Rechnungsprogramm für Handwerker: Abschlagsrechnung, Aufmaß und E-Rechnung

Ein Rechnungsprogramm für Handwerker muss Abschlagsrechnungen schreiben und E-Rechnungen sowohl senden als auch empfangen können. Ein Werkzeug für das Aufmaß nennt keines der fünf verglichenen Programme auf seiner Preisseite – das ist ein Fall für Branchenprogramme.

Was muss ein Rechnungsprogramm für Handwerker können, was andere nicht brauchen?

Die erste Rechnung verlässt den Betrieb, bevor das Gerüst abgebaut ist. Das ist die Abschlagsrechnung: eine Rechnung über den Teil der Arbeit, der schon erledigt ist. Sie geht während der Arbeiten raus, noch vor dem letzten Handgriff. Die Rechnung am Ende des Auftrags folgt später. Das Programm muss deshalb mehrere Rechnungen für eine einzige Baustelle verwalten.

Das Aufmaß ist das Ausmessen vor Ort: Sie erfassen die Meter, Flächen oder Stücke, die wirklich verbaut wurden. Gemessen wird auf der Baustelle, abgerechnet wird später im Büro. Diese Mengen werden zu Zeilen auf der Rechnung. Für das Programm heißt das: Jede Zeile trägt eine Menge und einen Einzelpreis, keinen Pauschalbetrag.

Menge mal Einzelpreis, zeilenweise.

Material und Arbeitszeit landen auf derselben Rechnung. Eine Zeile berechnet die gelieferten Teile, die nächste Zeile die Stunden, die Ihre Leute auf der Baustelle gearbeitet haben. Das Programm muss beide Zeilenarten mischen können. Die Zeiterfassung, also das Festhalten der Arbeitsstunden, ist ein Bedarf Ihres Betriebs und keine Zusage eines Programms.

Das angenommene Angebot wird zum Auftrag und danach zur Rechnung, ohne dass jemand alles neu tippt. Ein Handwerker Rechnungsprogramm übernimmt die Positionen aus dem Angebot. Wer die Positionen ein zweites Mal tippt, verliert Zeit und macht Tippfehler. Diese vier Anforderungen finden Sie als Zeilen in der Tabelle weiter unten.

Welche Rechnungen eines Handwerksbetriebs müssen E-Rechnungen sein?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das ein Programm elektronisch verarbeiten kann¹. Üblich sind XRechnung und ZUGFeRD. Mehr dazu in Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“². Das ist jede Rechnung auf Papier oder in einer Datei ohne feste Struktur.

Rechnungen an Privatkunden (Hausbesitzer, Mieter) fallen nicht unter die E-Rechnung, denn die Pflicht betrifft nur Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen³. Für Rechnungen an Privatleute gibt es auch nach 2027 keine E-Rechnungspflicht.

Rechnungen an Geschäftskunden wie Hausverwaltungen oder Generalunternehmer unterliegen der E-Rechnungspflicht, wenn beide Betriebe in Deutschland sitzen³. Alle Betriebe dürfen für Leistungen bis zum 31.12.2026 Papier verschicken, ein PDF nur mit Zustimmung des Kunden. Die Rechnung muss dann spätestens am 31.12.2026 rausgehen⁴. Betriebe mit mehr als 800 000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen für Leistungen ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen. Gesamtumsatz heißt: alles, was der ganze Betrieb in einem Jahr umsetzt. Betriebe mit höchstens 800 000 € Gesamtumsatz 2026 behalten diese Ausnahme für Leistungen im Jahr 2027. Die Rechnung muss dann spätestens am 31.12.2027 rausgehen⁵. Für Leistungen ab dem 01.01.2028 endet diese Übergangszeit für alle Betriebe. Mehr dazu: alle Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick und Gesamtumsatz 2026 mit dem Rechner prüfen.

Bei Lieferanten wie Großhandel, Baustoffhändlern oder Werkzeughandel sind Sie der Empfänger. Seit dem 01.01.2025 muss jeder Betrieb in Deutschland eine E-Rechnung empfangen können⁶. Wer sie nicht öffnen kann, hat nach Auffassung der Finanzverwaltung keinen Anspruch auf Papier oder PDF als Ersatz⁷. Mehr dazu: was beim Empfang von E-Rechnungen gilt und eine XRechnung öffnen und lesen.

