ZUGFeRD-Rechnung erstellen: welches Profil, welches Programm, wie prüfen

Ein Rechnungsprogramm kann eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen, indem es das PDF und die XML-Daten in eine einzige Datei schreibt. ZUGFeRD gilt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Was macht eine Rechnung zur ZUGFeRD-Rechnung?

Das Rechnungsprogramm schreibt beim Erzeugen zwei Dinge in eine Datei: das gewohnte PDF und einen XML-Datensatz mit denselben Rechnungsdaten. Das sind Angaben in festen Feldern, die ein Computer ohne menschliche Hilfe einliest. Ihr Kunde sieht das PDF auf dem Bildschirm und liest es wie jede andere Rechnung. Sein Programm liest dagegen nur das XML und übernimmt die Angaben selbst.

Das PDF dient als Behälter für die XML-Datei. Es ist ein PDF im Format PDF/A-3¹. PDF/A-3 ist eine Form des PDF, in die sich andere Dateien einbetten lassen.

Laut Umsatzsteuergesetz ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten Format, das ein Computer verarbeiten kann². Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel ein einfaches PDF, ist eine „sonstige Rechnung“³. Dazu zählt jede Rechnung auf Papier oder in einem elektronischen Format ohne feste Struktur. Das strukturierte Format folgt grundsätzlich der europäischen Norm für elektronische Rechnungen⁴. Ein anderes Format geht nur, wenn beide Seiten es vereinbaren und seine Daten sich richtig und vollständig in die Norm übertragen lassen⁵.

Das Programm füllt das XML selbst aus den Feldern, die Sie eingeben. Sie als Rechnungsaussteller sorgen dafür, dass die Angaben vollständig sind und im PDF und im XML übereinstimmen. Weichen beide voneinander ab, geht nach Auffassung der Finanzverwaltung der XML-Teil vor⁶. Mehr dazu: Aufbau des ZUGFeRD-Formats und seine Profile im Detail.

Welches ZUGFeRD-Profil darf ich beim Erstellen wählen?

Ein Häkchen bei „ZUGFeRD“ im Programm reicht nicht aus. Entscheidend sind Profil und Version. Das Profil ist die Variante der Datei: Es legt fest, wie viele Daten das XML enthält. Nicht jedes Profil enthält genug, damit die Datei als E-Rechnung zählt.

Das Bundesfinanzministerium regelt die Frage in seinen FAQ zur E-Rechnung. Es nennt dort die in Deutschland üblichen Formate und sagt genau, welche Profile davon ausgenommen sind.

„Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung.“

Zwei Profile fallen also heraus.⁷

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht keine Positivliste der Profile. Die Spalte gibt deshalb nur wieder, was die FAQ ausschließt und was nicht.

MINIMUM und BASIC-WL tragen nicht alle Pflichtangaben im XML-Teil. Das sind die Angaben, die jede Rechnung enthalten muss, etwa Rechnungsnummer, Datum und Steuerbetrag. Für die übrigen Profile gilt deshalb nur: nicht ausgeschlossen. Der XML-Teil muss trotzdem vollständig sein.

Die Mindestversion ist ZUGFeRD 2.0.1. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, gibt das Format heraus. Es hat das Infopaket zur aktuellen Version am 04.08.2026 veröffentlicht⁸. Wählen Sie die neueste Version, die Ihr Programm anbietet. Eine ältere Version ab 2.0.1 ist damit nicht fehlerhaft.

Suchen Sie in den E-Rechnung-Einstellungen Ihres Programms nach dem Wort „Profil“. Lässt das Programm keine Wahl, lesen Sie das Profil in der fertigen Datei ab. Wie das geht, zeigt der Abschnitt „Wie prüfe ich die fertige ZUGFeRD-Rechnung vor dem Versand?“ weiter unten.

Kann ich ein PDF in eine E-Rechnung umwandeln?

