rechnung.

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Der Gesamtbetrag enthält die Umsatzsteuer. Solche Rechnungen dürfen wie beim Kleinunternehmer „immer“ als sonstige Rechnung übermittelt werden³⁴. Die Schwelle gilt für den Gesamtbetrag der ganzen Rechnung³⁵.

Ebenfalls außerhalb der Pflicht bleiben Leistungen an Nicht-Unternehmer. Dasselbe gilt, wenn der Kunde oder der Verein im Ausland ansässig ist³⁶. Fahrausweise dürfen stets als sonstige Rechnung übermittelt werden³⁷.

Welche Software für Vereine?

Ein Verein, der Unternehmer ist, braucht mindestens eine Lösung zum Empfangen und Aufbewahren. Ausstellen muss er erst, wenn seine Umsätze es verlangen. Alle Beträge gelten netto und stammen von den Preisseiten, geprüft am 16.10.2026.

Unsere Empfehlungen sind sevDesk und Papierkram. Bei sevDesk sendet und empfängt der Tarif Buchhaltung E-Rechnungen, für 25,90 Euro im Monat³⁸. Bei Papierkram erstellt der Tarif S XRechnung und ZUGFeRD und empfängt E-Rechnungen, für 15,90 Euro im Monat³⁹.

Drei dauerhaft kostenlose Tarife empfangen E-Rechnungen. Papierkram Free hat 1 Nutzer und 100 MB Speicher. XRechnung und ZUGFeRD erstellen ist darin nicht enthalten³⁹. easybill Free sendet und empfängt, mit 50 Dokumenten im Monat und 3 Kontakten⁴⁰. Accountable „Rechnungen Free“ funktioniert nur per Smartphone⁴¹. Ob diese Tarife für Vereine zugelassen sind, haben wir nicht geprüft. Es gelten die Bedingungen der Anbieter.

Für das Erstellen von XRechnung oder ZUGFeRD nennt Lexware Office (früher lexoffice) den Tarif M mit 12,90 Euro im Monat, monatlich kündbar. Der Tarif S für 7,90 Euro empfängt, stellt aber keine E-Rechnungen aus⁴².

Einen eigenen Tarif „Vereine“ führt von den erfassten Anbietern nur BuchhaltungsButler. Er kostet 49,90 Euro im Monat bei monatlicher Laufzeit und 39,90 Euro bei einem Jahr Laufzeit. Er enthält drei Zugänge. Dazu gibt es „20 % Gemeinnützigkeitsrabatt auf den o.a. Preis bei Nachweis“⁴³.

Die Einzelheiten stehen auf den Seiten zu sevDesk, Papierkram, easybill, Accountable, Lexware Office und BuchhaltungsButler. Den Vergleich der Gratis-Tarife zeigt kostenlose E-Rechnung-Software im Vergleich.

Preise am 16.10.2026 auf den Preisseiten der Anbieter abgelesen · netto

Zu den Anbietern:

• Website von sevDesk Empfehlung
• Website von Papierkram Empfehlung
• Website von easybill
• Website von Accountable
• Website von Lexware Office
• Website von BuchhaltungsButler