Rechnung Kleinunternehmer: Muster mit allen Pflichtangaben

Auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehören Name und Anschrift beider Seiten, eine Steuernummer, das Datum, die Leistung, der Betrag und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ein Muster zum Kopieren finden Sie weiter unten.

Für wen gilt dieses Muster?

Dieses Muster gilt nur für Rechnungen über Umsätze, die steuerfrei sind, weil das Unternehmen Kleinunternehmer ist¹. Kleinunternehmer sind Unternehmen, deren Umsätze steuerfrei bleiben, solange sie zwei Grenzen einhalten. Der Gesamtumsatz des Vorjahres hat 25.000 Euro nicht überschritten, und der Gesamtumsatz des laufenden Jahres überschreitet 100.000 Euro nicht².

Der Gesamtumsatz ist, mit einigen Ausnahmen, die Summe Ihrer Umsätze in einem Kalenderjahr, gezählt nach dem Geld, das Sie tatsächlich eingenommen haben³. Eine Rechnung, die Sie geschrieben, aber noch nicht bezahlt bekommen haben, zählt dabei noch nicht mit.

Für ein Kleingewerbe finden Sie mehr unter E-Rechnung im Kleingewerbe, für eine freiberufliche Tätigkeit unter E-Rechnung für Freiberufler. Die Grenzen im Detail erklärt Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen im Überblick.

Was muss auf einer Rechnung als Kleinunternehmer stehen?

Für die Rechnung eines Kleinunternehmers gilt eine feste Mindestliste mit sechs Angaben. Die Tabelle unten zeigt sie Punkt für Punkt und nennt zu jeder Angabe die Quelle.

„In der Liste nicht genannt“ beschreibt nur den Inhalt dieser Liste. Ob andere Regeln diese Angaben verlangen, beurteilt diese Seite nicht.

In der zweiten Zeile der Tabelle genügt eine einzige von drei Nummern. Die erste Möglichkeit ist die Steuernummer, die Ihnen das Finanzamt zugeteilt hat. Die zweite ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die das Bundeszentralamt für Steuern vergibt. Die dritte ist die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, die ebenfalls das Bundeszentralamt für Steuern vergibt⁵.

Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die Ihr Kunde an Ihrer Stelle ausstellt, wenn Sie das vorher vereinbart haben¹⁰. Nur in diesem Fall muss das Wort „Gutschrift“ auf dem Dokument stehen, wie bei jeder Gutschrift¹¹. Mit einer Erstattung an den Kunden hat das nichts zu tun.

Rechnung ohne Mehrwertsteuer: Wie lautet der Hinweis auf die Steuerbefreiung?

Mehrwertsteuer ist das Alltagswort für die Umsatzsteuer. Ein Kleinunternehmer schreibt den Preis seiner Leistung, das Entgelt, in einer einzigen Summe auf, zusammen mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Der Text dazu lautet:

„das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt […]“

So steht es in der Verordnung⁸. Der Text nennt den Inhalt, keine Formel.

Der Hinweis muss also sagen, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Das Muster auf dieser Seite übernimmt die Worte des Textes: „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.“ Steuersatz und Steuerbetrag stehen nicht in der Liste, die die Tabelle oben wiedergibt¹. Welche Formulierungen andere Quellen vorschlagen, ist nicht Thema dieser Seite.

Was passiert, wenn ein Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist, behandelt diese Seite nicht. Die Frage geht über unsere Quellen hinaus, deshalb antwortet im Einzelfall ein Steuerberater.

Rechnung Kleinunternehmer Muster zum Kopieren

Das Muster ist ein Textblock zum Kopieren in Ihr eigenes Dokument, ohne Word-Datei zum Herunterladen. Es enthält nur die Angaben aus der Tabelle oben.

Von: vollständiger Name und vollständige Anschrift Ihres Unternehmens

An: vollständiger Name und vollständige Anschrift Ihres Kunden

Steuernummer: … (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer)

Rechnungsdatum: …

Leistung: Art und Umfang der Leistung, bei Waren Menge und handelsübliche Bezeichnung: …

Betrag: … Euro

Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Das Wort „Gutschrift“ kommt nur dann in den Block, wenn Ihr Kunde oder sein Beauftragter die Rechnung an Ihrer Stelle ausstellt. Das ist die Variante, die weiter oben beschrieben ist.

Wer lieber mit einem Programm arbeitet, liest weiter unter Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer im Vergleich. Dort geht es um Programme für Kleinunternehmer.

Papier, PDF oder E-Rechnung: was Kleinunternehmer verschicken dürfen

Papier geht immer.¹²

Eine Rechnung als PDF oder in einem anderen elektronischen Format ohne feste Struktur braucht nach Auffassung der Finanzverwaltung die Zustimmung des Kunden. Für diese Zustimmung gibt es keine vorgeschriebene Form. Es genügt, dass Sie und Ihr Kunde sich über das Format einig sind¹². Eine Vorlage finden Sie unter Musterschreiben für die Zustimmung zur PDF-Rechnung.

Ein Kleinunternehmer darf nach Auffassung der Finanzverwaltung auch eine E-Rechnung schicken, ganz ohne Zustimmung des Kunden¹². Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das die Programme des Empfängers automatisch lesen können, ein PDF gehört nicht dazu.

Ein Kleinunternehmer darf seine Rechnung immer auch auf einem anderen Weg als per E-Rechnung verschicken, das ist eine dauerhafte Ausnahme¹³. Für andere Unternehmen enden die letzten Übergangsregeln am 31.12.2027¹⁴. Die Ausnahme für Kleinunternehmer gilt auch ab dem 01.01.2028 weiter. Alle Termine auf einen Blick finden Sie unter alle Fristen der E-Rechnung.

Die Ausnahme betrifft nur das Ausstellen von Rechnungen. Das Empfangen von E-Rechnungen und das Aufbewahren von Rechnungen bleiben Pflicht, Einzelheiten folgen unten. Mehr zur Ausnahme lesen Sie unter E-Rechnung für Kleinunternehmer: was Pflicht ist und was nicht und unter wann eine PDF-Rechnung noch erlaubt ist.

Wie lange muss ich die Rechnung aufbewahren?

Kleinunternehmer bewahren eine Kopie jeder ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Rechnung acht Jahre lang auf¹⁵. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (Einzelheiten: Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre, nicht zehn). Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer zählen, die das Finanzamt noch festsetzen darf (Festsetzungsfrist)¹⁶.