Beim Programmvergleich zählt die Spalte „empfangen“ so viel wie „senden“. Die Pflicht zum Empfang gilt seit 2025, die Pflicht zum Ausstellen erst ab 2027 oder 2028.

Welche Tarife decken die Anforderungen eines Handwerksbetriebs ab?

Maßgeblich ist hier allein die Preisseite des jeweiligen Anbieters. Die Preise stammen vom 16.10.2026, die Funktionen haben wir am 18.10.2026 geprüft. Eine Funktion, die dort fehlt, steht in der Tabelle als „nicht genannt“. Das heißt nicht, dass die Funktion im Programm fehlt. Unsere Methode steht unter wie wir Preise und Funktionen erfassen.

„Nicht genannt“ heißt: Die Preisseite des Anbieters erwähnt die Funktion nicht. Ob das Programm sie trotzdem bietet, ist damit nicht gesagt. Preise netto, Monatspreis ohne Laufzeitbindung.

Die Abschlagsrechnung für Handwerker nennen drei Preisseiten, ein Aufmaß-Werkzeug keine.

sevDesk schreibt schon im Tarif „Kostenlos“ E-Rechnungen, drei pro Monat⁸. Der Tarif „Rechnung“ für 11,90 € erfasst empfangene E-Rechnungen nicht. Der Empfang beginnt erst im Tarif „Buchhaltung“ für 25,90 €. Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Angebote nennt die Preisseite ab dem Tarif „Rechnung“. Jeder weitere Nutzer kostet 5,90 € im Monat. Zum Anbieter: Preise bei sevDesk ansehen.

Papierkram nimmt in allen Paketen, auch in Free, E-Rechnungen im XML-Format entgegen, legt sie ab und verbucht sie⁹. Das Erstellen einer XRechnung oder ZUGFeRD ist im Paket Free nicht enthalten. Dafür braucht es mindestens das Paket S für 15,90 € im Monat. Ob Free normgerechte E-Rechnungen senden kann, ist nicht dokumentiert. Abschlags- und Schlussrechnungen nennt die Preisseite erst ab Paket M für 29,90 € im Monat. Free und S haben einen Nutzer, M höchstens fünf, L unbegrenzt viele. Ein zusätzlicher Nutzer kostet 2,90 € im Monat. Zum Anbieter: Pakete bei Papierkram vergleichen.

Lexware Office nimmt im Tarif S für 7,90 € im Monat E-Rechnungen entgegen, stellt aber keine aus¹⁰. Angebote, E-Rechnungen und Mahnungen beginnen im Tarif M für 12,90 €. Abschlagsrechnungen nennt die Preisseite erst im Tarif XL für 32,90 € im Monat. Alle Tarife sind monatlich kündbar. Zum Anbieter: Tarife bei Lexware Office ansehen.

easybill sendet und empfängt in allen Tarifen, auch in Free, E-Rechnungen als ZUGFeRD und XRechnung¹¹. Free endet bei 50 Dokumenten pro Monat und 3 Kontakten. Starter kostet 12 € im Monat. Jedes Dokument über 250 hinaus kostet 0,29 €. Die GoBD-Archivierung, also eine Archivierung nach den Regeln der Finanzverwaltung, kostet im Starter extra. Jeder zusätzliche Mitarbeiter kostet 5 €. Zum Anbieter: Tarife bei easybill ansehen.

FastBill enthält die E-Rechnung in allen Tarifen, schon im Tarif Solo für 10 € im Monat¹². Automatische Mahnungen kosten als Option ab 4,90 € im Monat. Der Tarif Premium kostet ab 59 € im Monat und enthält fünf Benutzer und 20 Mahnvorgänge. Jeder weitere Benutzer kostet 5 €. Zum Anbieter: Tarife bei FastBill ansehen.

Reicht ein kostenloses Rechnungsprogramm für Handwerker?

