XRechnung öffnen: lesen, prüfen und aufbewahren

Eine XRechnung enthält nur Daten und kein Rechnungsbild, zum Lesen brauchen Sie ein Programm. Die Anzeige prüft die Rechnung nicht und ersetzt auch die Aufbewahrung der Datei nicht.

Warum sieht eine XRechnung beim Öffnen nicht wie eine Rechnung aus?

Eine XRechnung enthält die Angaben der Rechnung als Daten. Das Rechnungsbild ist nicht in der Datei gespeichert. Ihr Programm erzeugt es erst beim Öffnen aus diesen Daten. Welche Angaben es zeigt und wie es sie anordnet, hängt vom gewählten Programm ab.

Das Gesetz beschreibt die E-Rechnung über ihr Datenformat und nicht über ihr Aussehen. Es sagt:

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“.¹

Ein einfaches PDF ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Das ist eine Rechnung „in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier“². Beide Formen sind Rechnungen. Nur die erste ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Das Format muss außerdem der europäischen Norm entsprechen³. Möglich ist auch ein vereinbartes Format, das sich in diese Norm überführen lässt⁴. Die bloße Anzeige klärt das nicht.

Den Aufbau des Formats erklärt die Seite XRechnung 3.0.2: Format und Aufbau. Hier wiederholen wir ihn nicht. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, steht auf der Seite E-Rechnung empfangen: was seit 2025 gilt.

XRechnung öffnen mit ELSTER: was dokumentiert ist und was nicht

Die Steuerverwaltung bietet auf ELSTER die Ansicht „E-Rechnung ansehen“ an. Nach eigener Angabe ist sie ein „unverbindlicher Service“⁵. Welche Funktionen die Ansicht im Einzelnen hat, beschreiben wir nicht: Dazu liegt uns keine weitere Dokumentation vor.

Für jedes Werkzeug stellen sich dieselben drei Fragen, egal ob es amtlich ist oder nicht. Zeigt es alle Angaben der Rechnung an? Prüft es, ob die Datei der Norm entspricht? Bewahrt es die Originaldatei auf? Die Tabelle im nächsten Abschnitt ordnet diese Fragen den Vorgängen Lesen, Prüfen und Aufbewahren zu.

Woran Sie einen XRechnung-Viewer messen

Ein Viewer ist ein Programm, das die Daten einer XRechnung als lesbare Rechnung anzeigt. Wir nennen hier keinen Viewer, weil wir für diese Seite keinen überprüft haben. Statt einer Rangliste geben wir Ihnen eine Messlatte mit fünf Fragen:

• Zeigt das Programm alle Angaben der Datei an?
• Welche Version der XRechnung unterstützt es?
• Prüft es die Konformität oder stellt es nur dar?
• Verlässt die Datei Ihren Rechner, weil sie zu einem Online-Dienst hochgeladen wird?
• Bewahrt das Programm das Original auf oder zeigt es nur an?

Die Kosten einzelner Programme haben wir nicht erhoben. Welche Funktionen ein Werkzeug bietet, klären Sie beim Anbieter selbst.

Ob ein Programm die Zeile „Prüfen“ abdeckt, haben wir nicht untersucht. Unsere Quellen dokumentieren nicht, welche Programme tatsächlich prüfen. Kontrollieren Sie das Programm für Programm selbst, bevor Sie sich auf eine Anzeige verlassen.

ZUGFeRD öffnen: PDF lesen, XML prüfen

Ein ZUGFeRD-Dokument öffnet sich wie ein gewöhnliches PDF. Es hat aber auch einen strukturierten Teil. Nicht jedes Profil ergibt eine E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium schreibt in seinen FAQ, dass XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllen. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL⁷.

Der Grund liegt im Inhalt. Diese beiden Profile transportieren nicht alle Pflichtangaben im strukturierten Teil. Damit genügen sie der europäischen Norm nicht³.

Das PDF im Profil MINIMUM kann am Bildschirm vollständig wirken, ohne eine E-Rechnung zu sein. Kontrollieren Sie deshalb den strukturierten Teil und nicht das Bild. Das Gesetz definiert die E-Rechnung über das strukturierte Format¹. Deshalb liegt der Schluss nahe, dass dieser Teil die Rechnung ist und nicht die Bildansicht. Ausdrücklich geregelt ist das in unseren Quellen nicht.

Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2. Das FeRD hat das Infopaket dazu am 04.08.2026 veröffentlicht⁸. Mindestens nötig ist Version 2.0.1. Eine Rechnung in 2.0.1 ist steuerlich nicht „veraltet“. Die Profile erklärt die Seite ZUGFeRD 2.5.2: Profile im Überblick.

Öffnen ist nicht prüfen: die Validierung

Das Gesetz verlangt ein strukturiertes Format, das der europäischen Norm entspricht³. Haben die Beteiligten ein anderes Format vereinbart, muss es „die richtige und vollständige Extraktion“ der Angaben in ein konformes oder interoperables Format erlauben⁴. Ein Viewer zeigt Daten an. Ob sie die Anforderungen erfüllen, sagt er nicht von selbst.

Wie die Konformität einer XRechnung kontrolliert wird, steht auf der Seite E-Rechnung prüfen: Validierung gegen die KoSIT-Regeln. Haben Sie nach einer Prüfung einen Fehlerbericht vor sich? Dann finden Sie die Bedeutung der Codes unter XRechnung-Fehlercodes im Originaltext.

Öffnen ist nicht archivieren: das Original bleibt acht Jahre

Ein Teil des Marktes nennt für Rechnungen noch zehn Jahre. Das ist falsch.

Unternehmer müssen acht Jahre lang ein Doppel der Rechnungen aufbewahren, die sie selbst oder ein Dritter in ihrem Namen ausgestellt haben. Dasselbe gilt für alle Rechnungen, die sie erhalten haben. Es gilt auch für Rechnungen, die der Kunde als Empfänger der Leistung oder ein Dritter in dessen Namen ausgestellt hat (Gutschrift)⁹. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde¹⁰. Maßgeblich ist also die Ausstellung.

Viele lesen den Hinweis auf die Abgabenordnung im selben Satz als Verweis auf zehn Jahre. Das stimmt nicht. Für Buchungsbelege¹¹ nennt auch die Abgabenordnung „acht Jahre“¹². Beide Texte stimmen überein.

Zehn Jahre gelten für andere Unterlagen. Dazu zählen Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz¹³. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten müssen Sie sechs Jahre aufbewahren¹⁴.

Die Rechnungen müssen während der gesamten Frist die gesetzlichen Anforderungen erfüllen¹⁵. Aufbewahren heißt also mehr als bloßes Ablegen. Das Gesetz definiert die E-Rechnung über das strukturierte Format¹. Deshalb bewahren Sie die strukturierte Datei auf. Eine ausgedruckte Ansicht oder ein vom Viewer erzeugtes PDF nennt keine unserer Quellen als Form der Aufbewahrung.

Die Frist läuft allerdings nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern wichtig sind, für die die Festsetzungsfrist noch läuft¹⁶. Aus acht Jahren können also mehr werden. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Aufbewahrungsfrist der E-Rechnung im Detail. Wie lange Sie im Einzelfall aufbewahren müssen, klärt ein Steuerberater.