Umwandeln heißt nicht, die Dateiendung zu ändern. Gemeint ist, die XML-Daten zu erzeugen. Ein PDF enthält nur gestalteten Text. Ihm fehlen die Felder, die ein Computer lesen kann. Der Computer des Empfängers kann daraus keine Rechnungsdaten übernehmen. Ein Umwandlungswerkzeug muss das XML deshalb selbst herstellen.

Es gibt zwei Wege. Beim ersten Weg schreibt das Rechnungsprogramm das XML aus den Ursprungsdaten, die es schon kennt. Beim zweiten Weg liest ein Konverter das fertige PDF und leitet die Daten daraus ab. Dann muss der Rechnungsaussteller die gelesenen Daten selbst kontrollieren.

Ein Ergebnis ist nur brauchbar, wenn drei Bedingungen zusammentreffen. Die Version ist mindestens 2.0.1. Das Profil ist weder MINIMUM noch BASIC-WL. Der XML-Teil ist vollständig und stimmt mit dem PDF überein. Stimmen Version oder Profil nicht, bleibt die Datei eine sonstige Rechnung, auch wenn ZUGFeRD im Dateinamen steht³. Fehlen Pflichtangaben im XML, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß⁹.

Das Stichwort „kostenlos“ ändert an den drei Bedingungen nichts. Diese Seite nennt kein kostenloses Umwandlungswerkzeug, denn keines wurde geprüft. Programme mit einem Tarif für 0 €, die ZUGFeRD schreiben, stehen auf der Seite E-Rechnung-Software mit kostenlosem Tarif. Prüfen Sie jedes Werkzeug anhand der drei Bedingungen von oben.

Eine einfache PDF-Rechnung bleibt erlaubt, wenn die Leistung vor dem 01.01.2027 ausgeführt wurde und der Empfänger zustimmt. Sie müssen die Rechnung auch bis zum 31.12.2026 übermitteln, also an den Kunden schicken¹⁰. Beide Bedingungen gelten gemeinsam: Eine Leistung vom Dezember 2026, die erst im Januar 2027 berechnet wird, fällt nicht darunter. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz 2026 von nicht mehr als 800 000 Euro haben länger Zeit. Gemeint ist die Summe der steuerbaren Umsätze, netto und nach den tatsächlich eingenommenen Entgelten¹¹. Für Leistungen aus 2027 dürfen sie mit Zustimmung bis zum 31.12.2027 ein PDF senden¹². Unternehmen über dieser Grenze haben diese Frist für 2027 nicht.

Akzeptiert Ihr Kunde das PDF noch bis Ende 2026, ist es besser, direkt ein Programm zu nutzen, das ZUGFeRD schreibt, statt jedes PDF einzeln umzuwandeln. Mehr dazu: was für die PDF-Rechnung bis Ende 2026 und danach gilt.

Mit welchem Programm lässt sich eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen?

Das Gesetz schreibt ein Format vor, kein bestimmtes Programm¹³. Jedes Programm, das eine passende Datei erzeugt, genügt. Die meisten gängigen Rechnungsprogramme schreiben ZUGFeRD, aber nicht in jedem Tarif. Entscheidend ist allein, dass die Datei die drei Bedingungen aus dem Abschnitt zuvor erfüllt.

Die Tabelle übernimmt die Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 16.10.2026, als Netto-Katalogpreise. Wir haben kein Programm ausprobiert. Eine Anleitung Schritt für Schritt je Programm gibt es deshalb nicht.

Katalogpreise netto zuzüglich Umsatzsteuer, ohne zeitlich begrenzte Aktionsrabatte. Der erste Bezahltarif von sevDesk mit ZUGFeRD heißt „Rechnung“. Er kostet pro Monat 11,90 € bei einem Monat Laufzeit, 9,90 € bei zwölf und 8,90 € bei 24 Monaten. Bei BuchhaltungsButler nennt die Preisseite „E-Rechnung senden & empfangen“, aber weder ZUGFeRD noch XRechnung namentlich.