„sevDesk Kostenlos“ Empfehlung erlaubt drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat, ohne Kreditkarte. Ob das Programm E-Rechnungen empfängt, nennt die Preisseite nicht. „Papierkram Free“ Empfehlung empfängt E-Rechnungen im XML-Format. Das Erstellen einer XRechnung oder ZUGFeRD ist nicht enthalten, das Senden nicht dokumentiert. Dazu kommen 100 MB Speicher und ein Nutzer. „easybill Free“ sendet und empfängt E-Rechnungen, bis zu 50 Dokumente pro Monat. Es erlaubt aber nur 3 Kontakte, und das bremst einen Betrieb mit vielen Kunden. Das Gratisangebot deckt den Empfang und einige Rechnungen im Monat ab, aber keine Tätigkeit mit vielen Kunden. Mehr dazu: kostenlose E-Rechnung-Software im Detail.

Wann ein Branchenprogramm mehr bringt als ein Rechnungsprogramm

Ein Branchenprogramm, also eine Software für ein bestimmtes Handwerk, kann mehr als ein Rechnungsprogramm. Es nimmt das Aufmaß gleich vor Ort auf, mit den Mengen, die auf der Baustelle gemessen werden. Es kalkuliert einen Auftrag vorab. Nachher vergleicht es das Geplante mit dem Tatsächlichen, das heißt Nachkalkulation. Es verfolgt das Material je Baustelle.

Ein Betrieb, der nach gemessenen Mengen abrechnet, braucht das Aufmaß vor der Rechnung, und das Rechnungsprogramm muss dessen Zeilen übernehmen. Ein Betrieb, der Pauschalen, Stunden und Material abrechnet, kann mit einem der fünf Programme der Tabelle auskommen. Diese Seite nennt weder Preise noch E-Rechnungs-Funktionen der Branchenprogramme, sondern sagt nur, dass es sie gibt.

Was kosten die fünf Programme im Monat?

Ein Tarif kann zwei Preise haben: den Monatspreis ohne Bindung und einen niedrigeren Monatspreis bei einem Vertrag über ein oder zwei Jahre. Der sevDesk-Tarif Rechnung kostet 11,90 € im Monat, bei 12 Monaten 9,90 € und bei 24 Monaten 8,90 €. Das Papierkram-Paket S kostet 15,90 € im Monat und 12,90 € bei jährlicher Zahlung. Alle Preise sind netto, Stand 16.10.2026.

Papierkram hat seine Preise am 11.10.2026 erhöht. Das Paket S kostet seitdem 15,90 € statt 12,90 € im Monat und 12,90 € statt 9,90 € bei jährlicher Zahlung. Das Paket M stieg von 24,90 € auf 29,90 €, das Paket L von 49,90 € auf 59,90 € im Monat. Ältere Angaben von 12,90 € im Monat für das Paket S sind überholt.

Laufende Aktionen sind keine Katalogpreise und fehlen in der Grafik. Lexware Office wirbt mit 50 % Rabatt für drei Monate, sevDesk mit einer Aktion von bis zu 60 % Rabatt. Euro-Preise für diese Aktionen nennen wir nicht. Mehr Anbieter finden Sie in Preise und E-Rechnung von elf Anbietern im Vergleich.

Wie wechselt ein Betrieb das Programm, ohne eine Lücke im Archiv zu lassen?

Der Betrieb, nicht das Programm, muss jede ausgestellte und jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufbewahren¹³. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde¹⁴. Das Datum der Zahlung ändert daran nichts. Eine Rechnung vom März 2026 muss deshalb mindestens bis Ende 2034 aufbewahrt werden. Mehr dazu: Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre, nicht zehn.

Während dieser Zeit muss die Rechnung echt, unversehrt und lesbar bleiben¹⁵. Eine Kündigung des Abonnements entbindet den Betrieb nicht von dieser Pflicht. Das gilt auch dann, wenn die Rechnungen nur im alten Programm lagen.

Ein Punkt ist dokumentiert: Bei easybill kostet die GoBD-Archivierung im Tarif Starter extra (Stand 16.10.2026). Für sevDesk, Papierkram, Lexware Office und FastBill ist in unserer Erfassung nicht dokumentiert, wie Export und Zugriff nach einer Kündigung geregelt sind. Exportieren Sie deshalb alle Rechnungen, bevor Sie kündigen.

Eine Schlussrechnung, also die Rechnung am Ende des Auftrags, verweist oft auf Abschlagsrechnungen aus früheren Jahren. Beide Reihen müssen deshalb während der gesamten Aufbewahrungszeit zusammen abrufbar bleiben. Das ist eine praktische Folge der Frist, keine Formvorschrift.