Bei sevDesk, Accountable und easybill steht ZUGFeRD schon im kostenlosen Tarif, mit den Grenzen aus der Tabelle. Bei Papierkram und Lexware Office schreiben erst bezahlte Tarife ZUGFeRD, nämlich ab Tarif S beziehungsweise ab Tarif M. Ein kostenloser und ein bezahlter Tarif leisten also nicht dasselbe.

Die Preisseite von BuchhaltungsButler nennt den Versand von E-Rechnungen, aber kein Format. Ob das Programm ZUGFeRD schreibt, ist daher nicht dokumentiert. Fragen Sie den Anbieter nach dem Format, bevor Sie sich für dieses Programm entscheiden.

Wer die Programme genauer vergleichen möchte, findet den vollständigen Überblick auf einer eigenen Seite: E-Rechnung-Software im Preisvergleich. Die Seiten der einzelnen Programme sind in der Tabelle verlinkt.

Welche Fehler passieren beim Erstellen am häufigsten?

Die Datei ist keine E-Rechnung, wenn im Programm das Profil MINIMUM oder BASIC-WL eingestellt ist. Der Abschnitt zu den Profilen weiter oben zeigt, welche zwei Profile ausscheiden und was Sie stattdessen wählen.

Der Kunde erhält ein gewöhnliches PDF und findet darin kein XML. Die Ursache: In Ihrem Programm ist die E-Rechnung-Option nicht aktiviert. Die Datei sieht von außen aus wie eine gewöhnliche Rechnung.

Ob eine Datei noch als Rechnung gilt, hängt davon ab, welche von zwei Arten von Fehlern vorliegt. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei die technische Struktur des Formats nicht einhält. Dann ist das Dokument keine E-Rechnung²¹. Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn Angaben fehlen oder nicht zueinander passen, etwa ein falsch berechneter Steuerbetrag. Ein Geschäftsregelfehler macht die Rechnung nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht automatisch ungültig, solange die Pflichtangaben stimmen²². Ein Freibrief ist das nicht, denn die Pflichtangaben müssen trotzdem stimmen.

Der Kunde weist die Datei zurück, weil er eine XRechnung verlangt. Fragen Sie vorher nach, welches Format gebraucht wird. Verlangt der Empfänger XRechnung, hilft ZUGFeRD nicht weiter. Wie das geht, steht unter XRechnung erstellen und senden. Den Unterschied beider Formate erklärt die Seite Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD.

Dazu kommt die Gegenseite: Jedes inländische Unternehmen muss eine E-Rechnung empfangen können. Das betrifft auch Sie als Rechnungsaussteller. Für den Empfang per E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nötig²³. Mehr dazu: was beim Empfang einer E-Rechnung gilt.

Wie prüfe ich die fertige ZUGFeRD-Rechnung vor dem Versand?

Öffnen Sie die Datei und prüfen Sie, ob sie ein XML enthält. Ist keines enthalten, handelt es sich um ein gewöhnliches PDF. Wege dafür finden Sie unter XRechnung und ZUGFeRD öffnen: Viewer und kostenlose Wege.

Lesen Sie danach Profil und Syntax mit dem kostenlosen E-Rechnung-Checker im Browser. Der Checker liest die Datei im Browser, erkennt das Profil und meldet MINIMUM und BASIC-WL. Er prüft auch einige wichtige Pflichtfelder. Nicht geprüft werden die ZUGFeRD-Version, der PDF-Container und der vollständige Regelsatz. Eine Garantie für die steuerliche Richtigkeit gibt der Checker nicht.

Vergleichen Sie dann drei Werte zwischen PDF und XML: den Gesamtbetrag, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Weicht ein Wert ab, korrigieren Sie ihn im Programm und erzeugen die Datei neu. Das ist ein praktischer Kontrollschritt.

Schicken Sie vor der ersten echten Rechnung eine Probedatei an sich selbst oder an einen Kunden, dem Sie vertrauen.